Business Brief Etikette: die Grundlagen der Kommunikation

Sicher wirst du nie in den Sinn kommenChef: "Hallo, mein Freund! Wie geht es dir? "Abgesehen von den seltenen Fällen, in denen sowohl der Anführer als auch der Freund in seinem Gesicht auskommen, ist das unangemessen. Gleichzeitig erlauben wir uns im Verlauf der offiziellen Korrespondenz noch gröbere Fehler. Aber Sie müssen zustimmen, es ist notwendig, die Etikette eines Geschäftsbriefes zu kennen, um solide auszusehen und einen guten Ruf zu haben. Wir werden alle Abdeckungen, die die Wahrheit verbergen, abreißen und Ihnen sagen, wie Sie kompetent mit Geschäftspartnern kommunizieren können.

Spezifität der Geschäftsbeziehungen

Wenn Sie verstehen möchten, wie Sie richtig schreibenBriefe auf Arbeit, müssen Sie wissen, was Geschäftskommunikation unterscheidet sich von den üblichen. Wie jedes andere beinhaltet es den Austausch von Informationen, Interaktion und Wahrnehmung von einander. Aber das Hauptmerkmal der Geschäftskommunikation ist, dass es praktisch keine persönliche Komponente darin gibt. Zum Beispiel, bei der Arbeit oder in jeder staatlichen Organisation, zeigen wir praktisch keine Charaktereigenheiten, die uns eigen sind: scherzen Sie nicht, schreien Sie nicht, tanzen Sie nicht, usw. ... Im Gegenteil, wir ziehen die Maske eines ruhigen, höflichen und geschäftlichen Mannes an, den Sie nicht durchbrechen können. In der Geschäftskommunikation ist Emotion nicht der Ort. Keiner Ihrer Partner, Kollegen oder Kunden wird zu Ihnen passen, wenn Sie plötzlich anfangen zu weinen oder vor Freude zu springen. Nein, natürlich bist du kein Roboter, sondern etwas, das nah dran ist. Zumindest müssen Sie helle und tiefe Emotionen vermeiden. Ein weiteres Merkmal der Geschäftskommunikation - es kann nicht gestoppt werden, wenn Sie es wollen. Das heißt, im normalen Leben geschieht dies zum Beispiel auch, wenn Sie mit Ihrer Schwiegermutter oder Ihren Eltern sprechen. Aber im professionellen Bereich können Sie nicht weggehen, wenn der Kunde oder der Geschäftspartner Sie etwas fragen. Und auch, um seine Briefe, Nachrichten und Anrufe zu ignorieren - es besteht die Gefahr, seinen Job danach zu verlieren. Deshalb sind die verschiedenen Anforderungen an die offenen Stellen so populäre Linie über Stress und arbeiten als Team, weil man in der Geschäftsumgebung haben mit allen Arten von Menschen zu begegnen und beschäftigen. Die geschäftliche Kommunikation hat immer einen Zweck. Wenn die Küche mit Freunden sprechen Sie gehen einfach (obwohl für diese auch ihre Bedürfnisse sind), dann kommen Sie mit bestimmten Menschen mit einer ziemlich klaren Vorstellung zu arbeiten. Dies kann eine Diskussion des Projekts sein, Planung der Arbeit der Organisation für die nächsten sechs Monate oder etwas anderes. Dementsprechend bildet dieses Merkmal das Wesen der Geschäftskommunikation: reif, "trocken", schnell, klar und ohne lyrische Abschweifungen. Zumindest sind das die Dinge in den meisten Situationen.

Die allgemeine Etikette eines Geschäftsbriefes

Natürlich ist die schriftliche Rede starkes unterscheidet sich von der mündlichen: darin haben Sie nicht die Möglichkeit, die Akzente intonational einzugeben. Und die Etikette-Normen in diesem Fall sind viel größer - zumindest scheint es in dem Moment, wenn Sie sich entscheiden, einen Geschäftsbrief zu schreiben. Separat ist es notwendig, ein Papier zu erwähnen. Wenn Sie früher von dem Brief gesprochen haben, haben Sie sich sofort einen schneeweißen Umschlag vorgestellt, der in den Briefkasten gesenkt wurde, aber jetzt hat sich die Situation geändert. Übliche E-Mails werden immer seltener verwendet, während E-Mails an Bedeutung gewinnen. Wir sollten nicht vergessen, dass das Briefpapier perfekt sauber und nicht zerknittert sein muss - es ist eine Frage des guten Rufs. Es ist wünschenswert, Briefköpfe mit dem Logo und den Telefonnummern für Geschäftskorrespondenz zu haben. Alle Seiten außer der Titelseite sollten nummeriert sein. Gewöhnliche Post wird jedoch zunehmend nicht zum Versenden von Briefen, sondern zum Versenden von Verträgen und anderen Geschäftspapieren verwendet. Kommunikation ist der E-Mail-Korrespondenz ausgeliefert. Übrigens, in Fällen, in denen Sie eine Frage schnell lösen müssen und es angemessen ist, können die Adressen und Begrüßungen in jeder wiederholten Nachricht weggelassen werden. Aber der erste Buchstabe sollte auf die eine oder andere Weise mit einer Konstruktion wie "Guten Tag, lieber Iwan Iwanowitsch ..." beginnen. In der Alphabetisierung (insbesondere in der Wirtschaft) ist Alphabetisierung besonders wichtig. Wenn Sie nur mit einer Person sprechen, reicht es aus, absichtliche Sprachfehler und Rudimente zu vermeiden und den Stress richtig einzustellen. Auf dem gleichen Brief können alle Ihre Lücken in der Kenntnis der russischen Sprache offensichtlich werden. Wenn Sie sich also nicht in Ihrer eigenen Alphabetisierung sicher fühlen, sollten Sie vor dem Senden des Briefes noch einmal nach grammatikalischen Fehlern suchen. Vergessen Sie nicht, den Anfang des Satzes mit einem Großbuchstaben zu schreiben und die Interpunktion zu arrangieren, denn ohne sie kann es sehr schwierig sein, die Bedeutung der Nachricht zu verstehen. Verwenden Sie Auslassungen und Punkte, um den Text zu strukturieren. Sprechen wir über den Stil der Kommunikation, vergessen Sie nicht, dass Ihr Brief an erster Stelle "lesbar" sein sollte. Das heißt, es wird empfohlen, komplexe mehrstufige Strukturen und zusätzliche Wörter zu vermeiden (außer wenn Sie ein Rechtsanwalt sind oder in der Korrespondenz notwendig sind). Bringen Sie Live-Beispiele, verdünnen Sie den Text mit Diagrammen und Diagrammen - das macht Informationen sichtbarer und verständlicher. Die Sprache der Geschäftskorrespondenz ist, anders als die übliche, oft mit Fachjargon und Klischees überschwemmt - das ist die Etikette-Norm.

Nuancen der Geschäftskorrespondenz

Oben haben wir über die allgemeine Etikette des Geschäfts gesprochenKorrespondenz. Es gibt jedoch mehrere Nuancen, deren Beschreibung nicht die eines einzelnen Artikels, sondern eines ganzen Buches verdient. Wir haben speziell für Sie die beliebtesten und aktuellsten Features eines Geschäftsbriefes ausgewählt. Wir empfehlen, sich mit ihnen vertraut zu machen. Struktur eines Geschäftsbriefes Wie jeder andere hat Geschäftsbrief seine eigene klare Struktur. Nur wenn es im Allgemeinen von Fall zu Fall und je nach Wunsch sehr unterschiedlich sein kann, dann gibt es in der Dienstbotschaft ziemlich strenge Regeln für das Schreiben. Gleichzeitig gibt es keinen einheitlichen Standard für die meisten Briefe - in der Regel hat jedes Unternehmen seine eigenen Normen. Dennoch bieten wir Ihnen die allgemeinsten Grundsätze für die Erstellung eines elektronischen Geschäftsbriefes, der in neunzig Prozent der Fälle relevant sein wird.

Die "Kappe" des Briefes, entsprechend dem Unternehmenstyle Erinnern Sie sich, kurz darüber, wir haben über die Notwendigkeit gesprochen, dass jedes solide Unternehmen seine eigenen Markenpapierformen hat? Das Gleiche gilt für E-Mails. Wenn Sie dies immer noch nicht haben, schlagen Sie diese Initiative den Behörden vor. Natürlich wird Sie die Abteilung für technische Unterstützung verfluchen, aber die Briefe Ihrer Organisation werden solider aussehen.

Gruß In Geschäftsnachrichten ist es nicht notwendigBegrüssung als solche (die Wörter "Hallo" und "guten Tag") - stattdessen wird empfohlen, sich sofort an den Adressaten im Auftrag des Patronyms zu wenden. Wenn die Korrespondenz jedoch zwischenmenschlich ist, aber einen formellen Charakter hat, ist es angemessen, Ihren Gesprächspartner im ersten Brief zu treffen.

Der Hauptinhalt des Briefes Dieser Teil hatdie höchste Informationslast: Darin geben Sie den Zweck Ihrer Konvertierung an. Es kann mehrere solcher Aspekte geben, dementsprechend muss die Aussage jedes einzelnen mit einem separaten Absatz beginnen. Die Zuordnung ist notwendig aufgrund der Tatsache, dass für jedes Problem in der Regel eine unabhängige Entscheidung getroffen wird. Beispiele sind die folgenden Phrasen: "Fragen", "Informieren", "Vorschlagen", etc. ... Denken Sie daran, dass es auch innerhalb der Aspekte eine Struktur gibt. Sie müssen die Relevanz der Anfrage begründen, ihren Inhalt offen legen, das erwartete Ergebnis im Falle einer zufriedenstellenden Antwort beschreiben und bestimmte Garantien für den Adressaten formulieren.

Farewell Im Gegensatz zu herkömmlichen Gesprächssprache, inGeschäftsbriefe verwenden keine direkten Sprachformeln. Der letzte Satz ist Ausdruck von Respekt und Höflichkeit. Zum Beispiel "mit freundlichen Grüßen", "mit den besten Wünschen", "mit Respekt", "dankbar im Voraus für die Antwort", usw. ...

Persönliche Unterschrift Es muss seinIhr Nachname, Name und Vatersname, Post (möglicherweise mit dem Namen der Abteilung), sowie Kontakttelefonnummern sind angegeben. Ohne dies ist es oft sehr schwierig, mit einer Person in Kontakt zu bleiben. Übrigens gibt es jetzt eine solche Möglichkeit als elektronische Signatur. Es ist eine spezielle Datei mit einer Textsignatur, die automatisch am Ende jedes Buchstabens platziert wird. Seine Verwendung wird in großen Unternehmen als eine gute Form angesehen. Darüber hinaus kann es als unaufdringliche Werbung für Ihre Organisation dienen. Wenn wir über die Größe sprechen, sollte die elektronische Signatur nicht mehr als fünf oder sechs Zeilen umfassen und das Volumen von siebzig Zeichen überschreiten.

Link zur Website und zum Logo der Organisation Dies ist das GleicheElemente des Unternehmensstils sowie ein Briefkopf. Auch, wenn Sie Werbeangebote oder Angebote zur Zusammenarbeit senden, dann Ihr Empfänger wird durch die Tatsache freuen, dass sie nicht brauchen, um durch das gesamte Internet auf der Suche nach Informationen über das Unternehmen zu suchen.

Es sollte daran erinnert werden, dass dies eher universell istDie Struktur kann je nach Art der Nachricht variieren. Verteilen Sie Werbe-, Dank-, Garantie- und Begleitschreiben, Einladungen, Mitteilungen, Erklärungen, Mahnungen, Mitteilungen, Warnungen und Forderungen. Aber fast alle wenden diese Struktur an. Die Größe der E-Mail ist durch die Etikette-Normen eindeutig festgelegt: Sie sollte in der Regel doppelt so kurz sein wie die von Hand geschriebene. Wenn Sie eine große Menge an Informationen, die in den Körper des Briefes senden möchten ist besser, einen kurzen Begleittext zu setzen, und der ganze Rest Ausgabe als separate Anlage. In Fällen, in denen es eine große Menge von mehr als ein Megabyte hat, das Ziel besser darüber zu warnen - nicht alle Unternehmen zahlen für die unbegrenzten Zugang zum Internet. Antworten auf die Nachricht Sie haben wahrscheinlich bemerkt, dass beim Drücken der "Antworten" -Schaltfläche beim Senden einer Nachricht ein "Re ..." - Partikel vor dem Antwortbrief erscheint. Es hilft Ihrem Empfänger zu verstehen, welche Nachricht Sie beantwortet haben. Und im geöffneten Fenster erscheint der Text der vorherigen Korrespondenz. Wasche es oder speichere es - das ist die Frage. Es hängt alles davon ab, auf welchem Niveau der Formalitäten die Korrespondenz ist. Einfach gesagt, wenn Sie mit einem Freund oder einer anderen Person chatten, mit denen der optionalen extrem formalen Stil, können Sie die überschüssigen löschen können, eine Linie zu verlassen, das, was reden würde verstehen können. Der Bequemlichkeit halber können Sie Ihren Brief auch in diese Anführungszeichen zerlegen und jede Antwort unter jede von ihnen setzen. Wenn die Korrespondenz im Rahmen aller Formalitäten erfolgen soll, behalten Sie den Inhalt bei. Sprachformeln Wie Sie sehen können, Geschäftsbriefe fast vollständig gebaut auf alle Arten von Klischees und Klischees - stabile Expression, ein bestimmtes Phänomen zu demonstrieren. Es ist sehr nützlich, ein "Sparschwein" genau dieser Formeln zur Hand zu haben, die Sie miteinander verknüpfen können und lange Nachrichten im halbautomatischen Modus schreiben können. Über die obligatorische Begrüßung haben wir oben geschrieben, also wenden wir uns weniger gebräuchlichen, aber ebenso relevanten Gedanken zu.

Der Ausdruck des Bedauerns: "Wir bedauern Ihnen mitteilen zu müssen ...", "Leider haben wir keine Gelegenheit zuzustimmen ...", "Leider sind wir ...";
Lob: „Danke für ...“ „Lassen Sie mich meine Dankbarkeit für ...“, „In Anbetracht Ihrer großen Beitrag zu ...“ zu dir sagen: „Weil Sie Experten auf ihrem Gebiet führen“, „Danke für ...“;
Eine Einladung, die von positiven Emotionen unterstrichen wird: "Wir würden uns freuen, von Ihnen zu empfangen ...", "Akzeptieren Sie unsere Einladung, und wir hoffen, dass Sie Zeit haben ...", "Wir haben die Ehre, Ihnen zu bieten ....", "Wir freuen uns, Sie einzuladen ...";
Der letzte Satz: „Wir sind für die weitere Zusammenarbeit hoffen“, „Wir freuen uns auf Sie neue Ideen“, „äußert seine Zuversicht, dass das Problem in naher Zukunft gelöst werden“, „Wir wünschen Ihnen viel Erfolg“;

Timing der Antwort auf E-Mails Also, duschickte eine Nachricht, aber keine Antwort. Es ist ziemlich logisch, dass Sie anfangen, sich Sorgen zu machen, wenn der Empfänger Ihre Nachricht erhalten hat. Um diese unangenehme Situation in Zukunft zu vermeiden, verwenden Sie die Funktion "Empfangsbestätigung", die Ihnen automatisch eine Bestätigung sendet, dass Ihr Brief angesehen wurde. Oder geben Sie eine Zeile ein, in der Sie aufgefordert werden, dies im Nachrichtentext auszuführen. Eine andere Art der Überprüfung ist auch ein einfacher Anruf beim Adressaten mit der Frage der Zustellung des Schreibens. Im Allgemeinen sollte die Antwort gemäß den Normen der Etikette der Geschäftskommunikation nicht um mehr als zwei Tage verschoben werden. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, sollten Sie Ihren Partner per Korrespondenz benachrichtigen. Vergessen Sie natürlich nicht, dass die Antwort für alle Briefe (mit Ausnahme der offensichtlichen Spam-Mails) gilt - dies ist eine Garantie für Ihren geschäftlichen Ruf. Jede Norm setzt eine Art soziale Vereinbarung voraus, die die Interaktion der Kommunikationsteilnehmer erleichtert. Aber die Unkenntnis dieser Regeln kann den Partnern viele Probleme auf dem Korrespondenzweg bereiten. Deshalb drucke diesen Artikel und hänge ihn über den Monitor - und sehr bald werden alle von uns gesprochenen Normen von selbst in dein Bewusstsein eingehen und aufhören, dir Unannehmlichkeiten zu bereiten.