שיחות טלפון כבר מזמן חשובותכלי עסקי ופשוט חלק מחיינו. וברור שאם אתה רוצה ליצור רושם של בחורה או אישה אינטליגנטית, התקשורת בטלפון צריכה להיות מנומסת. ולא רק עם קרובי משפחה, חברים וחברות, אלא גם עם זרים - זה מה שאומרים הגינונים המודרניים. אם אתה פועל לפי כללי תקשורת בסיסיים בטלפון, נימוס תמיד יהיה כרטיס הביקור שלך. זה יעזור לך ליצור או לחזק דימוי חיובי. כמובן שגם בעבודה יש צורך בנימוס. שמירה על כללי השיחה העסקית יכולה להשפיע על תדמית החברה שלך בכלל ועל תדמיתך כגברת עסקית בפרט. לכן, כדאי ללמוד כיצד לענות נכון לשיחות טלפון אם אתם רוצים לעשות קריירה מצליחה במשרד או בעסק האישי שלכם. זה לא כל כך קשה לשלוט בנימוס של שיחת טלפון עסקית: העיקר הוא לזכור את הכללים הבסיסיים, שהם הנושא של מאמר זה. אזהרה קטנה: כמובן, ההתמקדות העיקרית שלנו תהיה באמנות לנהל שיחה נכונה עם שותפים עסקיים, לקוחות, ספקים, ממונים וכפופים. אבל לא נחמיץ את הניואנסים של, כביכול, טכניקות תקשורת בלתי פורמליות בטלפון. אחרי הכל, במהלך שיחות עם חברות, קרובי משפחה וגברים צעירים, עלולות להיות גם "מהמורות" שילדה מנומסת צריכה להימנע מהם. אז נימוסי תקשורת עסקית יתווספו בסודות של שיחת טלפון בלתי רשמית.
לא טבעת ארוכה
לאחר חיוג למספר בו אתם מעוניינים, בזמן ההמתנהאל תחזיק את הטלפון יותר מדי זמן כדי לענות. זמן ההמתנה האופטימלי הוא לא יותר מחמש או שש צלצולים. אם לא קיבלת תשובה בזמן זה, אז האדם שאתה מתקשר אליו התרחק או שהוא עסוק מדי ואינו יכול לדבר כעת. בכל מקרה, אל תשכח את הנימוס כשאתה ממלא את המשרד שלך בשיחות טלפון אינסופיות. אם הם מתקשרים אליך, עליך לענות לשיחה לאחר הצלצול השני או השלישי. יעילות כזו תעזור למתקשר לחסוך זמן ולהפגין את התכונות העסקיות הטובות שלך. כללי התנהגות מודרניים מרמזים שהכללים חלים לא רק במהלך שיחה עסקית, אלא גם במהלך תקשורת בלתי רשמית. אפילו למספר של החבר הכי טוב שלך אסור לחייג עשר פעמים כל חמש דקות (אלא אם כן, כמובן, משהו חיוני קרה). אם הם לא מרימים טלפון מיד, זה אומר שמשום מה הם לא יכולים לעשות את זה - אתה צריך להיות סבלני. עדיף לחייג את המספר לאחר זמן מה או לחכות עד שיתקשרו אליך בחזרה. ועדיף גם להרים טלפון (או לקבל שיחה בנייד) ללא עיכובים מיותרים. גם אם אתה יודע שהמספר שלך הרגע חייג לצ'אט. נימוס מכתיב את אותן שתיים או שלוש שיחות. ובאמת, למה לגרום לאדם לחכות יותר?
הצג את עצמך על ידי מתן שמך המלא
המנוי שנקרא מציין תחילה את שמויש מישהו שעונה לשיחה. כשאתם מרימים טלפון, התחל תמיד בברכה, ולאחר מכן את תפקידך בחברה (או שם המחלקה בה אתה עובד) ושמך המלא. בדרך כלל, הנהלת החברה מחליטה מראש כיצד בדיוק העובדים צריכים להתייחס לחברה כאשר הם עונים לשיחת טלפון – הנימוס הארגוני מצביע על כך שזו צריכה להיות היכרות קצרה אך מלאה עם הארגון שתתאים למענה על כל מגוון השיחות הנכנסות האפשריות. אבל כשמתקשרים בתוך החברה, מספיק לציין רק את שמך המלא. כמו כן, מומלץ להוסיף כבר בתחילת השיחה ביטוי אחד או שניים שיסייעו ליצור אווירה נעימה ולהראות לבן שיחו את הרצון הטוב והרצון לעזור. "שלום" חסר ביטוי או "אני מקשיב!" אינם מתאימים, שכן הם לא ימסרו למתקשר כל מידע - הוא ייאלץ לשאול היכן הוא ומי מדבר איתו. בנוסף, הברכה נותנת למתקשר מספיק זמן להתכונן לקבלת מידע חשוב. כמובן, בהקשר זה, התקשורת הבלתי פורמלית היא הרבה יותר פשוטה: בתחילת שיחה רגילה, לא עסקית, אין צורך לציין את שם המשפחה או התפקיד, אין צורך לבחור את הביטוי הראשון. זו לא הפרת כללי התנהגות פשוט לומר, "היי, זה... "- העיקר שבן השיח יבין מי מתקשר איתו. אם אתה מתקשר לחבר ותיק, קרוב משפחה (למשל, אמא או אחותך), או בחור צעיר - מישהו שמכיר אותך בקול - אתה לא צריך להציג את עצמך בכלל, אלא פשוט להחליף ברכות. כן, כללי התנהגות עשויים לרשום התחלה מכובדת יותר, למשל: "שלום" או "צהריים טובים" ובשם פרטי ופטרונימי, אבל רק כאשר בחיים האמיתיים אתה מתקשר בדיוק באותו אופן. וזכרו שנערה או אישה מנומסים שומרים על רצף הברכות האופייני לתקשורת עסקית גם בשיחה לא רשמית. אם אתה מתקשר, תן לאדם לומר שלום, אל תפריע (גם אם זה החבר הכי טוב שלך), ואז ברך אותו בעצמך ותגיד לו מה אתה רוצה. אם מישהו מתקשר אליך, אמור שלום, אז תן לאדם לברך אותך ותקשיב היטב למה שיש לו לומר - הנימוס יישמר ללא דופי.
תמיד לשאול אם אתה מתקשר בזמן
אם אתה זה שמתקשר, תמיד שאל אם יש להםהזמן של בן שיח להקשיב לך. זה לא רק להיות מנומס, אם כי זה גם מאוד חשוב. אם בן השיח שלך עסוק מדי במשהו כרגע, הוא לא יקשיב לך בקשב רב ולא יוכל לקלוט את המידע שאתה מציג במלואו. כתוצאה מכך, השיחה שלך לא תהיה יעילה. כללי התנהגות והיגיון מקובל מצביעים על כך שעדיף לא לשכוח מהגינות ולהשתמש בביטויים הבאים בתחילת שיחה:
- אתה יכול לתת לי חמש (עשר, כמה) דקות? אני צריך לדבר איתך על ... (בקצרה המדינה את המהות של העניין).
- מתי עלי להתקשר אליך כדי לדון ...? אני צריך חמש דקות מזמנך לדבר.
- אם זה לא עושה את זה קשה, התקשר אלי בחזרה, איך להשתחרר.
חשוב במיוחד לשאול את בן שיחו אם זה נוחאם הוא צריך לדבר איתך אם אתה מתקשר בטלפון נייד. אחרי הכל, ברגע זה אדם יכול להיות בכל מקום, ולא בכל מקום הוא מוכן להקשיב להצעות עסקיות. אם ההפך הוא הנכון - מישהו מתקשר אליך בזמן שאתה לא יכול לדבר - עכשיו אתה יכול לבקש מהאדם השני להתקשר אליך בחזרה. נא להודיע על הזמן הנוח ביותר לשיחה חוזרת. האם אתה יכול להבטיח להתקשר בחזרה בעצמך? הקפד להתנצל על שלא הצלחת להקשיב לעמית שלך שהתקשר ועל כך שנאלצת לסיים את השיחה. כללי הנימוס קובעים כי כללים אלה יילקחו בחשבון לא רק במהלך תקשורת עסקית, אלא גם במהלך שיחה בלתי רשמית. כשאתה מחייג מספר, אתה כמובן יכול להסתדר בלי רשמיות יבשה, אבל אפילו את אמא, חברה או בעלך (החבר) שלך צריך לשאול אם נוח לה (לו) לדבר עכשיו. במיוחד אם אתה מתקשר למישהו בעבודה. החריגים היחידים הם אותם מצבים שבהם אתה יודע בוודאות שבן השיח שלך אינו עסוק בשום דבר חשוב כרגע או ממתין ספציפית לשיחתך. אם הם מתקשרים אליך אבל אין להם זמן להמשיך בשיחה, אל תתבייש להגיד שאתה עסוק, גם אם האדם מעברו השני של הקו הוא מישהו מאוד קרוב ויקר לך . אבל זכרו שתקשורת מודרנית נכונה בטלפון היא גם אומנות, מיומנות ויכולת לא לפגוע או לאכזב. אז גם בשיחה לא רשמית, התנצלו על כך שלא הצלחתם לדבר ותגידו שתתקשרו בחזרה. אבל רק אל תשכח לקיים את ההבטחה הזו. או אמור לי מתי להתקשר אליך אם מסיבה כלשהי אינך יכול להתקשר בחזרה בעצמך. בכך אתה לא רק תשמור על כללי התנהגות, אלא גם תראה שאתה מכבד את תשומת הלב של האדם שפונה אליך. תוספת קטנה: אם אתה מתקשר למישהו לעתים קרובות למדי, במיוחד לא רק עם חברות, אלא לעבודה, לתקשורת עסקית, זה הגיוני להסכים על זמן מסוים. אם השותף העסקי שלך יודע, למשל, שתתקשר אליו בשעה 15:00, הוא יוכל להתכונן לשיחה. ולהיפך: אם אתה יודע שאתה צריך לצפות לשיחה עסקית, למשל, בשעה 11:15, זה ייתן לך את האפשרות לתכנן את יום העבודה שלך לפני ואחרי אותו רגע - זה בדיוק המקרה כשנימוס עובד בשבילך . ואף אחד לא מונע ממך להסכים עם החברות שלך ולקבוע זמן לשיחה יומית של עשר דקות. לדעת מתי תתקיים תקשורת בלתי רשמית בטלפון היא גם נוחה, מכיוון שלכל ילדה ואישה יש הרבה מטלות בית ויש צורך שהפתרון שלהן לא יתאים בזמן לשיחה ידידותית.
אל תשכח את נימת קולך. חייך!
אם מעולם לא פגשת את האדם לפני כן,עם מי אתה מדבר בטלפון, הדרך היחידה ליצור רושם חיובי מעצמך תהיה האינטונציה של הקול שלך. לכן יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לטון הדיבור, כי כך ניתן ליצור אווירה נוחה לשיחה חשובה. אם תחייך במהלך שיחה, בן השיח הבלתי נראה שלך ירגיש אהדה כלפיך. זה יעזור לך לנצח אותו והשיחה שלך תהיה פרודוקטיבית יותר. ובמהלך שיחה לא רשמית, חשוב מאוד גם נימה ידידותית. למה? רק דמייני את המצב: הכל בסדר איתך, אבל אתה מדבר עם אמא או חברה שלך בצורה יבשה, קרה וחסרת חיים. במצב כזה, האדם מהצד השני של הקו יהפוך להיות מודאג, ואז יתחיל לשאול שאלות משום מקום, או שייעלב ממך. אבל אתם בעצמכם מבינים היטב שחשוב אפילו יותר לתקשר באדיבות עם אנשים הקרובים לליבכם מאשר עם שותפים עסקיים במהלך שיחה עסקית. מטבע הדברים, בשיחה לא רשמית, לא רק חיוכים, אלא גם צחוק, בדיחות וגאים מקובלים למדי. אבל תוך כדי כיף, אל תשכח שאתה עדיין צריך לשמור על כללי התנהגות ולא להפריע לבן השיח שלך, גם אם היא החברה הכי טובה שלך והרגע הגעת למשחק מילים ממש מצחיק בתגובה למשהו שהיא אמרה. אחרת, בדיחות עלולות להסתיים בהעלבות ותוכחות.
לדבר בבהירות ובדייקנות, להביע במדויק את המחשבה
המטרה של שיחה עסקית צריכה להיות להשיגהבנה הדדית, ולא הרצון לספק טיעוני נגד לכל טיעון של בן השיח. תן למתקשר מספיק זמן לקלוט את המחשבות שלך, אבל אל תיתן לשיחה להימשך כל כך הרבה זמן שתאבד את תשומת הלב שלו. חשבו מראש על השיחה הקרובה כדי שתוכלו להעביר את מהות הבעיה בצורה מדויקת ככל האפשר, תוך הימנעות מהנמקות ממושכות ומפורשות. כאשר אתם מנהלים שיחה עסקית בטלפון, מהירות הדיבור צריכה להיות כמעט חצי מזו של שיחה רגילה. זה נחוץ בעיקר בגלל שהאדם המקשיב לך מוגבל ביכולתו להשתמש בחושים אחרים לתפיסה מלבד השמיעה. בעת יצירת קשר עין, מחוות, הבעות פנים ותקשורת לא מילולית אחרת עוזרים להבין טוב יותר, בעוד כאשר מדברים בטלפון, בן שיחו רק שומע את קולך. אז נסו לדבר קצת יותר לאט מהרגיל, הגיית מילים בצורה ברורה והשתמשו במשפטים קצרים. דבר קצר וברור. אתה יכול בקלות לקבוע את הקצב האופטימלי של השיחה אם אתה מקשיב לאופן שבו בן השיח שלך מדבר ממש בתחילת השיחה. אם אתה רוצה להגיע להבנה הדדית, עדיף שתסתגל לקצב הדיבור שלו. אם אדם מדבר לאט, הוא לא יוכל לעקוב אחר מחשבותיך תוך כדי הקשבה ל"מאה מילים בדקה". ואם בן השיח ידבר מהר, אולי הוא ממהר, ודיבור איטי עם הפסקות תכופות יעצבן אותו. לא סביר שהוא ירצה לדבר איתך שוב. כל הכללים הללו חשובים לא רק לתקשורת עסקית - הם גם מוצאים את היישום שלהם בשיחה לא רשמית. גם אם אתה מספר לחבר הכי טוב שלך את החדשות האחרונות, אתה לא צריך למלמל או לקשקש - הנימוס קורא לך לכבד את בני השיח שלך, לתת להם זמן לחשוב, לדמיין, לדבר. זכרו שאמנות התקשורת בטלפון מורכבת גם מלספר וגם לשמוע, כמו גם לקבל ולהעניק הנאה מוסרית משיחה עם אדם מנומס.
מסיים שיחה
נתקו רק כשאתם מוכניםבטוחים שהאדם שהתקשר אליך אמר כל מה שהוא צריך. זה יהיה לא מנומס מדי מצידך לקטוע את בן שיחו באמצע המשפט ולנתק. בסוף, כדאי לסכם בקצרה את השיחה כדי לוודא שבן שיחו שמע את כל מה שאמרת ושאת בעצמך הבנת נכון את כל מה שהוא אמר לך. זה יעזור למנוע אי הבנות אפשריות. אם השיחה תימשך בסופו של דבר ארוכה ממה שציפית, אל תתנצל בסוף, אבל תודה לבן שיחו שהקדשת מזמנך לדבר איתך. זה יראה שאתה מכבד את שעות העבודה שלו ולא תצטרך לסיים את השיחה בנימה מתנצלת. שני הצדדים יעריכו את זה אם תיפרדו בצורה ידידותית, מאחלים אחד לשני מזל טוב או יום טוב. משאלה זו תעזור לך לסיים בנימוס שיחת טלפון חשובה. כללים אלו של תקשורת עסקית באים לידי ביטוי גם במצבים לא פורמליים. כשמסיימים שיחה עם מישהו יקר ללבך, אתה לא יכול להגיד "ביי" ופשוט לנתק. אתה בהחלט חייב לחכות לתשובתו, גם אם אתה ממהר. באופן עקרוני, הנימוס של בחורה מנומסת מרמזת שתפעל לפי הכלל הזה גם במקרה של מכרים או קרובי משפחה בלבד. וכמובן, אם האדם מהצד השני של הקו אומר לך קודם "להתראות", הקפד להיפרד בנימוס. ברור שאם לא תעשה זאת, הם עלולים פשוט להיעלב ממך. יתר על כן, ככל שאדם תופס אותך קרוב יותר, הטינה תהיה עמוקה יותר. זכרו שתקשורת נכונה ומודרנית בטלפון היא אומנות שדורשת מכם להיות קשובים לרגשות בני השיח שלכם. אנו ממליצים לקרוא:
