Det vil helt sikkert aldrig falde dig indfortæl din chef: "Hej, kammerat! Hvordan har du det?" Bortset fra i de sjældne tilfælde, hvor han både er en leder og en ven, er dette upassende. Samtidig tillader vi os selv i processen med officiel korrespondance at begå endnu mere monumentale fejl. Men, ser du, det er nødvendigt at kende forretningsbrevetikette for at se respektabel ud og have et godt omdømme. Vi vil rive alle de slør af, der skjuler sandheden, og fortælle dig, hvordan du kommunikerer kompetent med forretningspartnere.

Specificitet af forretningsforbindelser

Hvis du vil forstå, hvordan man skriver korrektbreve til arbejde, skal du vide, hvordan forretningskommunikation adskiller sig fra almindelig kommunikation. Som enhver anden involverer det udveksling af information, interaktion og opfattelse af hinanden. Men hovedtræk ved forretningskommunikation er, at der praktisk talt ikke er nogen personlig komponent i det. For eksempel viser vi på arbejdet eller i enhver statslig organisation praktisk talt ingen af ​​vores karakteristiske karaktertræk: vi joker ikke, råber ikke, danser ikke osv. …Tværtimod tager vi masken på som en rolig, høflig og forretningsmæssig person, der ikke kan knækkes af noget. Der er ikke plads til følelser i forretningskommunikation. Ingen af ​​dine partnere, kollegaer eller kunder bliver glade, hvis du pludselig begynder at græde eller hoppe af glæde. Nej, selvfølgelig er du ikke en robot, men noget nær det. I det mindste skal du undgå stærke og dybe følelser. Et andet træk ved forretningskommunikation — det kan ikke stoppes, når du ønsker det. Det vil sige, at det i det almindelige liv også sker, for eksempel når du taler med din svigermor eller forældre. Men i den professionelle sfære kan du slet ikke tage afsted, hvis en kunde eller samarbejdspartner spørger dig om noget. Og ignorer også hans breve, beskeder og opkald — Der er risiko for at miste dit job efter dette. Dette er grunden til, at linjen om stressmodstand og teamwork er så populær i forskellige jobkrav, fordi du i et forretningsmiljø bliver nødt til at møde og kommunikere med en række mennesker. Forretningskommunikation har altid et formål. Hvis du i køkkenet med dine venner bare skal chatte (selvom dette også har sine egne behov), så møder du på arbejdet visse mennesker med en ret klar hensigt. Dette kan være at diskutere et projekt, planlægge organisationens arbejde for de næste seks måneder eller noget andet. Derfor former denne funktion karakteren af ​​forretningskommunikation: selvbesiddende, "tør", hurtig, klar og uden lyriske digressioner. Sådan fungerer tingene i hvert fald i de fleste situationer.

Den generelle etikette af et forretningsbrev

Naturligvis er skriftlig tale stærktadskiller sig fra oral: i det har du ikke mulighed for at placere accenter innationalt. Og i dette tilfælde er der meget flere etikettestandarder — sådan ser det i hvert fald ud i øjeblikket, når du beslutter dig for at skrive et forretningsbrev. Separat er det værd at nævne papiret. Hvis du tidligere, når du talte om et brev, umiddelbart forestillede dig, at en snehvid kuvert blev smidt ned i en postkasse, men nu har situationen ændret sig. Almindelig post bliver brugt mindre og mindre, mens elektronisk post tager fart. Vi må ikke glemme, at papiret til breve skal være helt rent og ikke krøllet — det er et spørgsmål om omdømme. Det er tilrådeligt at have brevpapir med logo og telefonnumre til erhvervskorrespondance. Alle sider undtagen titelbladet skal nummereres. Almindelig post bruges dog i stigende grad ikke til at sende breve, men til at sende kontrakter og andre forretningspapirer. Kommunikation er overladt til elektronisk korrespondance. I de tilfælde, hvor du hurtigt har brug for at løse et problem, og det er passende, kan adresser og hilsner i hver gentagne besked udelades. Men det første bogstav, på en eller anden måde, skulle begynde med en struktur som: "Goddag, kære Ivan Ivanovich." I skriftlig tale (især erhvervslivet) er læsefærdighed af særlig betydning. Når du bare taler med en person, skal du blot undgå bevidste talefejl og uhøflighed ved at lægge vægten korrekt. Skriftligt kan alle dine huller i kendskab til det russiske sprog blive tydelige. Derfor, hvis du ikke føler dig sikker på din egen læsefærdighed, er det bedre at dobbelttjekke brevet for grammatiske fejl, før du sender det. Glem ikke at skrive begyndelsen af ​​en sætning med stort bogstav og bruge tegnsætningstegn, for uden dette kan det være meget svært at forstå meningen med beskeden. Brug mellemrum og ellipser til at strukturere din tekst. Når vi taler om kommunikationsstil, bør vi ikke glemme, at dit brev først og fremmest skal være "læsbart". Det vil sige, at det anbefales at undgå komplekse strukturer på flere niveauer og unødvendige ord (undtagen i tilfælde, hvor du er advokat, eller det er nødvendigt i korrespondance). Giv rigtige eksempler, fortynd teksten med diagrammer og diagrammer — dette gør informationen mere visuel og forståelig. Sproget i erhvervskorrespondance er, i modsætning til almindeligt sprog, ofte fyldt med faglig jargon og klicheer — dette er en etikettenorm.

Nuancer af business korrespondance

Ovenfor talte vi om generel forretningsetikette.korrespondance. Der er dog talrige nuancer, hvis beskrivelse ikke kun er værdig til en separat artikel, men en hel bog. Vi har specielt udvalgt de mest populære og relevante funktioner i et forretningsbrev til dig. Vi inviterer dig til at gøre dig bekendt med dem. Et forretningsbrevs struktur Som ethvert andet har et forretningsbrev sin egen klare struktur. Men hvis det i en normal situation kan variere ret meget fra sag til sag og afhængig af dit ønske, så er der i en officiel besked ret skrappe regler for skrivning. Samtidig er der ikke en enkelt standard, som de fleste bogstaver er formateret efter — Som regel har hver virksomhed sine egne standarder. Vi gør dig dog opmærksom på det mest generelle grundlæggende ved formatering af et elektronisk forretningsbrev, som vil være relevant i halvfems procent af tilfældene.

Bogstavhoved svarende til corporatestil Husk, lige ovenfor talte vi om behovet for, at enhver velrenommeret virksomhed har sine egne firmapapirformularer? Det samme gælder for e-mails. Hvis du stadig ikke har dette, så foreslå dette initiativ til dine overordnede. Selvfølgelig vil den tekniske supportafdeling forbande dig, men breve fra din organisation vil se mere respektable ud.

Hilsen Ikke påkrævet i forretningsmeddelelserhilsen som sådan (ordene "hej" og "god eftermiddag") — i stedet anbefales det straks at henvende sig til modtageren med navn og patronym. Men hvis korrespondancen er mellemmenneskelig, men af ​​formel karakter, så ville det være passende at hilse på din samtalepartner i det første brev.

Brevets hovedindhold Denne del harden højeste informationsmængde: I den afslører du formålet med din appel. Der kan være flere sådanne aspekter, derfor bør præsentationen af ​​hver begynde med et separat afsnit. Udvælgelse er nødvendig på grund af det faktum, at der for hvert problem som regel træffes en uafhængig beslutning. Eksempler omfatter følgende sætninger: "vi spørger", "vi informerer", "vi tilbyder mod vederlag" osv. ... Husk at aspekter også har deres egen struktur. Du skal begrunde relevansen af ​​anmodningen, oplyse dens indhold, beskrive det forventede resultat i tilfælde af et tilfredsstillende svar og formulere visse garantier for adressaten.

Farvel I modsætning til almindelig talemåde,forretningsbreve bruger ikke direkte taleformler. Formålet med den sidste sætning er at udtrykke respekt og vise høflighed. For eksempel "med venlig hilsen", "med bedste ønsker", "med respekt", "på forhånd tak for dit svar" osv. …

Personlig signatur Den skal indeholdedit efternavn, fornavn og patronym, stilling (evt. med afdelingens navn), samt kontakttelefonnumre er angivet. Uden dette er det ofte meget svært at holde kontakten med en person. Forresten, nu er der sådan en mulighed som en elektronisk signatur. Det er en speciel fil med en tekstsignatur, der automatisk tilføjes i slutningen af ​​hvert bogstav. Dens brug anses for god form i store virksomheder. Derudover kan det fungere som diskret reklame for din organisation. Hvis vi taler om størrelser, bør den elektroniske signatur ikke være mere end fem eller seks linjer og overstige halvfjerds tegn.

Link til organisationens hjemmeside og logo Disse erde samme elementer af virksomhedsstil som brevpapiret. Udsender du desuden annoncerings- eller samarbejdstilbud, så vil dine modtagere glæde sig over, at de ikke skal gennemsøge hele internettet i søgen efter information om virksomheden.

Det skal huskes, at dette er ret universeltstrukturen kan variere afhængigt af meddelelsestypen. Der skelnes mellem reklame, tak, garanti og følgebreve, invitationer, meddelelser, erklæringer, rykkere, beskeder, advarsler og krav. Men denne struktur gælder for næsten alle af dem. Størrelsen af ​​en e-mail er ret klart defineret af etikettestandarder: som regel skal den være halvt så lang som et håndskrevet brev. Hvis du vil sende en stor mængde information, så er det bedre at placere en kort ledsagende tekst i selve brevets brødtekst og formatere alt andet som en separat vedhæftet fil. I tilfælde, hvor den er stor i størrelse og overstiger en megabyte, er det bedre at advare modtageren om dette — Ikke alle virksomheder betaler for ubegrænset internetadgang. Besvarelse af en besked Du har muligvis bemærket, at når du klikker på "Svar"-knappen, når du sender en besked, vises partiklen "Re…" før emnet for svarmeddelelsen. Det vil hjælpe din modtager til at forstå, hvilken besked du svarede på. Og teksten fra den tidligere korrespondance vises i vinduet, der åbnes. Vask det eller gem det — det er spørgsmålet. Det hele afhænger af, hvilket niveau af formalitet korrespondancen har. Kort sagt, hvis du korresponderer med en ven eller en anden person, med hvem en ekstremt formel stil ikke er nødvendig, kan du slette det overskydende og kun efterlade linjer, der giver dig mulighed for at forstå, hvad samtalen handler om. For nemheds skyld kan du også dele dit brev op i de samme citater og placere dit svar under hvert af dem. Hvis korrespondancen skal være inden for rammerne af alle formaliteter, så hold dens indhold intakt. Taleformler Som du allerede har bemærket, er forretningsbreve næsten udelukkende baseret på alle slags taleklichéer eller klicheer — stabile udtryk, der viser dette eller hint fænomen. Det er meget nyttigt at have en "sparegrise" ved hånden med de samme formler, som kan kombineres med hinanden og skrive lange beskeder i en halvautomatisk tilstand. Vi skrev om den obligatoriske hilsen ovenfor, så lad os vende os til mindre almindelige, men lige så relevante tanker.

• Udtryk for beklagelse: "Vi beklager at skulle informere dig…", "Desværre kan vi ikke blive enige…", "Desværre står vi over for...";
• Ros:“Tak for…”, “Lad mig udtrykke min taknemmelighed for…”, “Givet dit enorme bidrag til…”, “Da du er førende eksperter inden for dit felt”, “Tak for… " ;
• En invitation understreget af positive følelser:"Vi ville være glade for at modtage fra dig…", "Accepter venligst vores invitation, og vi håber, at du vil finde tid…", "Vi er beærede over at tilbyde dig….", "Vi er glade for at invitere dig 8230;”;
• Endelige sætninger: "Vi håber på yderligere samarbejde," "Vi ser frem til nye ideer fra dig", "Vi udtrykker vores tillid til, at problemet vil blive løst i den nærmeste fremtid." "Vi ønsker dig succes";

Tidsrammer for besvarelse af e-mails Så duHar sendt en besked, men stadig intet svar. Det er helt logisk, at du begynder at bekymre dig om, hvorvidt modtageren har modtaget din besked. For at undgå denne ubehagelige situation i fremtiden skal du bruge funktionen "Meddelelse om modtagelse", som automatisk sender dig en bekræftelse på, at din e-mail er blevet set. Eller skriv en linje, der beder dig om at gøre dette i teksten i beskeden. En alternativ måde at tjekke på er også blot at ringe til modtageren og spørge om leveringen af ​​brevet. Generelt bør svaret i henhold til normerne for forretningskommunikationsetikette ikke forsinkes i mere end to dage. Hvis du har brug for mere tid, bør du give besked til din penneven. Og glem selvfølgelig ikke, at du skal svare på alle e-mails (undtagen måske åbenlys spam) — dette er en garanti for din virksomheds omdømme. Enhver norm forudsætter en form for social aftale, der gør det lettere for deltagere i kommunikation at interagere. Men uvidenhed om disse regler kan give pennevenner mange problemer. Så print denne artikel og hæng den over din skærm — og meget snart vil alle de normer, vi har givet udtryk for, automatisk komme ind i din bevidsthed og ophøre med at volde dig besvær.

Kommentarer

kommentarer