الرجل هو كائن اجتماعي. نحن نعيش من نوعنا ، وفي كل يوم علينا التواصل مع الكثير من الناس. يعتمد نجاح الاتصال على القدرة على إقامة اتصال مع شخص واحد أو مع جمهور بأكمله. للأسف ، لا يعرف الجميع قواعد التواصل الناجح ويعترف بالأخطاء النموذجية. مثل هذه الأخطاء يمكن أن تؤدي إلى عواقب غير سارة ، وخاصة الأخطاء في الاتصالات التجارية - بعد كل شيء ، فإنها يمكن أن تلحق ضررا كبيرا حياتك المهنية. والعكس صحيح: المتحدثون الجيدون الذين لديهم مهارات الاتصال هم عادة أشخاص ناجحين. بحيث يمكنك تعلم كيفية التحدث بشكل صحيح ، وتجنب المواقف المحرجة ، وسوف نقدم لك أخطاء اتصال نموذجية ينبغي تجنبها.
أخطاء الاتصال
الأخطاء الأكثر شيوعًا في التواصل التجاري
أخطاء الاتصال في الاتصالات التجارية الخاصة بهمالميزات ، على الرغم من التداخل مع الأخطاء اليومية في مجال الاتصالات. في كلتا الحالتين ، الاتصال الحقيقي هو عملية متبادلة ثنائية الاتجاه ، وليس توصيلًا أحادي الاتجاه للمعلومات. وإذا لم يكن هناك ثنائياً في مجال الاتصالات التجارية ، فيمكن لهذا أن يلحق ضرراً بالغاً بالأعمال التجارية. يجب أن تفكر في هذا إذا كنت ترغب في تحقيق مهنة ناجحة. لسوء الحظ ، يرى العديد من المديرين والمديرين التواصل مع الموظفين أو العملاء كفرصة لتولي دور المعلم الذي يعرف كل شيء في العالم ويتوقع من الآخرين أن يمتصوا بشكل سلبي المعرفة المنبثقة عنه. ولا تعرف عن الأخطاء الرئيسية في التواصل ، مما يسمح لهم بالوقت بعد الآخر. ما هذه الاخطاء؟ لنلق نظرة على بعض من الأكثر شيوعا:
- عدم فهم لغة الجسد. تنقل لغة الجسد كمية هائلة من المعلومات ، غالبًا ما تكون أكثر بكثير من التواصل مع الكلام. قد لا يفهم الموظفون الذين لا يستطيعون إتقان أساسيات التواصل غير اللفظي المعنى الحقيقي للرسالة التي يسمعونها. بالإضافة إلى ذلك ، بدون معرفة لغة الجسد ، يمكنك إرسال إشارات متناقضة دون قصد تقلل من ثقتك بنفسك من جانب المحاور. على سبيل المثال ، إذا عبرت ساقيك أو يديك خلال محادثة ، يمكن اعتبارها علامة على أن عقلك مغلق من إدراك ما يقال لك ، على الرغم من أنه في الواقع قد لا يكون كذلك. أو مثال آخر: أنت تتحدث إلى عميل محتمل ولا تنتبه إلى حقيقة أن حاجبيه مرتفعان قليلاً وأن المظهر يتجول في مكان ما بعيدًا عنك. والانتباه إلى أنه سيكون يستحق كل هذا العناء ، لأنه إشارة إلى أنك لست شخص موثوق للغاية ولائق.
- عدم القدرة على الاستماع. لقد تحدثنا بالفعل عن هذا - التواصل هو شارع ذو حركة مرور في اتجاهين ، والقدرة على الاستماع في الاتصالات التجارية غالباً ما تكون أكثر أهمية من القدرة على الكلام. الاستماع ليس سمة وراثية. يجب دراسة هذه المهارة وتدريبها لتكون قادرة على التواصل بفعالية. إذا لم تتعلم الاستماع ، يمكنك إساءة الفهم ، ثم تشويه المعلومات ، أو في يوم من الأيام ، تفوتك تعليمات أو نصائح مهمة قدمها لك المشرف. يمكن لمهارات الاستماع السيئة أن تقلل من قدرة المدراء على شرح المهمة بذكاء أو حل نزاع في الفريق.
- عدم الامتثال للسرية. يجب عدم نشر بعض الأسئلة حتى يتم مناقشتها. إذا تم تكليفك بسر ، يجب أن تحتفظ به من الجميع. ولكن الكذب ، وعدم الرغبة في الكشف عن ما يمكن الحديث عنه مع الجميع في حين أنه مستحيل ، في أي حال فإنه لا يستحق ذلك. إذا كنت تلجأ إلى الأكاذيب ، فهناك خطر أنك لن تكون موثوقًا بها. بدلاً من الكذب ، تعلّم الإجابة على هذا النحو: "ليس لديّ الحق في التعليق" ، أو: "لا أستطيع الإجابة على هذا السؤال الآن".
- التقاعس عن العمل. إذا لم تفعل شيئًا أو لم تقل شيئًا ، فلا يزال بإمكانه تقديم بعض المعلومات إلى الأشخاص. المعلومات فقط خاطئة. إذا لم تثني ، يحصل الناس على "رسالة" مفادها أنها غير محل تقدير. إذا لم تشرح مدى معقولية القرار ، فأنت توضح بوضوح أنك لا تثق به. وإذا لم تخبر المدير ما هي الأهداف التي حددتها لشركتك ، فلا يعرف الناس كيفية مساعدتك في الوصول إلى هناك.
- سوء فهم لمصالح الجمهور. في مجال الاتصالات التجارية ، هناك دائما جمهور مستهدف. سيساعد فهم واضح لمصالح هذا الجمهور على جعل التواصل أكثر فعالية. قبل أن تبدأ في التواصل مع الجمهور (بغض النظر عن حجمها: هو أدائك في غرفة اجتماعات أو التواصل مع اثنين من عملاء أو شركاء)، تحتاج إلى تحديد ما هو الغرض من هذه الاتصالات. هذا سوف يوفر معلومات لإقناع والتأثير على الاختيار ، بيع؟ ما الذي ستتحدث عنه ، وماذا تريد أن تسمع منك؟ ما الأسئلة أو الاعتراضات التي يمكن أن تتبع؟ ستساعد الأجوبة على هذه الأسئلة على إنشاء اتصال كامل بأسلوب عملي.
- استخدام أشكال التواصل غير اللائقة. قد يبدو أن التواصل الشخصي (أي وجها لوجه) في عصرنا أصبح غير مناسب على نحو متزايد. جميعنا تقريبًا يتصلون الآن بالهواتف وأجهزة الكمبيوتر. ولكن لا يزال التواصل البشري ضروريًا لنا أكثر من التواصل بمساعدة التكنولوجيا. وبطبيعة الحال ، يعد البريد الإلكتروني مناسبًا جدًا للإرسال الفوري لأي قدر من المعلومات ؛ لكن استخدام هذا النوع من الاتصال غير مناسب تمامًا لحل أي مشاكل عاطفية. في هذه الحالة ، يمكن إساءة تفسير رسائل البريد الإلكتروني. من الأفضل اللجوء على الأقل إلى الهاتف. وفي الوقت نفسه ، لن تتجاوز المحادثات الهاتفية حول فعاليتها فعالية الاجتماعات الشخصية. في الاجتماع ، لن يسمع المحاور سماع صوتك فحسب ، بل سيرى أيضًا عينيك ، وتعبيرات وجهك ، ويستقبل منك إشارات أخرى غير لفظية.
يجب أن تأخذ بعين الاعتبار حقيقة أن الناس مختلفينيدركون بشكل مختلف هذه الأشكال أو غيرها من أشكال الاتصال. "المستمعين" لن يركزوا على الملاحظات ، ولكنهم سيقبلون بسهولة حتى أكثر المحادثات مطولة. إن "القراء" يدركون جيداً المعلومات المكتوبة ، وخلال محادثة يمكن أن يفوتهم الكثير من التفاصيل المهمة. إذا كنت تتحدث إلى "القارئ" أو تكتب إلى المستمع ، فقد لا تتمكن من نقل المعلومات الضرورية إليه. لذا لا تتردد في أن تسأل الزملاء والشركاء كيف يفضلون تلقي المعلومات. 
كيفية تجنب الأخطاء في عصر التقنيات التواصلية
اليوم ، مهارات الاتصال هيالقيمة - وعند العمل في المكتب ، وفي الأعمال التجارية الصغيرة ، وخاصة للمديرين والمديرين. بعض الناس من الولادة موهوبون بالقدرة على التواصل والتواصل بفعالية مع الآخرين ؛ ولكن في وقتنا هذا ، من الضروري تعلم التواصل الصحيح واستخدام التقنيات التواصلية. هذه التكنولوجيات في القرن الحادي والعشرين خلقت فرصا واسعة للتواصل مع زملاء من مكتب واحد ومع شركاء دوليين. لكن كل وسيلة اتصال يمكن أن تثير "سلسلة نموذجية" جديدة لأخطاء الاتصال المحتملة. لقد ذكرناهم بالفعل ، والآن سنلقي نظرة عن كثب.
- بريدك الإلكتروني. يوفر البريد الإلكتروني وسائل محدودة لنقل الرسائل ، لأنها لا تتضمن أهم عنصرين للاتصال - نغمة الصوت ولغة الجسد. بدونها ، يمكن تفسير معلوماتك بشكل خاطئ - يمكن النظر إلى نكتة ساخرة على أنها هجوم غاضب ، وسيتم تجاهل التهيج ، ولا يمكن ببساطة ملاحظة التلميح ، على سبيل المثال ، على الضرورة الملحة لإتمام الأمر. لتجنب أخطاء الاتصال عبر البريد الإلكتروني ، تحتاج إلى استخدام لغة بسيطة ومختصرة ولغة حرفية. أخطاء أخرى محتملة:
- لا يتم تتبع استلام رسالتك. في بعض الأحيان نعتمد كثيرًا على البريد الإلكتروني. ولكن في بعض الأحيان ، يمكن أن يدخل رسالتك في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها أو البريد غير الهام ، وبعد ذلك سيتم حذفه تلقائيًا. لذلك ، إذا أرسلت رسالة مهمة ولم تتلق ردًا ، فاتصل برؤية ما إذا تم استلامها.
- قراءة غير كاملة من بريده. إذا قمت بإرسال رسالة تحتوي على معلومات مفصلة أو تدريب أو إجابات على أسئلة محددة ، فحينئذ يتوقعون قراءة الرسالة بالكامل. لكن في كثير من الأحيان لا نقرأ الرسالة حتى النهاية ، وبعد فترة نبدأ بطرح الأسئلة ، لقد تم بالفعل إعطاء الإجابات التي قدمتها لنا. لذلك ، من الضروري أن نتعود على قراءة الرسالة الإلكترونية من البداية وحتى النهاية.
- اتصال الهاتف. وكذلك في مجال الاتصالات الإلكترونية، وهناك عيب كبير يصبح من المستحيل لتعزيز لغة الجسد الرسالة (على الرغم من هنا على الأقل هناك نبرة الصوت ومعدل الكلام، ولكن من المهم أيضا الاشارات غير اللفظية). عدم التحدث على الهاتف في حقيقة أنه يجري في الوقت الحقيقي، والذي يقضي على إمكانية تحرير ورسائل بخير "ضبط"، وهذا يمكن أن يتم إلكترونيا أو في المراسلات الخطية. كلمة واحدة متهورة يمكن أن تنكر كل جهودك. لذلك ، لا يمكنك بدء محادثة على الهاتف ، تمامًا لعدم إعدادها. أخطاء أخرى:
- أجب على المكالمة قبل سماع الصوتالمشاركات. غالبًا ما يترك لنا محاورك الفاشل رسالة صوتية ، والتي تصف باختصار جوهر القضية التي يريد مناقشتها معنا. نحن ، عندما نرى مكالمة غير مقبولة ، اتصل على الفور برقم المتصل. وعليه أن يقضي وقته وصبوره في شرح ثانٍ. هذا هو السلوك غير المهني. خذ لنفسك أولا الاختيار ما إذا كان هناك رسالة صوتية ، والاستماع إليها ، وتحيط علما بالمعلومات وفقط ثم الاتصال مرة أخرى لمحادثة بناءة.
- تلقي مكالمة في الوقت الخطأ. إذا كنت في اجتماع أو في اجتماع ، اتبع قاعدة وضع الهاتف في وضع الاهتزاز. وسيكون من غير الملائم تماما إذا كنت لرد على المكالمة مباشرة خلال محادثة الأعمال، وسوف الأصدقاء لديك على الجلوس والانتظار حتى الانتهاء من ذلك. سيكون من الخطأ أيضًا إذا قمت باختيار الهاتف فقط لإخبارك أنه لا يمكنك التحدث الآن. إذا كنت في اجتماع أو مؤتمر وتلقيت مكالمة مهمة جدًا ، فاحصل أولاً على هذه الغرفة ، ثم فقط أخذ المكالمة.
جميع الأخطاء والسهو في الاتصالات التجاريةومن الصعب وصفها. الشيء الرئيسي الذي يجب عليك تذكره وما يجب عليك فعله هو مراعاة الأهداف الرئيسية لتواصل عملك والإجراءات اللازمة للمحافظة على هذه الأهداف. اسأل نفسك: كيف يمكنني التواصل بشكل أكثر فاعلية؟ وتكون على استعداد لطرح الآخر: "كيف كنت تفضل لتلقي رسائل من لي" إن الكاتب الأمريكي آن مورو ليندبيرغ قال ذات مرة: "التواصل الجيد ينعش مثل القهوة." إذا كنت ترغب في الحصول على مهنة جيدة ، ولكنك لست واثقًا تمامًا في مهاراتك في التواصل ، فابدأ في استخدام نصيحتنا ولاحظ التحذيرات. لدينا كل سبب للاعتقاد بأنهم سيعلمونك بفعالية والتواصل دون خطأ مع جميع الزملاء.
