Time management and its fundamentals

Most of us know that betweenbetween the desire to plan a lot and the result of "getting a lot done", as a rule, there is a large gap. And this gap is created by lost time, which could have been used quite productively. For example, spend it on some hobby, communicating with loved ones, visiting cultural events... There are so many interesting things for which there is a catastrophic lack of time? How can we organize it so that we can live a full life, and not limited by eternal worries and problems? Knowing the basics of time management helps us manage our own time - a technology that allows us to organize time and significantly increase the efficiency of its use.

The essence of time management

So what is time management? Как бы мы ни пытались оправдать нехватку времени на те или иные действия, в действительности существуют только четыре истинных причины того, что мы чего-то не успеваем. Первая, и, пожалуй, ведущая причина – нежелание выполнять определённые обязанности. Вторая, довольно весомая, причина – отсутствие интереса к какому-либо делу. Третья причина – личная неорганизованность. И, наконец, четвёртая причина нехватки времени – длительная подготовка к осуществлению какого-то занятия. Знакомо? Наверняка да. А ведь все эти причины создают довольно серьёзную проблему постоянных опозданий везде и всюду. Из-за этих опозданий мы лишаемся возможности доставить себе радость, посвятив несколько часов доставляющему удовольствие досугу. Хорошо ли это? Плохо, спору нет. Тайм-менеджмент и заключается в том, чтобы ликвидировать это «плохо». Технология его разработана на принципе того, что у человека, не способного организовать своё время, просто-напросто отсутствует мотивация для этой организации. Если её нет, мы начинаем оттягивать начало какого-то дела, избегаем не терпящего отлагательства решения проблем, обходим стороной вопросы, которые уже давно должны быть урегулированы, и так далее, и тому подобное. И увеличиваем таким образом психологический груз вины перед окружающим миром за свои нереализованные намерения. И оправдываем себя при этом нехваткой времени. Для того чтобы исправить ситуацию, нам необходим личный тайм-менеджмент. Начинается он с поиска мотивации для выполнения тех или иных дел. Допустим, не хочется нам заниматься какой-то работой. Ну, так попробуем найти плюсы, которые нам принесёт это занятие! Это может быть прибавка к зарплате, предполагаемое повышение в должности, обретение удовлетворения от выполненного долга, наконец, и отличный отдых после того, как всё будет осуществлено. На таких мотивациях можно выстраивать и домашний тайм-менеджмент. Разве секрет, дорогие мои женщины, что домашняя рутинная работа нередко вызывает не просто неприятие, но и отвращение? Однако заниматься ей необходимо, иначе грязные тарелки, немытые полы и нестиранное бельё безжалостно уничтожат и внешний, и внутренний комфорт существования всей семьи. Как ни крути и как ни кричи о разделении бытовых обязанностей, но уборка в доме – дело больше женское, чем общее. Только женщина может сделать жилище по-настоящему уютным и привлекательным. Поэтому в домашнем тайм-менеджменте она нуждается более других членов своей семьи. Организация пространства в целом имеет очень большое значение в развитии дисциплинированности каждого человека. Наше психологическое состояние существенно зависит от окружающей обстановки, и тогда, когда эта обстановка не благоустроена, она взбудораживает психику человека. Тайм-менеджмент в организации пространства вокруг нас воистину играет роль волшебной палочки. Отсутствие хаоса в этом пространстве помогает побороть внутреннюю несобранность. Таким образом, внешний порядок в доме, в рабочем кабинете, на столе, на кухне, в ванной комнате – да где угодно! — даёт возможность справиться с психологическим разладом и направить энергию в нужное русло. Очень помогает в этом вопросе соответствующая моменту деловая одежда. Как ни странно, но даже домохозяйки быстрее выполняют домашние обязанности в туфлях, а не в тапочках.

Effective time management. rules

Effective time management involvesтщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый. Тайм-менеджмент предусматривает, что все дела в плане вы должны разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены. Вторая группа составляемого плана – это важные, но не требующие немедленно исполнения дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую. Личный тайм-менеджмент третьей группы плана состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную деятельность. Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм-менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения. Кроме того, основы тайм-менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы. К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм-менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких-то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное. Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм-менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует не только понять что такое тайм-менеджмент, но и стараться руководствоваться максимумом его основных принципов.

Basic principles of time management

As we have already said, the greatest productivityfrom our work can be obtained by drawing up a detailed and consistent action plan. As for successful career advancement, it is advisable to adhere to a certain plan. This is not difficult to do. The main thing is to determine the essence of the theory. Time management includes several basic postulates:

the ability to set goals correctly;
ability to correctly determine life priorities;
ability to vary planning tools;
the development of necessary habits.

What is the ability to set yourself the right goals?goals? Effective time management implies that the goal should be specific, real, measurable and final. For example, if we simply intend to learn a foreign language, this is not a goal. But if we want to learn it to a certain level by a certain date, this is already a goal. The ability to correctly determine life priorities lies in our ability to choose from a variety of goals the most significant and important at the moment. Moreover, important in relation to oneself. After all, we often give preference to social or family goals to the detriment of our desires, and this, ultimately, can lead to the accumulation of fatigue. And then we will have to forget about the effectiveness of work. Therefore, if we need to rest, the priority goal will be to rest. With the development of the necessary habits, everything is simple. The stability of repeating the rules from day to day contributes to the development of skills, which, in turn, increase the productivity of work. Which, in general, is a significant step forward. As for the ability to vary planning tools, then a little more about this:

For success in all our activitiesIt would be advisable to start a diary that meets our requirements and habits in terms of its qualities. The diary can be electronic, paper, - whatever, as long as it allows you to easily make changes to the daily routine. In the diary, you will need to monitor the implementation of those tasks that were set for a particular day.

To plan correctly, you should describe yourlife concept on paper. Effective time management largely depends on creating a list of long-term goals, which are pointless to keep in mind. Only when written down, these goals, as if materializing, begin to really exist. The same applies to short-term goals. All of them, as we have already said, must have exact deadlines for achievement. Otherwise, the goal will be vague, and the plan for its implementation will work poorly. When writing down your goals, be sure to also take into account those that relate to our health, rest and entertainment.

Personal time management is not effectivewithout a daily plan made the night before. It is at this time that the picture of the future day and all its main tasks is most clearly presented. Thanks to such facts, we can correctly distribute the order of solving the tasks that have arisen, establishing their priority and urgency, and develop a route for our movement. During the night, our consciousness will assimilate the plan made in the evening, and the next day all actions will be performed almost automatically, without much effort.

When planning your actions, remember your global goals - this will help you rank your daily goals correctly and thus move faster towards achieving your global goals.

By making a plan, we take into account biological cycles,The ups and downs of our activity. Each person, carefully following his own condition during the day, can determine at what time of day he is most able to work. It is at this time and must have the greatest workload. Otherwise, the return from our activities will drop dramatically, and the reason for this will be the biological cycle of decline in activity.

Modern time management is embedded inthe principle of delegating responsibilities is the basis, which must also be taken into account when planning. Our strength, capabilities and time are not unlimited, which means that we should not take on an unbearable burden, trying to do as much as possible. Therefore, we find those to whom we can delegate part of the tasks, then monitoring their implementation. Such a transfer of a share of your work to another person is a very powerful tool for increasing your own productivity.

A plan made for the day as it happensimplementation must be analyzed, crossing out the points that have been implemented. This should be done impartially, soberly assessing the result of this implementation. Such actions will help to determine further goals and form a correct idea of the developing situation.

Well, that's probably all the basic rules.planning, which time management provides. Following them, we get a real chance of quick career advancement and the opportunity to have a good rest after high-quality, fully dedicated work. For greater fruitfulness of our actions, we need to follow some advice from people already experienced in this field. They are as follows. Firstly, when doing something, it is desirable to fully concentrate on it and not be distracted by any other actions: long conversations on the phone, communication with colleagues, a drawn-out tea party, etc. The result of such a scattering of attention will be elementary tasks that drag on for the whole day. Therefore, we learn to say categorically: "I have no time!" in response to someone's requests for help or the desire to chat about trifles. Secondly, when doing serious work, we remain calm. Haste and impatience lead to nervousness and fuss, and this takes a lot of time, which is simply wasted. To avoid such a situation, we control ourselves by blocking various irritants and postponing their consideration until later. And finally, thirdly: having completed some difficult task, we reward ourselves - we celebrate this event, buy some desired and pleasant things, go to an expensive restaurant, etc. In a word, we allow ourselves to do what will bring the maximum positive emotions. Such encouragement is an excellent incentive for increasing the efficiency of work and its efficiency. Time management is an excellent help on the path to success in almost all areas of our life. And if we wish this success with all our hearts - we begin to plan. Right now, take a pen, a piece of paper, sit down and write down our goals. Let them become tangible and real ... Good luck! We recommend reading: