Planlægningstid: Sådan forbedrer du effektiviteten af dit arbejde

Tid... Åh, hvor ofte går vi glip af det, hvordanVi fortryder ofte, at der kun er fireogtyve timer i et døgn! Vi er sikre på, at hvis der var mindst femogtyve af dem, ville det være meget muligt at opnå meget mere, og vejen til succes ville være meget kortere. At planlægge tid er så svær en opgave... Men for mennesker, der har opnået meget i livet, består dagen også af fireogtyve timer! Hvorfor formår de at gøre alt, hvad der er nødvendigt i denne periode, og samtidig formår de at sove om natten, afsætte en del af deres tid til nogle hobbyer og endda styre deres personlige liv? Hvorfor lykkes de, og vi gør ikke? Måske kender disse ekstremt succesrige repræsentanter for den menneskelige race en hemmelig lov om at spare tid? Faktisk er der ingen særlig hemmelighed her. Det er bare, at de, der har været i stand til at opnå betydelig succes på mange områder af livet, godt ved, hvad ordentlig tidsstyring og daglig rutine er. Vi ved ikke, hvordan vi korrekt administrerer en så uerstattelig ressource som tid, så vi har ikke tid til enten at lave alle vores anliggender om eller have en god hvile. Som følge heraf er vi altid spændte af tvangstanker om vores arbejdsproblemer og planer. Men hvis du ser på det, er disse tanker til ingen nytte. De løser ikke problemer, og planer bliver ikke til virkelighed. Men på grund af disse tunge tanker lider vores personlige liv, fordi vi, travlt med tanker om arbejde, ikke er behørigt opmærksomme på vores kære. På grund af dem mister vi vores helbred og ødelægger vores nervesystem, da vi næsten aldrig, selv i vores søvn, slapper af og hviler, fortsætter med at blive plaget af problemer og forsøger at finde metoder til at øge vores effektivitet. Og grunden til det er, at der i vores erhvervsliv ikke er en så vigtig faktor som at spare arbejdstid. Uden den kommer vi aldrig ud af fælden med at blive overvældet af affærer, som vi, hvis vi tænker fornuftigt, har drevet os selv ind. Hvordan kan du lære at spare tid, så du har tid nok til både produktivt arbejde og god hvile?

Planlægning af arbejdstiden

Ifølge statistikker er de fleste menneskerпродуктивная деятельность занимает всего лишь не более трети от полного рабочего времени. Остальные две трети приходятся на пустую суету и ненужные телодвижения. Отсюда – ворох накапливающихся с каждым днём дел, отсюда – нехватка времени на отдых, отсюда – неумение расслабляться, давая себе возможность хорошо отдохнуть. А ведь стоит нам начать придерживаться принципов правильного распределения времени и повседневного порядка, как все эти проблемы исчезнут без следа! Есть такое золотое правило шести «п»: «правильное предварительное планирование времени предотвращает плохие показатели». Просто? Ну конечно же! Однако мы почему-то игнорируем подобные методы и не принимаем во внимание тот факт, что основной причиной наших проблем является отсутствие принципов планирования времени. В чём же они заключаются эти пресловутые методы планирования времени? План – это прежде всего перечень основных дел, выполнение которых необходимо для достижения какой-то цели, и упорядочивание этого выполнения. Основные правила планирования времени предусматривают соблюдение сроков осуществления задуманного и тщательное продумывание этих сроков. Если времени, выделенного на претворение в жизнь той или иной задачи, будет слишком мало, мы опять упрёмся в тупик хаоса, потому что просто не успеем сделать запланированное. Если же его окажется много, значит, при планировании надо это предусмотреть и попытаться заполнить нишу свободного времени либо полноценным отдыхом, либо максимально продуктивными занятиями. Методы экономии времени предполагают, что распределять его необходимо ещё до того, как мы приступаем к началу работы. Время, затраченное на подобное планирование, позволит сэкономить львиную долю времени во время работы. Чтобы в процессе деятельности не возникли непредвиденные сбои, планы её осуществления нужно записывать, а не просто запоминать. Иначе мы обязательно что-нибудь упустим, а потом упущенное непременно всплывёт, заставит нас забросить другие дела и о нём позаботиться. А это приведёт к потере времени. Если же план будет зафиксирован в письменном виде, он отпечатается в подсознании, в результате чего возникнет психологический эффект самомотивации к работе. Самомотивация придаст деловой активности направленный характер. Согласно основным правилам планирования времени, план следует составлять долгосрочный, а не кратковременный. Не стоит ориентироваться на то, чтобы за действием сразу последовал вожделенный результат. Человеку свойственно медлить с выполнением масштабных задач из-за отдалённости результата, что негативно сказывается на достижении существенной цели и может увести в сторону от неё. О каком же успехе тогда может идти речь, если мы, вместо того чтобы упорно стремиться к нему, начнём шататься из стороны в сторону? Мы лишь потеряем время и силы, так в итоге и не добившись желаемого. Поэтому составляем список дел, как нам диктуют методы планирования времени, на длительные сроки, и стимулируем свою творческую активность сразу и на следующий день, и на неделю, и на месяц, и даже на год. При этом в плане следует фиксировать не какие-то отвлечённые задачи вроде «Позвонить Иванову» или «Встретиться с Петровым», а конкретные цели таких звонков и встреч: «Обсудить с Ивановым условия договора с поставщиками», «Решить с Петровым задачу сбыта товара» и так далее. Рассмотрим подробнее, как нужно составлять и записывать план экономии рабочего времени.

Tidsfordeling og den daglige drift

Når du laver en plan for at spare tid og fordeler den, bør du sortere dine opgaver efter vigtighed, nummerere dem på listen og fremhæve prioriteter. Sådan gør du:

Vi brækker et ark papir i tre firkanter;
I den første plads skriver vi ned de vigtigste og uopsættelige sager;
På den anden plads registrerer vi vigtige, men ikke meget presserende sager;
På tredje pladsen skriver vi ned ting, der ikke er meget vigtige og ikke meget presserende.

Når listen er udarbejdet, markeresDen indeholder den omtrentlige tid, der kræves for at fuldføre en bestemt opgave, opsummere den og få den samlede tid, der kræves for at implementere alt det planlagte. Samtidig tager vi højde for, at vi får brug for tid til uforudsete forhold og periodisk hvile fra arbejdet. Derfor er det urimeligt helt at fylde hele din dag med aktiviteter, og hvis vores liste forudsætter fuld udnyttelse af dagen til at gennemføre det planlagte, reducerer vi det. Ved at planlægge noget, der ikke kan gennemføres inden for den fastsatte tidsramme, dømmer vi os selv til stress og utilfredshed med os selv. Efter at have afsluttet arbejdet, der er skrevet ned på et tidspunkt, streger vi dette punkt over og fortsætter til det næste. Vi udfører store opgaver i dele, og giver os selv korte pauser. Samtidig forsøger vi ikke at forlade haler næste dag. I slutningen af den aktuelle dag genlæser vi listeplanen for det igen, husk hvis vi gik glip af noget vigtigt, og hvis det vigtige ikke findes, lægger vi listen til side, glemmer helt alt om arbejdet og går til hvile med en fuldstændig følelse af tilfredshed. Arbejdsdagen er slut. Alle disse tidsplanlægningsmetoder er enkle, men effektive. Når vi begynder at holde fast i dem, vil vi indse, at vi formår at gøre meget mere på en dag, samtidig med at vi er meget mindre trætte. Som et resultat vil vi have en følelse af selvtillid, situationen vil udvikle sig systematisk og metodisk, og vores handlinger vil miste elementet af kaos. Og meget snart indser vi, at vi går stærkt mod vores succes, som selvfølgelig venter os hver især.