Mennesket er et socialt væsen.Vi lever blandt vores egen slags, og hver dag skal vi kommunikere med mange mennesker. Succesfuld kommunikation afhænger af evnen til at etablere kontakt med én person eller med et helt publikum. Desværre er det ikke alle, der kender reglerne for vellykket kommunikation og begår almindelige fejl. Sådanne fejl kan føre til ubehagelige konsekvenser, især fejl i forretningskommunikation – de kan skade din karriere betydeligt. Og omvendt: gode talere med kommunikationsevner — normalt succesfulde mennesker. For at du kan lære at føre en samtale korrekt og undgå akavede situationer, vil vi introducere dig til almindelige kommunikationsfejl, som du bør undgå.
Kommunikationsfejl
De mest almindelige fejl i erhvervskommunikation
Kommunikationsfejl i virksomhedskommunikation harderes egne karakteristika, selvom de gentager dagligdags fejl i kommunikationen. I begge tilfælde er ægte kommunikation en gensidig tovejsproces snarere end en envejslevering af information. Og hvis der ikke er tovejskommunikation i virksomhedskommunikation, så kan det skade forretningen alvorligt. Det skal du tage højde for, hvis du vil have en succesfuld karriere. Desværre ser mange ledere og ledere interaktioner med medarbejdere eller kunder som en mulighed for at påtage sig rollen som en lærer, der ved alt og forventer, at andre passivt absorberer den viden, der kommer fra ham. Og de kender ikke til de vigtigste fejl i kommunikationen, hvilket gør dem igen og igen. Hvad er disse fejl? Lad os se på nogle af de mest typiske:
- Manglende forståelse af kropssprog. Kropssproget leverer en stor mængde information, ofte meget mere end med talekommunikation. Medarbejdere, der ikke er i stand til at mestre mindst det grundlæggende i ikke-verbal kommunikation, kan ikke forstå den sande betydning af den besked, de hører. Derudover kan du uden at vide kroppens sprog kende mest ubevidst modstridende signaler, der vil underminere din tillid fra samtalepartens side. Hvis du for eksempel krydser dine ben eller hænder under en samtale, kan det opfattes som et tegn på, at dit sind er lukket fra at opfatte, hvad man får at vide, selvom det faktisk ikke kan være sådan. Eller et andet eksempel: Du taler med en potentiel kunde og er ikke opmærksom på, at hans øjenbryn er lidt hævet og udseendet vandrer et eller andet sted væk fra dig. Og være opmærksom på det ville være værd, fordi det er et signal om, at du ikke er en meget pålidelig og anstændig person.
- Manglende evne til at lytte. Vi har allerede talt om dette - kommunikation er en gade med tovejstrafik, og evnen til at lytte i erhvervskommunikation er ofte meget vigtigere end evnen til at tale. Lytning er ikke en arvelig karakteristika; Denne færdighed skal studeres og trænes for at kunne kommunikere effektivt. Hvis du ikke lærer at lytte, kan du misforstå og derefter forvrænge oplysningerne, eller en dag savne vigtige instruktioner eller råd fra din vejledning. Dårlig lyttefærdigheder kan også reducere chefernes evne til intelligent at forklare opgaven eller løse en konflikt i et hold.
- Overholdelse af fortrolighed. Nogle spørgsmål bør ikke offentliggøres, før de er under drøftelse. Hvis du er betroet en hemmelighed, skal du beholde den fra alle. Men at lyve, ikke ønsker at afsløre hvad man skal snakke om med alle, mens det er umuligt, er under ingen omstændigheder det værd. Hvis du tyver på løgne, er der en risiko for, at du ikke vil stole på. I stedet for at lyve lærer du at svare som dette: "Jeg har ikke ret til at kommentere", eller: "Jeg kan ikke svare på dette spørgsmål nu."
- Passivitet. Hvis du ikke gør noget eller ikke siger noget, kan det stadig give folk nogle oplysninger. Kun oplysninger er falske. Hvis du ikke prise, får folk en "besked", som de ikke værdsætter. Hvis du ikke forklarer rimeligheden af beslutningen, så gør du det klart, at du ikke stoler på dem. Og hvis du ikke fortæller lederen hvilke mål du har sat for din virksomhed, ved folk ikke hvordan man kan hjælpe dig med at komme derhen.
- Misforståelse af publikumets interesser. I erhvervskommunikation er der altid en målgruppe. En klar forståelse af dette publikums interesser vil bidrage til at kommunikationen bliver den mest effektive. Før du begynder at kommunikere med publikum (uanset størrelse: det er din ydeevne i konferencelokalet eller kommunikation med to klienter eller partnere), skal du bestemme, hvad formålet med denne kommunikation er. Dette vil give information for at overbevise, påvirke valget, sælge? Hvad vil du tale om, og hvad vil de høre fra dig? Hvilke spørgsmål eller indvendinger kan følge? Svar på disse spørgsmål vil bidrage til at etablere fuldgyldig kommunikation på en forretningsmæssig måde.
- Brug af uhensigtsmæssige former for kommunikation. Det kan forekomme, at personlig (dvs. ansigt til ansigt) kommunikation i vores tid bliver mere og mere upassende. Næsten alle os kommunikerer nu med telefoner og computere. Men stadig lever, menneskelig kommunikation er nødvendig for os mere end kommunikation med hjælp fra teknologi. Selvfølgelig er e-mail meget bekvemt for øjeblikkelig transmission af enhver mængde oplysninger; men brugen af denne form for kommunikation er helt uhensigtsmæssig til at løse eventuelle følelsesmæssige problemer. I denne situation kan e-mail-meddelelser fejlfortolkes. Det er bedre at udvej i det mindste til telefonen. Samtidig vil telefonsamtaler om deres effektivitet aldrig overstige effektiviteten af personlige møder. På mødet vil samtaleren ikke kun høre stemmeens intonation, men også se dine øjne, ansigtsudtryk, modtage andre ikke-verbale signaler fra dig.
Du skal også tage højde for, at forskellige menneskeropfatter visse former for kommunikation forskelligt. "Lyttere" vil ikke være opmærksomme på noterne, men de vil let opfatte selv den længste samtale. "Læsere" opfatter information godt i skriftlig form, men under en samtale kan de gå glip af mange vigtige detaljer. Hvis du taler med "læseren" eller skriver til "lytteren", får du muligvis ikke den information, de har brug for. Så vær ikke bleg for at spørge dine kolleger og partnere, hvordan de foretrækker at modtage information.
Hvordan man undgår fejl i en alder af kommunikative teknologier
I dag er kommunikationsevner af stor betydningbetydning - både når du arbejder på et kontor og i en mindre virksomhed, og især for ledere og direktører. Nogle mennesker er født med evnen til at omgås og kommunikere effektivt med andre; men i vores tid er det nødvendigt at lære at kommunikere korrekt ved hjælp af kommunikationsteknologier. Sådanne teknologier har i det enogtyvende århundrede skabt rige muligheder for kommunikation både med kolleger fra samme kontor og med internationale partnere. Men hvert kommunikationsmiddel kan fremprovokere et nyt "mønster" af mulige kommunikationsfejl. Vi har allerede nævnt dem, nu vil vi se på dem mere detaljeret.
- E-mail.E-mail giver et begrænset middel til at formidle budskaber, fordi den ikke omfatter to af de vigtigste kommunikationselementer – tonefald og kropssprog. Uden dem kan dine oplysninger blive misfortolket - en sarkastisk vittighed kan opfattes som et vredt angreb, irritation vil blive ignoreret, og en antydning, for eksempel, om det haster med at gennemføre en ordre, — det vil bare ikke blive bemærket. For at undgå fejl i kommunikationen via e-mail, skal du bruge et enkelt, kortfattet sprog og bogstavelig formulering. Andre mulige fejl:
- Kvitteringen på dit brev spores ikke. Nogle gange stole vi for meget på e-mail. Men nogle gange kan dit brev komme ind i spam- eller junk mail-mappe, hvorefter det automatisk bliver slettet. Derfor, hvis du sendte et vigtigt brev og ikke modtog et svar, ring og se om det blev modtaget.
- Ufuldstændig læsning af hans mail. Hvis du sender et brev med detaljerede oplysninger, træning eller med svar på specifikke spørgsmål, forventer de, at brevet vil blive læst helt. Men ofte læser vi ikke brevet til sidst, og efter et stykke tid begynder vi at stille spørgsmål, hvilke svar der allerede er givet til os. Derfor er det nødvendigt at vane at læse den elektroniske besked fra begyndelsen til slutningen.
- Telefonforbindelse. Samt i elektronisk kommunikation, der er en betydelig ulempe bliver umuligt at forstærke budskabet kropssprog (selvom her mindst der tonefald og talehastighed, men det er også vigtigt ikke-verbale signaler). Mangel på tale i telefon i det faktum, at det foregår i realtid, hvilket fjerner muligheden for at redigere og fine "tuning" beskeder, kan dette gøres elektronisk eller i skriftlig korrespondance. Et udslæt ord kan negere alle dine bestræbelser. Derfor kan du ikke starte en samtale på telefonen, grundigt ikke have forberedt det. Andre fejl:
- Besvar opkaldet, før du hører stemmenindlæg. Oftest din vordende være samtalepartner efterlade os en talebesked, som kort beskriver essensen af det spørgsmål, som han ønskede at diskutere med os. Vi, når vi ser et uacceptabelt opkald, skal du straks ringe op til nummeret på den, der ringer op. Og han må bruge sin tid og tålmodighed på en anden forklaring. Dette er uprofessionel adfærd. Gør det til en vane at først undersøge, om der er en talebesked, lytte til det, notere oplysningerne og derefter ringe tilbage til en konstruktiv samtale.
- Modtagelse af et opkald på det forkerte tidspunkt. Hvis du er i et møde eller på et møde, skal du tage reglen om at sætte telefonen i vibrationstilstand. Det vil være helt uhensigtsmæssigt, hvis du besvarer opkaldet direkte under en forretningsforbindelse, og din samtalepartner skal sidde og vente, indtil du er færdig. Det vil også være en fejl, hvis du kun afhenter telefonen for at fortælle dig, at du ikke kan tale lige nu. Hvis du er på et møde eller en konference, og du har modtaget et meget vigtigt opkald, skal du først komme ud af dette værelse, og kun derefter tage opkaldet.
Afslør alle fejl og mangler i forretningskommunikationog ret svær at beskrive. Det vigtigste du skal huske, og hvad du skal gøre — er at tænke over hovedmålene for din virksomhedskommunikation og de handlinger, der er nødvendige for at understøtte disse mål. Spørg dig selv: Hvordan kan jeg mest effektivt formidle budskabet? Og vær forberedt på at spørge andre: "Hvordan foretrækker du at modtage beskeder fra mig?" Den amerikanske forfatter Anne Morrow Lindbergh sagde engang: "God kommunikation er lige så opkvikkende som kaffe." Hvis du gerne vil have en god karriere, men ikke er helt sikker på dine kommunikationsevner endnu, så begynd at bruge vores tips og vær opmærksom på advarslerne nedenfor. Vi har al mulig grund til at tro, at de nemt vil lære dig, hvordan du kommunikerer effektivt og fejlfrit med alle dine kolleger.
