أصبحت المحادثات الهاتفية مهمة منذ فترة طويلةأداة عمل وببساطة جزء من حياتنا. ومن الواضح أنه إذا كنت تريد أن تعطي انطباعًا بأنك فتاة أو امرأة ذكية، فيجب أن يكون التواصل عبر الهاتف مهذبًا. وليس فقط مع الأقارب والأصدقاء والمعارف، ولكن أيضًا مع الغرباء - تتحدث الآداب الحديثة عن هذا. إذا اتبعت القواعد الأساسية للاتصال عبر الهاتف، فستكون المداراة دائمًا هي بطاقة الاتصال الخاصة بك. وسوف تساعدك على تكوين أو تعزيز صورة إيجابية. وبطبيعة الحال، هناك حاجة أيضا إلى المداراة في العمل. إن اتباع قواعد محادثة العمل يمكن أن يؤثر على صورة شركتك بشكل عام وصورتك كسيدة أعمال بشكل خاص. لذلك، من المفيد تعلم كيفية الرد على المكالمات الهاتفية بشكل صحيح إذا كنت ترغب في تحقيق مهنة ناجحة في المكتب أو في عملك الشخصي. ليس من الصعب إتقان آداب محادثة العمل عبر الهاتف: الشيء الرئيسي هو تذكر القواعد الأساسية التي هي موضوع هذه المقالة. تنويه صغير: بالطبع، سينصب تركيزنا بشكل أساسي على فن إجراء محادثة بشكل صحيح مع شركاء العمل والعملاء والموردين والرؤساء والمرؤوسين. لكننا لن نفوت الفروق الدقيقة، إذا جاز التعبير، في الأسلوب غير الرسمي للتواصل عبر الهاتف. بعد كل شيء، أثناء المحادثات مع الصديقات والأقارب والشباب، قد تصادف "المزالق" التي يجب على الفتاة المهذبة تجنبها. لذلك سيتم استكمال آداب التواصل التجاري بأسرار المحادثة غير الرسمية عبر الهاتف.

لا طنين طويل

بعد الاتصال بالرقم الذي يهمك، أثناء الانتظارلا تحتفظ بالهاتف لفترة طويلة للرد. الوقت الأمثل للإنتظار لا يزيد عن خمس أو ست رنات. إذا لم تتلق إجابة خلال هذا الوقت، فإن الشخص الذي تتصل به إما قد انتقل إلى مكان آخر أو مشغول للغاية ولا يستطيع التحدث الآن. على أية حال، لا تنسى الالتزام بالأدب عندما تملأ مكتبك بمكالمات هاتفية لا تنتهي. إذا اتصلوا بك، يجب عليك الرد على المكالمة بعد الرنة الثانية أو الثالثة. ستساعد هذه الكفاءة المتصل على توفير الوقت وإظهار صفاتك التجارية الجيدة. تشير آداب السلوك الحديثة إلى أن القواعد تنطبق ليس فقط أثناء محادثة العمل، ولكن أيضًا أثناء الاتصالات غير الرسمية. حتى رقم صديقك المفضل لا ينبغي أن يتم الاتصال به عشر مرات كل خمس دقائق (ما لم يحدث أمر مهم بالطبع). إذا لم يردوا على الهاتف على الفور، فهذا يعني أنه لسبب ما لا يمكنهم القيام بذلك - عليك التحلي بالصبر. من الأفضل أن تتصل بالرقم بعد فترة أو تنتظر حتى يتصلوا بك مرة أخرى. ومن الأفضل أيضًا الرد على الهاتف (أو تلقي مكالمة على الهاتف المحمول) دون تأخير غير ضروري. حتى لو كنت تعلم أن رقمك تم الاتصال به للدردشة فقط. تنص قواعد الإتيكيت على نفس المكالمتين أو الثلاث. والحقيقة، لماذا نجعل الإنسان ينتظر فترة أطول؟

قدم نفسك من خلال إعطاء اسمك الكامل

يذكر المشترك المطلوب اسمه أولاً، ثمهناك من يجيب على النداء عندما ترد على الهاتف، ابدأ دائمًا بالتحية، متبوعًا بوظيفتك في الشركة (أو اسم القسم الذي تعمل فيه) واسمك الكامل. عادة، تقرر إدارة الشركة مسبقًا كيفية تعامل الموظفين مع الشركة بالضبط عند الرد على مكالمة هاتفية - تشير آداب الشركات إلى أن هذا يجب أن يكون مقدمة قصيرة ولكن كاملة للمنظمة والتي ستكون مناسبة للرد على مجموعة كاملة من المكالمات الواردة المحتملة. ولكن عند الاتصال داخل الشركة، يكفي ذكر اسمك الكامل فقط. ومن المستحسن أيضًا إضافة جملة أو اثنتين في بداية المحادثة من شأنها أن تساعد في خلق جو لطيف وإظهار حسن نيتك ورغبتك في المساعدة للمحاور. "مرحبا" أو "أنا أستمع!" غير معبرة غير مناسبة، لأنها لن تعطي المتصل أي معلومات - وسوف يضطر إلى السؤال عن مكانه ومن يتحدث معه. وبالإضافة إلى ذلك، فإن التحية تمنح المتصل الوقت الكافي للاستعداد لاستقبال المعلومات المهمة. بالطبع، في هذا الصدد، التواصل غير الرسمي أسهل بكثير: في بداية محادثة عادية، وليست عملية، ليست هناك حاجة لذكر اسمك الأخير أو منصبك، وليست هناك حاجة لاختيار العبارة الأولى. لا يعد خرقًا للآداب أن تقول ببساطة: "مرحبًا، أنا..." - الشيء الرئيسي هو أن يفهم المحاور من يتواصل معه. إذا كنت تتصل بصديق قديم، أو قريب مقرب (على سبيل المثال، أمك أو أختك)، أو شاب - شخص يعرفك من خلال الصوت - فلا تحتاج إلى تقديم نفسك على الإطلاق، ولكن فقط تبادل التحية. نعم، قد تتطلب الآداب بداية أكثر احتراماً، على سبيل المثال: "مرحباً" أو "مساء الخير" وبالاسم الأول واسم الأب، ولكن فقط عندما تتواصلون بنفس الطريقة تماماً في الحياة الواقعية. وتذكري أن الفتاة أو المرأة المهذبة تحافظ على تسلسل التحية المعتاد في التواصل في مجال العمل حتى في المحادثة غير الرسمية. إذا اتصلت، دع الشخص يقول مرحباً، ولا تقاطعه (حتى لو كان أفضل صديق لك)، ثم قم بتحيته بنفسك وأخبره بما تريد. إذا اتصل بك شخص ما، قل مرحباً، ثم دع الشخص يحييك واستمع بعناية لما يقوله - سيتم مراعاة آداب التعامل بشكل لا تشوبه شائبة.

اسأل دائمًا عما إذا كنت تتصل في الوقت المناسب

إذا كنت أنت المتصل، اسألهم دائمًا عما إذا كان لديهمالوقت المناسب للمحاور للاستماع إليك. إنها ليست مجرد مسألة أدب، على الرغم من أنها مهمة جدًا أيضًا. إذا كان محاورك مشغولاً للغاية بشيء ما في الوقت الحالي، فلن يستمع إليك باهتمام كبير ولن يكون قادرًا على استيعاب المعلومات التي تقدمها بشكل كامل. ونتيجة لذلك، ستكون مكالمتك غير فعالة. تشير قواعد الإتيكيت والمنطق السليم إلى أنه من الأفضل عدم نسيان الحشمة واستخدام العبارات التالية في بداية المحادثة:

• هل يمكنك إعطائي خمس (عشر دقائق)؟ أحتاج أن أتحدث إليكم عن ... (أذكر بإيجاز جوهر الموضوع).
• متى يجب علي الاتصال بك لمناقشة ...؟ أحتاج إلى خمس دقائق من وقتك للتحدث.
• إذا لم يجعل الأمر صعبًا ، فاتصل بي مرة واحدة ، وكيفية الإفراج عنه.

من المهم بشكل خاص أن تسأل محاورك إذا كان ذلك مناسبًاهل ينبغي له أن يتحدث معك إذا اتصلت به على الهاتف المحمول؟ بعد كل شيء، في هذه اللحظة يمكن للشخص أن يكون في أي مكان، وليس في كل مكان يكون مستعدًا للاستماع إلى مقترحات العمل. إذا كان العكس صحيحًا - أي أن شخصًا ما يتصل بك في وقت لا يمكنك فيه التحدث - فيمكنك الآن أن تطلب من الشخص الآخر الاتصال بك مرة أخرى. يرجى إبلاغنا بالوقت المناسب لإجراء مكالمة العودة. هل يمكنك أن تعدني بالاتصال بنفسك مرة أخرى؟ تأكد من الاعتذار عن عدم قدرتك على الاستماع إلى زميلك الذي اتصل بك وعن اضطرارك إلى إنهاء المحادثة. وتقتضي قواعد الآداب أن تؤخذ هذه القواعد في الاعتبار ليس فقط أثناء الاتصالات التجارية، بل أيضًا أثناء المحادثات غير الرسمية. عندما تطلب رقمًا، يمكنك بالطبع الاستغناء عن الشكليات الجافة، ولكن يجب أيضًا أن تسأل والدتك أو صديقتك أو زوجك (صديقك) ما إذا كان من المناسب لها (لها) التحدث الآن. وخاصة إذا كنت تتصل بشخص ما في العمل. الاستثناءات الوحيدة هي تلك المواقف التي تعرف فيها بالتأكيد أن محاورك ليس مشغولاً بأي شيء مهم في الوقت الحالي أو ينتظر مكالمتك على وجه التحديد. إذا اتصلوا بك ولكن ليس لديهم الوقت لمواصلة المحادثة، فلا تخجل من قول أنك مشغول، حتى لو كان الشخص على الطرف الآخر من الخط شخصًا قريبًا جدًا وعزيزًا عليك . ولكن تذكر أن التواصل الحديث الصحيح عبر الهاتف هو أيضًا فن ومهارة وقدرة على عدم الإساءة أو خيبة الأمل. لذلك، حتى في محادثة غير رسمية، اعتذر عن عدم قدرتك على التحدث وقل أنك ستتصل مرة أخرى. ولكن لا تنسى الوفاء بهذا الوعد. أو أخبرني متى أتصل بك إذا لم تتمكن من معاودة الاتصال بنفسك لأي سبب من الأسباب. ومن خلال القيام بذلك فإنك لن تلتزم بالآداب فحسب، بل ستظهر أيضًا أنك تحترم اهتمام الشخص الذي يخاطبك. إضافة صغيرة: إذا كنت تتصل بشخص ما بشكل متكرر، وخاصة ليس فقط مع صديقاتك، ولكن للعمل، للتواصل التجاري، فمن المنطقي الاتفاق على وقت محدد. إذا كان شريكك التجاري يعرف، على سبيل المثال، أنك ستتصل به في الساعة الثالثة بعد الظهر، فسيكون قادرًا على الاستعداد للمحادثة. والعكس صحيح: إذا كنت تعلم أنه يجب عليك توقع مكالمة عمل، على سبيل المثال، في الساعة 11:15، فإن هذا سيمنحك الفرصة للتخطيط ليوم عملك قبل وبعد تلك اللحظة - وهذا هو الحال بالضبط عندما تعمل آداب السلوك لصالحك . ولا أحد يمنعك من الاتفاق مع صديقاتك وتحديد وقت للدردشة لمدة عشر دقائق يوميًا. من الملائم أيضًا معرفة موعد إجراء الاتصال غير الرسمي عبر الهاتف، لأن كل فتاة وامرأة لديها الكثير من الأعمال المنزلية، ومن الضروري ألا يتزامن حلها مع محادثة ودية.

لا تنس نغمة صوتك. ابتسامة!

إذا لم تقابل هذا الشخص من قبل،مع من تتحدث على الهاتف، فإن الطريقة الوحيدة لخلق انطباع إيجابي عن نفسك هي نبرة صوتك. لذلك، يجب الاهتمام بشكل خاص بنبرة الصوت، لأن هذه هي الطريقة التي يمكنك بها خلق جو ملائم لمحادثة مهمة. إذا ابتسمت أثناء المحادثة، فإن محاورك غير المرئي سوف يشعر بالتعاطف تجاهك. سيساعدك هذا على كسب اهتمامه وستكون محادثتك أكثر إنتاجية. وأثناء المحادثة غير الرسمية، تعتبر النبرة الودية مهمة جدًا أيضًا. لماذا؟ تخيل فقط الموقف: كل شيء على ما يرام معك، لكنك تتحدث مع والدتك أو صديقتك بطريقة جافة وباردة وبلا حياة. في مثل هذه الحالة، فإن الشخص على الجانب الآخر من الخط سوف يشعر بالقلق، ثم يبدأ في طرح الأسئلة من العدم، أو سوف يشعر بالإهانة منك. لكنك تفهم بنفسك جيدًا أن التواصل اللطيف مع الأشخاص المقربين من قلبك أكثر أهمية من التواصل مع شركاء العمل أثناء محادثة عمل. من الطبيعي أنه في محادثة غير رسمية، ليس فقط الابتسامات، ولكن أيضًا الضحك والنكات والمزاح مقبولة تمامًا. لكن أثناء الاستمتاع، لا تنس أنك لا تزال بحاجة إلى مراعاة آداب الحديث وعدم مقاطعة محاورتك، حتى لو كانت أفضل صديقة لك وقد توصلت للتو إلى تلاعب مضحك حقًا ردًا على شيء قالته. وإلا فإن النكات قد تنتهي بالشتائم والتوبيخ.

تحدث بوضوح وبدقة ، معبرا عن تفكيرك بدقة

يجب أن يكون الغرض من مكالمة العمل هو تحقيقالتفاهم المتبادل، وليس الرغبة في تقديم حجج مضادة لكل حجة يقدمها المحاور. امنح المتصل وقتًا كافيًا لاستيعاب أفكارك، ولكن لا تدع المحادثة تستمر لفترة طويلة لدرجة أن تفقد انتباهه. فكر في المحادثة القادمة مسبقًا حتى تتمكن من نقل جوهر المشكلة بدقة قدر الإمكان، وتجنب الاستدلال المطول والمطول. عندما تجري محادثة عمل عبر الهاتف، يجب أن تكون سرعة الكلام نصف سرعة المحادثة العادية تقريبًا. وهذا ضروري بالأساس لأن الشخص الذي يستمع إليك محدود في قدرته على استخدام الحواس الأخرى للإدراك إلى جانب السمع. عند إجراء اتصال بصري، تساعد الإيماءات وتعبيرات الوجه وغيرها من وسائل الاتصال غير اللفظية على فهم أفضل، بينما عند التحدث على الهاتف، يسمع محاورك صوتك فقط. لذا حاول التحدث بشكل أبطأ من المعتاد، ونطق الكلمات بوضوح واستخدام جمل قصيرة. تحدث بشكل مختصر وواضح. يمكنك بسهولة تحديد الوتيرة المثالية للمحادثة إذا استمعت إلى الطريقة التي يتحدث بها محاورك في بداية المحادثة. إذا كنت تريد تحقيق التفاهم المتبادل، فسيكون من الأفضل أن تتكيف مع معدل كلامه. إذا تحدث الشخص ببطء، فلن يتمكن من متابعة أفكارك أثناء الاستماع إلى "مائة كلمة في الدقيقة". وإذا تحدث المحاور بسرعة، فربما كان في عجلة من أمره، وسوف يزعجه الكلام البطيء الذي يتخلله توقفات متكررة. من غير المرجح أن يرغب في التحدث معك مرة أخرى. كل هذه القواعد مهمة ليس فقط في مجال الاتصالات التجارية، بل تجد تطبيقها أيضًا في المحادثات غير الرسمية. حتى لو كنت تخبر صديقك المقرب بأحدث الأخبار، فلا يجب أن تتمتم أو تثرثر - فآداب التعامل تدعوك إلى احترام محاوريك، ومنحهم الوقت للتفكير والتخيل والتحدث. تذكر أن فن التواصل عبر الهاتف يتكون من الإخبار والسماع، بالإضافة إلى تلقي وإعطاء المتعة الأخلاقية من التحدث إلى شخص مهذب.

إنهاء محادثة

قم بإغلاق الهاتف فقط عندما تكون مستعدًاأنت واثق أن الشخص الذي اتصل بك قال كل ما يحتاج إليه. سيكون من غير المهذب منك أن تقاطع محاورك في منتصف الجملة وتغلق الهاتف. في النهاية، من المفيد تلخيص المحادثة لفترة وجيزة للتأكد من أن محاورك سمع كل ما قلته وأنك فهمت بشكل صحيح كل ما قاله لك. وسوف يساعد هذا على تجنب أي سوء فهم محتمل. إذا كانت المحادثة في النهاية أطول مما كنت تتوقع، فلا تعتذر في النهاية، بل اشكر محاورك على الوقت الذي خصصه للتحدث معك. سيظهر هذا له أنك تحترم ساعات عمله ولن تضطر إلى إنهاء المحادثة بنبرة اعتذارية. سوف يقدر كلا الطرفين ذلك إذا قلت وداعًا بطريقة ودية، متمنين لبعضكم البعض حظًا سعيدًا أو يومًا جيدًا. ستساعدك هذه الرغبة على إنهاء محادثة هاتفية مهمة بطريقة مهذبة. وتنعكس هذه القواعد الخاصة بالاتصالات التجارية أيضًا في المواقف غير الرسمية. عند الانتهاء من محادثة مع شخص عزيز على قلبك، لا يمكنك أن تقول "وداعًا" وتغلق الهاتف. يجب عليك بالتأكيد انتظار إجابته، حتى لو كنت في عجلة من أمرك. من حيث المبدأ، فإن آداب الفتاة المهذبة تعني أنك سوف تتبع هذه القاعدة أيضًا في حالة المعارف أو الأقارب فقط. وبالطبع، إذا قال لك الشخص على الطرف الآخر من الهاتف "وداعًا" أولًا، تأكد من قول وداعًا بأدب. ومن الواضح أنه إذا لم تفعل هذا، فإنهم قد يشعرون بالإهانة منك بكل بساطة. علاوة على ذلك، كلما اقترب الشخص منك، كلما كان الاستياء أعمق. تذكر أن التواصل الصحيح والحديث عبر الهاتف هو فن يتطلب منك الانتباه لمشاعر محاوريك. ننصحك بقراءة:

تعليقات

تعليقات