بالتأكيد لن يخطر ببالك أبداًقل لرئيسك: "يا صديقي! كيف حالك؟" باستثناء الحالات النادرة التي يكون فيها قائدًا وصديقًا، فهذا غير مناسب. وفي الوقت نفسه، في عملية المراسلات الرسمية، نسمح لأنفسنا بارتكاب المزيد من الأخطاء الجسيمة. ولكن، كما ترى، من الضروري معرفة آداب التعامل مع الرسائل التجارية حتى تبدو محترمًا وتتمتع بسمعة طيبة. سنزيل كل الحجاب الذي يخفي الحقيقة ونخبرك بكيفية التواصل بكفاءة مع شركاء العمل.
خصوصية العلاقات التجارية
إذا كنت تريد أن تفهم كيفية الكتابة بشكل صحيحإذا كنت تريد كتابة رسائل متعلقة بالعمل، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية اختلاف الاتصالات التجارية عن الاتصالات العادية. كما هو الحال مع أي شيء آخر، فإنه ينطوي على تبادل المعلومات والتفاعل والإدراك المتبادل بين بعضنا البعض. لكن الميزة الرئيسية لاتصالات الأعمال هي أنها لا تحتوي عمليًا على أي مكون شخصي. على سبيل المثال، في العمل أو في أي منظمة حكومية، لا نعرض عمليًا أيًا من سمات شخصيتنا المميزة: فنحن لا نمزح، ولا نصرخ، ولا نرقص، وما إلى ذلك. - على العكس من ذلك، نضع على أنفسنا قناع الشخص الهادئ والمهذب والعملي الذي لا يمكن اختراقه بأي شيء. لا مكان للعواطف في الاتصالات التجارية. لن يكون أي من شركائك أو زملاءك أو عملائك سعداء إذا بدأت فجأة في البكاء أو القفز من الفرح. لا، بالطبع أنت لست روبوتًا، بل شيء قريب منه. على الأقل، عليك أن تتجنب المشاعر القوية والعميقة. ميزة أخرى للاتصالات التجارية هي لا يمكنك إيقافه متى شئت. أي أن هذا يحدث أيضًا في الحياة اليومية، على سبيل المثال، عندما تتحدث مع حماتك أو والديك. ولكن في المجال المهني، لا يمكنك المغادرة إذا سألك العميل أو شريك العمل عن شيء ما. وتجاهل أيضًا رسائله ورسائله ومكالماته - هناك خطر فقدان وظيفتك بعد هذا. ولهذا السبب فإن الخط الخاص بمقاومة التوتر والعمل الجماعي يحظى بشعبية كبيرة في متطلبات نشر الوظائف المختلفة، لأنه في بيئة العمل سيكون عليك مقابلة والتواصل مع مجموعة واسعة من الأشخاص. إن اتصالات الأعمال لها دائمًا غرض. إذا كنت تجتمع مع أصدقائك في المطبخ فقط للدردشة (على الرغم من أن هناك احتياجات وراء هذا أيضًا)، ففي العمل تجتمع مع أشخاص معينين لديهم فكرة واضحة إلى حد ما. يمكن أن يكون هذا مناقشة مشروع، أو التخطيط لعمل المنظمة للأشهر الستة المقبلة، أو أي شيء آخر. وبناءً على ذلك، فإن هذه السمة تشكل طابع الاتصالات التجارية: مقيدة، "جافة"، سريعة، واضحة وبدون انحرافات شعرية. على الأقل، هكذا تسير الأمور في معظم المواقف.
الآداب العامة لخطاب العمل
بطبيعة الحال، الكلام المكتوب هووهو يختلف عن الكلام الشفهي: حيث لا تتوفر لديك فيه القدرة على وضع اللهجات باستخدام التنغيم. وهناك العديد من قواعد الآداب الأخرى في هذه الحالة - على الأقل هذا ما يبدو عليه الأمر في اللحظة التي تقرر فيها كتابة خطاب عمل. تستحق الورقة ذكرًا خاصًا. إذا كنت في وقت سابق، عند الحديث عن رسالة، تتخيل على الفور ظرفًا أبيض اللون يسقط في صندوق البريد، فقد تغير الوضع الآن. يتم استخدام البريد العادي بشكل أقل فأقل، في حين يكتسب البريد الإلكتروني زخمًا. ومن المهم أيضًا أن نتذكر أن ورق الرسالة يجب أن يكون نظيفًا تمامًا وغير مجعد - إنها مسألة سمعة. من المستحسن أن يكون لديك أوراق رسمية تحتوي على شعار وأرقام هواتف للمراسلات التجارية. يجب ترقيم جميع الصفحات باستثناء صفحة العنوان. ومع ذلك، أصبح البريد العادي يستخدم بشكل متزايد ليس لإرسال الرسائل، ولكن لإرسال العقود وغيرها من الأوراق التجارية. أصبحت الاتصالات تعتمد على المراسلات الإلكترونية. بالمناسبة، في الحالات التي تحتاج فيها إلى حل مشكلة بسرعة ويكون ذلك مناسبًا، يمكن حذف العناوين والتحية في كل رسالة مكررة. ولكن الرسالة الأولى يجب، بطريقة أو بأخرى، أن تبدأ ببنية مثل: "مساء الخير، عزيزي إيفان إيفانوفيتش". في الخطاب المكتوب (وخاصة الأعمال)، تعتبر معرفة القراءة والكتابة ذات أهمية خاصة. عندما تتحدث إلى شخص ما، يكفي أن تتجنب أخطاء الكلام المتعمدة والوقاحة، وتضع الضغط بشكل صحيح. من الممكن أن تصبح جميع فجواتك في معرفتك باللغة الروسية واضحة أثناء الكتابة. لذلك، إذا كنت لا تشعر بالثقة في معرفتك للقراءة والكتابة، فمن الأفضل إعادة التحقق من الرسالة بحثًا عن الأخطاء النحوية قبل إرسالها. لا تنس كتابة الحرف الكبير في بداية الجملة واستخدام علامات الترقيم، لأنه بدون ذلك قد يكون من الصعب جدًا فهم معنى الرسالة. استخدم المسافات والنقاط الثلاث لتنظيم النص الخاص بك. عندما نتحدث عن أسلوب التواصل، من المهم أن تتذكر أن رسالتك، أولاً وقبل كل شيء، يجب أن تكون "قابلة للقراءة". وهذا يعني أنه من المستحسن تجنب الإنشاءات المعقدة متعددة المستويات والكلمات غير الضرورية (إلا في الحالات التي تكون فيها محاميا أو يكون ذلك ضروريا في المراسلات). تقديم أمثلة من الحياة الواقعية، وإضافة المخططات والرسوم البيانية إلى نصك وهذا يجعل المعلومات أكثر وضوحا وقابلية للفهم. إن لغة المراسلات التجارية، على عكس المراسلات العادية، غالبًا ما تكون مليئة بالمصطلحات المهنية والكليشيهات - هذه هي قاعدة الآداب.
Nuctions من المراسلات التجارية
لقد تحدثنا أعلاه عن آداب العمل العامةمراسلة. ومع ذلك، هناك العديد من الفروق الدقيقة، والتي يستحق وصفها ليس فقط مقالًا منفصلاً، بل كتابًا بأكمله. لقد اخترنا لك خصيصًا الميزات الأكثر شيوعًا وأهمية في الكتابة التجارية. ندعوك للتعرف عليهم. هيكل الرسالة التجارية مثل أي رسالة أخرى، فإن الرسالة التجارية لها هيكلها الواضح الخاص. ولكن إذا كان الأمر في الرسالة العادية يمكن أن يختلف كثيرًا من حالة إلى أخرى واعتمادًا على رغباتك، ففي رسالة العمل توجد قواعد صارمة للغاية للكتابة. في الوقت نفسه، لا يوجد معيار واحد يتم بموجبه تصميم معظم الحروف - كقاعدة عامة، كل شركة لديها معاييرها الخاصة. ومع ذلك، فإننا نقدم لك المبادئ الأكثر عمومية لكتابة رسالة الأعمال الإلكترونية، والتي ستكون ذات صلة في تسعين بالمائة من الحالات.
يجب أن نتذكر أن هذا أمر عالمي تمامًاقد يختلف الهيكل حسب نوع الرسالة. يتم التمييز بين ما يلي: الإعلانات، ورسائل الشكر، ورسائل الضمان والتغطية، والدعوات، والإشعارات، والبيانات، والتذكيرات، والرسائل، والتحذيرات والمطالبات. لكن هذا البناء ينطبق على جميعهم تقريبًا. يتم تحديد حجم البريد الإلكتروني بوضوح تام من خلال قواعد الآداب: كقاعدة عامة، يجب أن يكون نصف طول الرسالة المكتوبة بخط اليد. إذا كنت تريد إرسال كمية كبيرة من المعلومات، فمن الأفضل وضع نص قصير مرفق في نص الرسالة نفسها، وتنسيق كل شيء آخر كمرفق منفصل. في الحالات التي يكون فيها حجمها كبيرًا، ويتجاوز ميغا بايت واحد، فمن الأفضل تحذير المتلقي من هذا الأمر. لا تدفع جميع الشركات مقابل الوصول إلى الإنترنت بشكل غير محدود. الرد على رسالة ربما لاحظت أنه عند النقر على زر "الرد" عند إرسال رسالة، يظهر الجسيم "Re…" قبل موضوع رسالة الرد. سيساعد ذلك المتلقي على فهم الرسالة التي ترد عليها. وفي النافذة التي تفتح يظهر نص المراسلة السابقة. امسحها أو احفظها - هذا هو السؤال. كل هذا يتوقف على مستوى رسمية المراسلات. ببساطة، إذا كنت تراسل صديقًا أو شخصًا آخر لا تحتاج بالضرورة إلى أن تكون رسميًا للغاية معه، فيمكنك مسح الفائض، وترك الأسطر التي تسمح لك بفهم موضوع المحادثة فقط. لمزيد من الراحة، يمكنك أيضًا تقسيم رسالتك إلى هذه الاقتباسات ووضع ردك تحت كل منها. إذا كان يجب أن تكون المراسلات ضمن إطار كافة الإجراءات الشكلية، فيجب الحفاظ على محتواها سليما. صيغ الكلام كما لاحظت بالفعل، فإن الرسائل التجارية مبنية بالكامل تقريبًا على جميع أنواع الكليشيهات الكلامية - تعبيرات مستقرة توضح ظاهرة أو أخرى. من المفيد جدًا أن يكون لديك في متناول اليد "حصالة" من هذه الصيغ، والتي يمكن دمجها مع بعضها البعض وكتابة رسائل طويلة في وضع شبه تلقائي. لقد كتبنا أعلاه عن التحية الإلزامية، لذلك دعونا ننتقل إلى أفكار أقل شيوعًا، ولكنها ذات صلة بنفس القدر.
- التعبير عن الأسف: "يؤسفنا أن نخبرك ..."، "للأسف، لا نستطيع الاتفاق على ..."، "للأسف، نواجه ..."؛
- مدح: "شكرًا لك على"، "اسمح لي أن أعبر عن تقديري لك على"، "نظرًا لمساهمتك الهائلة في"، "نظرًا لأنكم خبراء رائدون في مجالكم"، "شكرًا لك على" 8230;”;
- دعوة مليئة بالمشاعر الإيجابية: "يسعدنا أن نسمع منك"، "يرجى قبول دعوتنا ونأمل أن يكون لديك الوقت"، "يشرفنا أن نقدم لك"، "يسعدنا أن ندعوك أنت…";
- العبارات الأخيرة: "نأمل في مزيد من التعاون" ، "نتطلع إلى أفكار جديدة منك" ، "نحن نعرب عن ثقتنا في أن المشكلة ستحل في المستقبل القريب" ، "نتمنى لك النجاح" ؛
وقت الاستجابة للبريد الإلكتروني، لذا، أنتأرسلت رسالة، ولكن لا يزال لا يوجد رد. من المنطقي تمامًا أن تبدأ في القلق بشأن ما إذا كان المتلقي قد تلقى رسالتك. لتجنب هذا الموقف غير السار في المستقبل، استخدم ميزة "إشعار الإيصال"، التي ترسل لك تلقائيًا تأكيدًا على أن بريدك الإلكتروني قد تم عرضه. أو أدخل سطرًا يطلب القيام بذلك في نص الرسالة. هناك طريقة بديلة للتأكد من ذلك وهي ببساطة الاتصال بالمستلم والسؤال عن موعد تسليم الرسالة. بشكل عام، ووفقًا لقواعد آداب العمل، لا ينبغي أن يستغرق الرد أكثر من يومين. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت، يجب عليك إبلاغ صديقك بالمراسلة. وبالطبع، لا تنسَ أنه يجب عليك الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني (ربما باستثناء رسائل البريد العشوائي الواضحة) - وهذا ضمان لسمعة عملك. إن أي قاعدة تفترض وجود نوع من الاتفاق الاجتماعي الذي يجعل من الأسهل على المشاركين في التواصل التفاعل. لكن الجهل بهذه القواعد قد يسبب الكثير من المشاكل لشركاء المراسلة. لذا قم بطباعة هذه المقالة وعلقها فوق شاشتك. وقريبا جدا سوف تدخل جميع المعايير التي تحدثنا عنها إلى وعيك من تلقاء نفسها، ولن تسبب لك أي إزعاج.
