Telefonsamtaler er for længst blevet vigtigeet forretningsværktøj og simpelthen en del af vores liv. Og det er klart, at hvis du vil give indtryk af en smart pige eller kvinde, skal kommunikationen på telefonen være høflig. Og ikke kun med slægtninge, venner og bekendte, men også med fremmede - moderne etikette taler om dette. Hvis du følger de grundlæggende regler for kommunikation i telefonen, vil høflighed altid være dit visitkort. Det vil hjælpe dig med at danne eller styrke et positivt image. Der skal selvfølgelig også høflighed til på arbejdet. At følge reglerne for forretningssamtale kan påvirke billedet af din virksomhed generelt og dit image som forretningskvinde i særdeleshed. Derfor er det værd at lære at besvare telefonopkald korrekt, hvis du ønsker at gøre en succesfuld karriere på kontoret eller i din personlige virksomhed. Etiketten for en forretningssamtale på telefonen er ikke så svær at mestre: det vigtigste er at huske de grundlæggende regler, som er emnet for denne artikel. En lille ansvarsfraskrivelse: vores fokus vil naturligvis primært være på kunsten at føre en korrekt samtale med forretningspartnere, kunder, leverandører, overordnede og underordnede. Men vi vil så at sige ikke gå glip af nuancerne i den uformelle teknik med at kommunikere over telefonen. Under samtaler med veninder, slægtninge og unge kan der jo også støde på "faldgruber", som en velopdragen pige bør undgå. Så etiketten for forretningskommunikation vil blive suppleret med hemmelighederne bag en uformel samtale på telefonen.

Ikke lang ring

Ved at taste det nummer, du er interesseret i, venterikke tage telefonen for længe. Den optimale ventetid er ikke mere end fem eller seks bip. Hvis du ikke er blevet besvaret inden for denne tid, så er den kaldte samtalepartner enten flyttet væk eller har for travlt og kan ikke tale nu. Under alle omstændigheder, glem ikke høflighed, når du fylder kontoret med endeløse opkald. Hvis de ringer til dig, skal du besvare opkaldet efter anden eller tredje ring. En sådan effektivitet vil hjælpe den, der ringer op, med at spare tid og vise dine gode forretningsegenskaber. Moderne etikette indebærer, at reglerne ikke kun gælder under en forretningssamtale, men også under uformel kommunikation. Selv din bedste vens nummer bør ikke ringes op ti gange hvert femte minut (medmindre der selvfølgelig er sket noget vigtigt). Hvis de ikke tager telefonen med det samme, betyder det, at de af en eller anden grund ikke kan gøre det - du skal være tålmodig. Det er bedre at ringe til nummeret efter et stykke tid eller vente, indtil de ringer tilbage. Og at tage telefonen (eller modtage et opkald på din mobil) er også bedre uden unødvendige forsinkelser. Også selvom du ved, at de nu har ringet til dit nummer bare for at chatte. Etikette dikterer de samme to eller tre opkald. Og hvorfor egentlig få en person til at vente længere?

Indfør dig selv ved at give dit fulde navn

Den opkaldte abonnent siger så sit navn førstder er nogen, der besvarer opkaldet. Når du tager telefonen, så start altid med en hilsen efterfulgt af din stilling i virksomheden (eller navnet på den afdeling, du arbejder i) og dit fulde navn. Typisk beslutter virksomhedsledelsen på forhånd, hvad medarbejderne skal ringe til virksomheden, når de besvarer telefonen – virksomhedens etikette tilsiger, at det skal være en kort, men omfattende introduktion til organisationen, der er passende til at besvare alle mulige indgående opkald. Men når du foretager opkald inden for virksomheden, er det nok kun at angive dit fulde navn. Det er også tilrådeligt at tilføje en eller to sætninger helt i begyndelsen af ​​samtalen, der ville hjælpe med at skabe en behagelig atmosfære og vise samtalepartneren din velvilje og lyst til at hjælpe. Uudtrykt "Hej" eller "Lyt!" er upassende, da de ikke vil give den, der ringer nogen information - han vil blive tvunget til at spørge om, hvor han er endt, og hvem der taler med ham. Derudover giver hilsenen den, der ringer, nok tid til at forberede sig på at modtage information, der er vigtig for ham. Selvfølgelig er uformel kommunikation i denne henseende meget enklere: i begyndelsen af ​​en almindelig, snarere end forretningssamtale, er der ingen grund til at angive dit efternavn eller stilling, der er ingen grund til at vælge den første sætning. Der vil ikke være nogen brud på etikette, hvis du blot siger: "Hej, det er… "Det vigtigste er, at samtalepartneren forstår, hvem der kommunikerer med ham. Ringer du med en gammel ven, nære slægtninge (for eksempel din mor eller søster) eller en ung mand - med en, der kender dig på stemmen - kan du slet ikke præsentere dig selv, men blot udveksle hilsner. Ja, etikette kan også foreskrive en mere respektfuld begyndelse, for eksempel: "Hej" eller "Goddag" og med fornavn og patronym, men kun når du i det virkelige liv kommunikerer på samme måde.  Og husk, at en velopdragen pige eller kvinde bevarer sekvensen af ​​udveksling af hilsner, karakteristisk for forretningskommunikation, selv i en uformel samtale. Hvis du ringer, så lad personen sige hej, lad være med at afbryde (selvom det er din bedste ven), og hils så selv på ham og fortæl ham, hvad du vil.  Hvis de ringer til dig, så sig hej, og lad så personen hilse på dig og lyt godt efter – etikette vil blive overholdt upåklageligt.

Spørg altid, om du ringer til tiden

Hvis du ringer, så spørg altid, om de harDet er på tide, at din samtalepartner lytter til dig. Det er ikke kun et spørgsmål om høflighed, selvom det også er meget vigtigt. Hvis din samtalepartner har for travlt med noget i øjeblikket, vil han ikke lytte for nøje til dig og vil ikke være i stand til fuldt ud at forstå de oplysninger, du præsenterer. Som et resultat vil dit opkald være ineffektivt. Etikette og banal logik tyder på, at det er bedre ikke at glemme anstændighed og bruge følgende sætninger i begyndelsen af ​​en samtale:

• Kan du give mig fem (ti, et par) minutter? Jeg har brug for at tale med dig om ... (kort redegør for essensen af ​​sagen).
• Hvornår skal jeg ringe til dig for at diskutere ...? Jeg har brug for fem minutter til at tale.
• Hvis det ikke gør det vanskeligt, ring mig straks tilbage, hvordan man bliver løsladt.

Det er især vigtigt at spørge samtalepartneren, det er praktiskom han kan tale med dig, hvis du ringer på en mobiltelefon. Når alt kommer til alt, i dette øjeblik kan en person være hvor som helst, og ikke overalt er han klar til at lytte til forretningsforslag. Hvis der tværtimod er nogen, der ringer til dig på et tidspunkt, hvor du ikke kan tale, kan du nu bede den anden om at ringe tilbage. Fortæl os det tidspunkt, der er bedst for dig at ringe igen. Du kan love, at du selv ringer tilbage. Sørg for at undskylde, at du ikke kunne lytte til din kollega, der ringede, og måtte afbryde samtalen. Etikette kræver, at disse regler ikke kun tages i betragtning under forretningskommunikation, men også under uformel samtale. Når du ringer til et nummer, kan du selvfølgelig undvære tør embedsmandskab, men selv din mor, kæreste eller mand (kæreste) bør spørge, om det er praktisk for hende (ham) at tale nu. Især hvis du ringer til en person på arbejdet. De eneste undtagelser er de situationer, hvor du med sikkerhed ved, at din samtalepartner ikke har travlt med noget vigtigt lige nu eller specifikt venter på dit opkald. Hvis de ringede til dig, men der ikke er tid til at føre en samtale, så tøv ikke med at sige, at du har travlt, selvom den anden ende af linjen er den person, som du er meget nær og kær. Men husk, at ordentlig moderne telefonkommunikation også er en kunst, en færdighed og evnen til ikke at fornærme eller skuffe. Undskyld derfor, selv i en uformel samtale, at du ikke kan tale og sig, at du vil ringe tilbage. Men husk bare at holde dette løfte. Eller fortæl mig, hvornår jeg skal ringe til dig, hvis du af en eller anden grund ikke selv kan ringe tilbage. Ved at gøre dette vil du ikke kun overholde etikette, men også vise, at du respekterer opmærksomheden fra den person, der henvendte dig. En lille tilføjelse: Hvis du ofte ringer til nogen på telefonen, især ikke kun venner, men på arbejdet, for forretningskommunikation, er det tilrådeligt at aftale et bestemt tidspunkt. Hvis din samarbejdspartner ved, at du for eksempel ringer til ham klokken 15.00, vil han kunne forberede sig til samtalen. Og omvendt: hvis du ved, at du skal forvente et forretningsopkald f.eks. kl. 11:15, vil det give dig mulighed for at planlægge din arbejdsdag før og efter dette øjeblik - det er netop tilfældet, når etikette virker for dig . Og der er ingen, der forhindrer dig i at indgå en aftale med dine veninder og sætte en tid til ti minutters daglig chat. At vide, hvornår uformel kommunikation på telefonen vil finde sted, er også praktisk, fordi hver pige og kvinde har mange daglige bekymringer, og det er nødvendigt, at deres løsning ikke falder sammen i tid med en venlig samtale.

Glem ikke tonen i din stemme. Smil!

Hvis du aldrig har mødt en person før,med hvem du taler i telefon, vil den eneste måde at skabe et positivt indtryk af dig selv på være intonationen af ​​din stemme. Derfor skal der lægges særlig vægt på tonefaldet, for det er sådan, du kan skabe en gunstig atmosfære til en vigtig samtale. Hvis du smiler under en samtale, vil din usynlige samtalepartner føle sympati for dig. Dette vil hjælpe dig med at vinde ham, og din samtale bliver mere produktiv. Og under en uformel samtale er en venlig tone også meget vigtig. Hvorfor? Bare forestil dig situationen: alt er fint med dig, men du taler med din mor eller kæreste på en eller anden måde tør, kold, livløs. I en sådan situation vil personen på den anden side af ledningen enten blive bekymret, og så vil spørgsmålene begynde ud af ingenting, eller han vil blive stødt af dig. Men du forstår udmærket selv, at det er endnu vigtigere at kommunikere venligt med mennesker, der står dit hjerte nært, end med samarbejdspartnere under en forretningssamtale. Under en uformel samtale er ikke kun smil ganske acceptable, men også latter, vittigheder og gags. Men mens du har det sjovt, så glem ikke, at du stadig skal overholde etikette og ikke afbryde din samtalepartner, selvom det er din bedste ven, og du lige har lavet et meget sjovt ordspil som svar på hendes udtryk. Ellers kan vittigheder ende i fornærmelser og bebrejdelser.

Tal klart og præcist, nøjagtigt at udtrykke tanken

Formålet med et forretningsopkald bør være at opnågensidig forståelse og ikke ønsket om at give modargumenter til ethvert argument fra samtalepartneren. Giv den, der ringer, nok tid til at absorbere dine tanker, men træk ikke samtalen ud for at undgå at miste opmærksomheden. Tænk på den kommende samtale på forhånd for at formidle essensen af ​​problemet så præcist som muligt, undgå lange og omfattende argumenter. Mens du har en forretningssamtale i telefonen, bør din talehastighed være næsten det halve af en normal samtale. Dette er primært nødvendigt, fordi den person, der lytter til dig, er begrænset i evnen til at bruge andre sanser end hørelsen til at opfatte. Med visuel kontakt lettes bedre forståelse af fagter, ansigtsudtryk og andre midler til non-verbal kommunikation, mens når du taler i telefon, hører din samtalepartner kun din stemme. Prøv derfor at tale lidt langsommere end normalt, udtal ordene klart og brug korte sætninger. Hold det kort og klart. Du kan nemt bestemme det optimale tempo i samtalen, hvis du allerede i begyndelsen af ​​samtalen lytter til, hvordan din samtalepartner taler. Hvis du ønsker at opnå gensidig forståelse, vil det være bedre, hvis du tilpasser dig hans talehastighed. Hvis en person taler langsomt, vil han ikke have tid til at følge din tanke og lytte til "hundrede ord i minuttet." Og hvis samtalepartneren taler hurtigt, har han måske travlt, og langsom tale, præget af hyppige pauser, vil irritere ham. Det er usandsynligt, at han nogensinde vil tale med dig igen. Alle disse regler er vigtige ikke kun for forretningskommunikation - de finder også deres anvendelse i uformel samtale. Selvom du fortæller de seneste nyheder til din bedste ven, bør du ikke mumle eller jamre – etikette opfordrer dig til at respektere dine samtalepartnere, give dem tid til at tænke, forestille sig, sige. Husk, at kunsten at kommunikere i telefonen er at både fortælle og høre, samt modtage og give moralsk nydelse af en samtale med en høflig person.

Afslutter en samtale

Læg først på, når du er klarVi er sikre på, at samtalepartneren, der ringede til dig, sagde alt, hvad han havde brug for. Det ville være for uhøfligt af dig at afbryde din samtalepartner midt i sætningen og lægge røret på. Til allersidst er det værd at kort opsummere samtalen for at sikre, at din samtalepartner hørte alt, hvad du sagde, og at du selv forstod alt, hvad han fortalte dig korrekt. Dette vil hjælpe med at undgå mulige misforståelser. Hvis samtalen viste sig at være længere, end du havde forventet, skal du ikke undskylde i slutningen af ​​den, men takke samtalepartneren for at give dig sin tid. Dette vil vise, at du respekterer hans arbejdstid, og du behøver ikke at afslutte samtalen med en undskyldende tone. Begge parter vil blive glade, hvis I siger kærligt farvel, ønsker hinanden held og lykke eller en god dag. Et sådant ønske vil hjælpe dig med at afslutte en vigtig telefonsamtale høfligt. Disse regler for forretningskommunikation afspejles i uformelle situationer. Når du afslutter en samtale med en, du holder af, bør du ikke sige "farvel" og bare lægge på. Du skal vente på hans svar, selvom du har travlt. I princippet indebærer en velopdragen piges etikette, at du vil følge den samme regel i tilfælde af bare bekendte eller slægtninge. Og selvfølgelig, hvis personen på den anden side af telefonen er den første til at sige til dig: "Farvel", skal du sørge for høfligt at sige farvel til ham. Det er klart, at hvis du ikke gør dette, kan de simpelthen blive stødt på dig. Desuden, jo tættere en person opfatter dig, jo dybere vil krænkelsen være. Husk, at korrekt og moderne kommunikation på telefonen er en kunst, der kræver, at du er opmærksom på dine samtalepartneres følelser. Vi anbefaler at læse:

Kommentarer

kommentarer