Тайм-менеджмент і його основи

Більшості з нас відомо, що міжпрагненням багато запланувати і результатом багато встигнути, як правило, лежить велика прірва. І прірва ця створена втраченим часом, який цілком можна було б використати досить продуктивно. Наприклад, витратити його на якесь хобі, спілкування з близькими, відвідування культурних заходів… Та чи мало цікавих справ, на які горезвісного часу катастрофічно не вистачає? Як же його організувати так, щоб ми могли жити життям повним, а не обмеженим вічними турботами та проблемами? Керувати власним часом допомагає знання основ тайм-менеджменту - технології, що дозволяє організувати час і істотно підвищити ефективність його застосування.

Сутність тайм-менеджменту

То що таке управління часом? Как бы мы ни пытались оправдать нехватку времени на те или иные действия, в действительности существуют только четыре истинных причины того, что мы чего-то не успеваем. Первая, и, пожалуй, ведущая причина – нежелание выполнять определённые обязанности. Вторая, довольно весомая, причина – отсутствие интереса к какому-либо делу. Третья причина – личная неорганизованность. И, наконец, четвёртая причина нехватки времени – длительная подготовка к осуществлению какого-то занятия. Знакомо? Наверняка да. А ведь все эти причины создают довольно серьёзную проблему постоянных опозданий везде и всюду. Из-за этих опозданий мы лишаемся возможности доставить себе радость, посвятив несколько часов доставляющему удовольствие досугу. Хорошо ли это? Плохо, спору нет. Тайм-менеджмент и заключается в том, чтобы ликвидировать это «плохо». Технология его разработана на принципе того, что у человека, не способного организовать своё время, просто-напросто отсутствует мотивация для этой организации. Если её нет, мы начинаем оттягивать начало какого-то дела, избегаем не терпящего отлагательства решения проблем, обходим стороной вопросы, которые уже давно должны быть урегулированы, и так далее, и тому подобное. И увеличиваем таким образом психологический груз вины перед окружающим миром за свои нереализованные намерения. И оправдываем себя при этом нехваткой времени. Для того чтобы исправить ситуацию, нам необходим личный тайм-менеджмент. Начинается он с поиска мотивации для выполнения тех или иных дел. Допустим, не хочется нам заниматься какой-то работой. Ну, так попробуем найти плюсы, которые нам принесёт это занятие! Это может быть прибавка к зарплате, предполагаемое повышение в должности, обретение удовлетворения от выполненного долга, наконец, и отличный отдых после того, как всё будет осуществлено. На таких мотивациях можно выстраивать и домашний тайм-менеджмент. Разве секрет, дорогие мои женщины, что домашняя рутинная работа нередко вызывает не просто неприятие, но и отвращение? Однако заниматься ей необходимо, иначе грязные тарелки, немытые полы и нестиранное бельё безжалостно уничтожат и внешний, и внутренний комфорт существования всей семьи. Как ни крути и как ни кричи о разделении бытовых обязанностей, но уборка в доме – дело больше женское, чем общее. Только женщина может сделать жилище по-настоящему уютным и привлекательным. Поэтому в домашнем тайм-менеджменте она нуждается более других членов своей семьи. Организация пространства в целом имеет очень большое значение в развитии дисциплинированности каждого человека. Наше психологическое состояние существенно зависит от окружающей обстановки, и тогда, когда эта обстановка не благоустроена, она взбудораживает психику человека. Тайм-менеджмент в организации пространства вокруг нас воистину играет роль волшебной палочки. Отсутствие хаоса в этом пространстве помогает побороть внутреннюю несобранность. Таким образом, внешний порядок в доме, в рабочем кабинете, на столе, на кухне, в ванной комнате – да где угодно! — даёт возможность справиться с психологическим разладом и направить энергию в нужное русло. Очень помогает в этом вопросе соответствующая моменту деловая одежда. Как ни странно, но даже домохозяйки быстрее выполняют домашние обязанности в туфлях, а не в тапочках.

Ефективний тайм-менеджмент. Правила

Ефективне управління часом передбачаєтщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый. Тайм-менеджмент предусматривает, что все дела в плане вы должны разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены. Вторая группа составляемого плана – это важные, но не требующие немедленно исполнения дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую. Личный тайм-менеджмент третьей группы плана состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную деятельность. Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм-менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения. Кроме того, основы тайм-менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы. К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм-менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких-то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное. Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм-менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует не только понять что такое тайм-менеджмент, но и стараться руководствоваться максимумом его основных принципов.

Основні принципи тайм - менеджменту

Як ми вже говорили, найбільшу продуктивністьвід нашої роботи можна отримати, склавши докладний та послідовний план дій. Що ж до успішного просування кар'єрними сходами, то для нього бажано дотримуватися певного плану. Зробити це не складно. Головне & # 8212; визначити суть теорії. Тайм-менеджмент включає кілька основних постулатів:

вміння правильно ставити цілі;
вміння правильно визначати життєві пріоритети;
вміння варіювати інструменти планування;
напрацювання необхідних навичок.

Що являє собою вміння правильно ставити собіцілі? Ефективний тайм-менеджмент має на увазі, що мета має бути конкретною, реальною, вимірною та кінцевою. Наприклад, якщо ми маємо намір вивчити якусь іноземну мову – це мета. А якщо ми хочемо вивчити його до певного рівня до якогось терміну – це вже мета. Вміння правильно визначати життєві пріоритети полягає в нашій здатності вибрати з безлічі цілей найбільш вагому та важливу на даний момент. Причому важливу по відношенню до власної персони. Адже нерідко ми віддаємо перевагу громадським чи сімейним цілям на шкоду своїм бажанням, а це, зрештою, може призвести до накопичення втоми. І тоді про ефективність роботи доведеться забути. Тому, якщо нам необхідно відпочити, пріоритетною буде мета відпочити. З напрацюванням необхідних навичок все просто. Стабільність повторення правил день у день сприяє напрацюванню навичок, які, своєю чергою, підвищують плідність праці. Що загалом і є значним кроком вперед. Щодо вміння варіювати інструменти планування, то про це трохи докладніше:

Для успішності у всіх видах нашої діяльностідоцільно буде завести щоденник, що відповідає за своїми якостями нашим вимогам і звичкам. Щоденник може бути електронним, паперовим, яким завгодно, аби до нього легко вносилися зміни в розпорядку дня. У щоденнику потрібно буде контролювати виконання тих завдань, які були поставлені того чи іншого дня.

Для правильного планування слід описати своюжиттєвої концепції на папері. Ефективний тайм-менеджмент багато в чому залежить від створення списку довгострокових цілей, тримати які в умі безглуздо. Тільки записані ці цілі, наче матеріалізуючись, починають реально існувати. Те саме стосується і короткострокових цілей. Всі вони, як ми вже казали, неодмінно повинні мати точні терміни досягнення. Інакше мета вийде розмитою, і план виконання буде працювати слабо. Записуючи свої цілі, обов'язково враховуємо при цьому й ті, що стосуються нашого здоров'я, відпочинку та розваг.

Особистий тайм-менеджмент не ефективнийбез щоденного плану, складеного напередодні ввечері. Саме в цей час найчіткіше видається картина майбутнього дня і всі його головні завдання. Завдяки таким фактам, ми можемо правильно розподілити черговість вирішення завдань, встановивши їхню пріоритетність і терміновість, і розробити маршрут свого пересування. За ніч наша свідомість засвоїть складений увечері план, і наступного дня всі дії відбуватимуться майже автоматично, без особливої напруги.

Плануючи свої дії, пам'ятаємо про глобальні цілі – це допоможе правильно ранжувати щоденні цілі та швидше, таким чином, просуватися до досягнення глобальних цілей.

Складаючи план, враховуємо біологічні цикли,викликають підйом і спад нашої активності. Кожна людина, уважно простеживши за власним станом протягом дня, може визначити, в який час доби він максимально працездатний. Саме на цей час і повинна припадати найбільша трудове навантаження. В іншому випадку віддача від нашої діяльності різко знизиться, і виною тому буде біологічний цикл спаду активності.

Сучасний тайм-менеджмент заклав уоснову принцип делегування обов'язків, який також необхідно враховувати при плануванні. Наші сили, можливості та час не безмежні, а це означає, що не слід звалювати на себе непосильну ношу, намагаючись зробити якнайбільше. Тому знаходимо тих, кому можна доручити частину справ, проконтролювавши потім їх виконання. Така передача частки своєї роботи іншій людині є дуже потужним інструментом підвищення своєї продуктивності.

Складений на день план у міру йоговиконання треба аналізувати, викреслюючи втілені в життя пункти. Робити це слід неупереджено, тверезо оцінюючи результат цього втілення в життя. Такі дії допоможуть визначитися з подальшими цілями і сформувати правильне уявлення про ситуацію, що складається.

Ну, ось, мабуть, і всі основні правилапланування, що передбачає тайм-менеджмент. Наслідуючи їх, ми отримуємо реальний шанс швидкого просування кар'єрними сходами та можливість повноцінного відпочинку після якісно, з повною самовіддачею виконаної роботи. Для більшої ж плідності наших діянь треба слідувати деяким порадам вже досвідчених у цій галузі людей. Полягають вони наступного. По-перше, займаючись якоюсь справою, бажано повністю на ній сконцентруватися і не відволікатися на якісь інші дії: довгі розмови по телефону, спілкування з колегами, чаювання та інше. Результатом подібного розсіювання уваги стануть елементарні справи, що затягнулися на цілий день. Тому вчимося говорити категоричне: «Мені ніколи!» у відповідь на чиїсь прохання допомогти або прагнення поговорити про дрібниці. По-друге, виконуючи серйозну роботу, зберігаємо спокій. Поспіх і нетерплячість призводить до нервозності і метушні, а це забирає багато часу, який просто минає. Щоб такої ситуації не виникло, контролюємо себе, блокуючи різні подразники та відсуваючи їхнє обмірковування на потім. І, нарешті, по-третє: завершивши якусь складну справу, заохочуємо себе – святкуємо цю подію, купуємо якісь бажані та приємні дрібнички, йдемо в дорогий ресторан та інше. Одним словом, дозволяємо собі робити те, що принесе максимум позитивних емоцій. Таке заохочення – чудовий стимул нарощування ефективності роботи та її оперативності. Тайм-менеджмент – чудова підмога на шляху до успіху практично у всіх сферах нашого життя. І якщо ми всією душею бажаємо цього успіху — починаємо планувати. Ось зараз беремо ручку, листок паперу, сідаємо і записуємо свої цілі. Нехай вони стають відчутними та реальними… Удачі! Радимо почитати: