Planning Time: How to Improve the Efficiency of Your Work

Time… Oh, how often we lack it, howWe often regret that there are only twenty-four hours in a day! We are sure that if there were at least twenty-five, it would be quite possible to manage much more, and the path to success would be much shorter. Time planning is such a difficult task... But for people who have achieved a lot in life, a day also consists of twenty-four hours! How is it that they manage to do everything necessary during this period, and at the same time manage to sleep at night, devote part of the time to some hobbies, and even arrange their personal life? Why do they succeed, but we do not? Perhaps these extremely successful representatives of the human race know some secret law of saving time? In fact, there is no special secret here. It is just that those who have managed to achieve considerable success in many areas of life know very well what the correct distribution of time and daily routine are. We do not know how to correctly manage such an irreplaceable resource as time, so we do not have time to either get everything done or have a good rest. As a result, we are always tense from obsessive thoughts about our work problems and plans. But if you think about it, these thoughts are useless. Problems are not solved by them and plans are not realized. But because of these heavy thoughts, our personal life suffers, because we, busy with thoughts about work, do not pay due attention to our loved ones. Because of them, we lose our health and spoil our nervous system, since we almost never, even in our sleep, relax and do not rest, continuing to be tormented by problems and trying to find methods to increase our efficiency. And the reason for all this is that such an important factor as saving working time is not present in our business life. Without it, we will never get out of the trap of being preoccupied with business, into which, if we think sensibly, we drove ourselves. How to learn to save time so that it is enough for both productive work and a good rest?

Planning of working hours

According to statistics, most people haveпродуктивная деятельность занимает всего лишь не более трети от полного рабочего времени. Остальные две трети приходятся на пустую суету и ненужные телодвижения. Отсюда – ворох накапливающихся с каждым днём дел, отсюда – нехватка времени на отдых, отсюда – неумение расслабляться, давая себе возможность хорошо отдохнуть. А ведь стоит нам начать придерживаться принципов правильного распределения времени и повседневного порядка, как все эти проблемы исчезнут без следа! Есть такое золотое правило шести «п»: «правильное предварительное планирование времени предотвращает плохие показатели». Просто? Ну конечно же! Однако мы почему-то игнорируем подобные методы и не принимаем во внимание тот факт, что основной причиной наших проблем является отсутствие принципов планирования времени. В чём же они заключаются эти пресловутые методы планирования времени? План – это прежде всего перечень основных дел, выполнение которых необходимо для достижения какой-то цели, и упорядочивание этого выполнения. Основные правила планирования времени предусматривают соблюдение сроков осуществления задуманного и тщательное продумывание этих сроков. Если времени, выделенного на претворение в жизнь той или иной задачи, будет слишком мало, мы опять упрёмся в тупик хаоса, потому что просто не успеем сделать запланированное. Если же его окажется много, значит, при планировании надо это предусмотреть и попытаться заполнить нишу свободного времени либо полноценным отдыхом, либо максимально продуктивными занятиями. Методы экономии времени предполагают, что распределять его необходимо ещё до того, как мы приступаем к началу работы. Время, затраченное на подобное планирование, позволит сэкономить львиную долю времени во время работы. Чтобы в процессе деятельности не возникли непредвиденные сбои, планы её осуществления нужно записывать, а не просто запоминать. Иначе мы обязательно что-нибудь упустим, а потом упущенное непременно всплывёт, заставит нас забросить другие дела и о нём позаботиться. А это приведёт к потере времени. Если же план будет зафиксирован в письменном виде, он отпечатается в подсознании, в результате чего возникнет психологический эффект самомотивации к работе. Самомотивация придаст деловой активности направленный характер. Согласно основным правилам планирования времени, план следует составлять долгосрочный, а не кратковременный. Не стоит ориентироваться на то, чтобы за действием сразу последовал вожделенный результат. Человеку свойственно медлить с выполнением масштабных задач из-за отдалённости результата, что негативно сказывается на достижении существенной цели и может увести в сторону от неё. О каком же успехе тогда может идти речь, если мы, вместо того чтобы упорно стремиться к нему, начнём шататься из стороны в сторону? Мы лишь потеряем время и силы, так в итоге и не добившись желаемого. Поэтому составляем список дел, как нам диктуют методы планирования времени, на длительные сроки, и стимулируем свою творческую активность сразу и на следующий день, и на неделю, и на месяц, и даже на год. При этом в плане следует фиксировать не какие-то отвлечённые задачи вроде «Позвонить Иванову» или «Встретиться с Петровым», а конкретные цели таких звонков и встреч: «Обсудить с Ивановым условия договора с поставщиками», «Решить с Петровым задачу сбыта товара» и так далее. Рассмотрим подробнее, как нужно составлять и записывать план экономии рабочего времени.

Time distribution and day-to-day business

When making a time-saving and time-distribution plan, you should sort your tasks by importance, numbering them on a list and prioritizing them. To do this:

We break a sheet of paper into three squares;
In the first square we write down the most important and urgent cases;
In the second square, we record important, but not very urgent, cases;
In the third square we write down things that are not very important and not very urgent.

Once the list is compiled, we mark itit contains the approximate time required to complete a particular task, we add it up and get the total period of time required to complete everything planned. At the same time, we take into account that we will need time for unforeseen matters and periodic rest from work. Therefore, it is unreasonable to completely fill your entire day with things to do, and if our list assumes the full use of the day to complete the planned, we shorten it. Having planned something that cannot be implemented within the established time frame, we doom ourselves to stress and dissatisfaction with ourselves. Having completed the work written down in some point, we cross out this point and proceed to the next one. We complete large tasks in parts, arranging short breaks for ourselves. At the same time, we try not to leave tails for the next day. At the end of the current day, we reread the list-plan for it once again, remember whether we missed anything important, and if there is nothing important, we put the list aside, completely forget about work and go to rest with a complete sense of satisfaction. The working day is over. All these methods of planning working time are simple but effective. Once we start following them, we will understand that we manage to do much more during the day, while getting much less tired. As a result, we will have a feeling of self-confidence, the situation will develop systematically and methodically, and actions will lose the element of chaos. And very soon we will realize that we are firmly stepping towards our success, which, of course, awaits each of us.