אין ספק שזה לעולם לא יעלה בדעתךתגיד לבוס שלך: "היי, חבר! מה שלומך?" למעט במקרים נדירים שבהם הוא גם מנהיג וגם חבר, זה לא הולם. יחד עם זאת, בתהליך ההתכתבות הרשמית, אנו מרשים לעצמנו לעשות טעויות מונומנטליות עוד יותר. אבל, אתה מבין, יש צורך לדעת נימוסי מכתבים עסקיים כדי להיראות מכובד ובעל מוניטין טוב. אנו נקרע את כל הרעלות המסתירות את האמת ונספר לך כיצד לתקשר בצורה מוכשרת עם שותפים עסקיים.
הייחודיות של היחסים העסקיים
אם אתה רוצה להבין איך כותבים נכוןמכתבים לעבודה, אתה צריך לדעת איך תקשורת עסקית שונה מתקשורת רגילה. כמו כל דבר אחר, זה כרוך בחילופי מידע, אינטראקציה ותפיסה אחד של השני. אבל המאפיין העיקרי של תקשורת עסקית הוא שאין בה כמעט מרכיב אישי. לדוגמה, בעבודה או בכל ארגון ממשלתי, אנחנו כמעט ולא מראים אף אחת מתכונות האופי האופייניות שלנו: אנחנו לא מתבדחים, לא צועקים, לא רוקדים וכו'. …להיפך, אנו עוטים מסכה של אדם רגוע, מנומס וענייני שלא ניתן לשבור אותו בכלום. אין מקום לרגשות בתקשורת עסקית. אף אחד מהשותפים, הקולגות או הלקוחות שלך לא ישמח אם פתאום תתחיל לבכות או לקפוץ מאושר. לא, כמובן, אתה לא רובוט, אלא משהו שקרוב אליו. לכל הפחות, אתה צריך להימנע מרגשות חזקים ועמוקים. תכונה נוספת של תקשורת עסקית — אי אפשר לעצור את זה כשאתה רוצה את זה. כלומר, בחיים הרגילים זה קורה גם, למשל, כשאתה מדבר עם חמותך או ההורים. אבל בתחום המקצועי, אתה לא יכול לעזוב בכלל אם לקוח או שותף עסקי שואל אותך משהו. וגם להתעלם מהמכתבים, ההודעות והשיחות שלו — קיים סיכון לאבד את עבודתך לאחר מכן. זו הסיבה שהשורה על עמידות בלחץ ועבודת צוות כל כך פופולרית בדרישות עבודה שונות, מכיוון שבסביבה עסקית תצטרכו להתמודד ולתקשר עם מגוון אנשים. לתקשורת עסקית יש תמיד מטרה. אם במטבח עם החברים שלך אתה רק הולך לשוחח (למרות שגם לזה יש צרכים משלו), אז בעבודה אתה פוגש אנשים מסוימים עם כוונה די ברורה. זה יכול להיות דיון בפרויקט, תכנון עבודת הארגון לששת החודשים הבאים או כל דבר אחר. בהתאם לכך, תכונה זו מעצבת את אופי התקשורת העסקית: בעלות עצמית, "יבשה", מהירה, ברורה וללא סטיות ליריות. לפחות, כך הדברים מסתדרים ברוב המצבים.
כללי ההתנהגות הכלליים של מכתב עסקים
מטבע הדברים, דיבור כתוב הוא חזקשונה מפה: בו אין לך את ההזדמנות להציב מבטאים לאומית. ובמקרה הזה יש הרבה יותר תקני נימוס — לפחות ככה זה נראה ברגע שאתה מחליט לכתוב מכתב עסקי. בנפרד, ראוי להזכיר את העיתון. אם קודם לכן, כשדיברתם על מכתב, מיד דמיינתם מעטפה לבנה כשלג מושלכת לתיבת דואר, אבל עכשיו המצב השתנה. בדואר רגיל נעשה פחות ופחות שימוש, בעוד הדואר האלקטרוני צובר תאוצה. אסור לנו לשכוח שהנייר למכתבים חייב להיות נקי לחלוטין ולא מקומט — זה עניין של מוניטין. רצוי להצטייד בנייר מכתבים עם לוגו ומספרי טלפון להתכתבות עסקית. כל העמודים מלבד עמוד השער חייבים להיות ממוספרים. עם זאת, דואר רגיל משמש יותר ויותר לא לשליחת מכתבים, אלא למשלוח חוזים וניירות עסקיים אחרים. התקשורת נשארת להתכתבות אלקטרונית. אגב, במקרים בהם צריך לפתור בעיה מהירה וזה מתאים, ניתן להשמיט כתובות וברכות בכל הודעה חוזרת. אבל האות הראשונה, כך או אחרת, צריכה להתחיל במבנה כמו: "צהריים טובים, איוון איבנוביץ' היקר." בדיבור כתוב (במיוחד בעסקים), אוריינות היא בעלת חשיבות מיוחדת. כאשר אתה רק מדבר עם אדם, אתה רק צריך להימנע משגיאות דיבור מכוונות וגסות רוח על ידי שימת הדגש בצורה נכונה. בכתב, כל הפערים שלך בידע בשפה הרוסית עשויים להתגלות. לכן, אם אינך מרגיש בטוח באוריינות שלך, עדיף לבדוק שוב את המכתב אם יש שגיאות דקדוקיות לפני שליחתו. אל תשכחו לכתוב את תחילת המשפט באותיות רישיות ולהשתמש בסימני פיסוק, כי בלי זה יכול להיות קשה מאוד להבין את משמעות ההודעה. השתמש ברווחים ובאליפסות כדי לבנות את הטקסט שלך. אם כבר מדברים על סגנון תקשורת, אל לנו לשכוח שהמכתב שלך, קודם כל, צריך להיות "קריא". כלומר, מומלץ להימנע ממבנים מורכבים מרובי רמות וממילים מיותרות (למעט מקרים שבהם אתה עורך דין או שהדבר נחוץ בהתכתבות). תן דוגמאות אמיתיות, דלל את הטקסט עם דיאגרמות ודיאגרמות — זה הופך את המידע ליותר חזותי ומובן. שפת ההתכתבות העסקית, בניגוד לשפה הרגילה, גדושה פעמים רבות בז'רגון מקצועי וקלישאות — זו נורמת נימוסים.
ניואנסים של התכתבות עסקית
למעלה דיברנו על נימוס עסקי כללי.הִתכַּתְבוּת. עם זאת, ישנם ניואנסים רבים, שתיאורם ראוי לא רק למאמר נפרד, אלא לספר שלם. בחרנו במיוחד עבורכם את המאפיינים הפופולריים והרלוונטיים ביותר של מכתב עסקי. אנו מזמינים אתכם להכיר אותם. מבנה מכתב עסקי כמו לכל מכתב עסקי, יש מבנה ברור משלו. אבל אם במצב רגיל זה יכול להשתנות די הרבה ממקרה למקרה ובהתאם לרצונך, אז בהודעה רשמית יש כללים די נוקשים לכתיבה. יחד עם זאת, אין תקן אחד שלפיו רוב האותיות מעוצבות — ככלל, לכל חברה יש סטנדרטים משלה. עם זאת, אנו מביאים לידיעתכם את היסודות הכלליים ביותר של עיצוב מכתב עסקי אלקטרוני, אשר יהיו רלוונטיים בתשעים אחוז מהמקרים.
צריך לזכור שזה די אוניברסליהמבנה עשוי להשתנות בהתאם לסוג ההודעה. מובחנים פרסום, תודה, ערבות ומכתבי כיסוי, הזמנות, הודעות, הצהרות, תזכורות, הודעות, אזהרות ודרישות. אבל המבנה הזה חל כמעט על כולם. גודלו של הודעת דוא"ל מוגדר די ברור על ידי סטנדרטים של נימוס: ככלל, הוא צריך להיות ארוך בחצי ממכתב בכתב יד. אם אתה רוצה לשלוח כמות גדולה של מידע, אז עדיף למקם טקסט מלווה קצר בגוף המכתב עצמו, ולעצב את כל השאר כקובץ מצורף נפרד. במקרים בהם הוא גדול בגודלו, העולה על מגה-בייט אחד, עדיף להזהיר את הנמען על כך — לא כל החברות משלמות עבור גישה בלתי מוגבלת לאינטרנט. מענה להודעה בטח שמת לב שכאשר אתה לוחץ על כפתור "השב" בעת שליחת הודעה, החלקיק "Re…" מופיע לפני נושא הודעת התשובה. זה יעזור לנמען שלך להבין לאיזו הודעה הגבת. והטקסט של ההתכתבות הקודמת מופיע בחלון שנפתח. לשטוף אותו או לשמור אותו — זאת השאלה. הכל תלוי באיזו רמת רשמיות יש להתכתבות. במילים פשוטות, אם אתם מתכתבים עם חבר או אדם אחר שאין צורך בסגנון רשמי במיוחד איתו, אתם יכולים למחוק את העודפים, ולהשאיר רק קווים שמאפשרים לכם להבין על מה השיחה. מטעמי נוחות, אתה יכול גם לחלק את המכתב שלך לאותן ציטוטים ולמקם את תשובתך מתחת לכל אחד מהם. אם ההתכתבות חייבת להיות במסגרת כל הפורמליות, אז שמרו על תוכנה ללא פגע. נוסחאות דיבור כפי שכבר שמתם לב, מכתבים עסקיים מבוססים כמעט לחלוטין על כל מיני קלישאות או קלישאות דיבור — ביטויים יציבים המדגימים תופעה זו או אחרת. זה מאוד שימושי להחזיק ביד "קופה" של אותן נוסחאות, שניתן לשלב ביניהן ולכתוב הודעות ארוכות במצב חצי אוטומטי. כתבנו על הברכה החובה למעלה, אז בואו נפנה למחשבות פחות נפוצות, אך רלוונטיות לא פחות.
- הבעת חרטה: "צר לנו להודיע לך…", "למרבה הצער, איננו יכולים להסכים…", "למרבה הצער, אנו מתמודדים עם...";
- שֶׁבַח:"תודה על…", "תן לי להביע את תודתי על…", "בהתחשב בתרומתך העצומה ל…", "כפי שאתה מומחים מובילים בתחומך", "תודה לך על… ";
- הזמנה המודגשת ברגשות חיוביים:"נשמח לקבל ממך…", "אנא קבל את הזמנתנו ואנו מקווים שיהיה לך זמן…", "אנו מתכבדים להציע לך…", "אנו שמחים להזמין אותך…" 8230;";
- ביטויים אחרונים: "אנו מקווים לשיתוף פעולה נוסף", "אנו מצפים לרעיונות חדשים מכם", "אנו מביעים את ביטחוננו שהבעיה תיפתר בעתיד הקרוב", "אנו מאחלים לכם הצלחה";
מסגרות זמן לתגובה למיילים אז אתהשלח הודעה, אבל עדיין אין תגובה. זה לגמרי הגיוני שאתה מתחיל לדאוג אם הנמען קיבל את ההודעה שלך. כדי להימנע ממצב לא נעים זה בעתיד, השתמש בתכונה "הודעת קבלה", אשר שולחת לך אוטומטית אישור שהמייל שלך נצפה. או כתוב שורה המבקשת ממך לעשות זאת בטקסט של ההודעה. דרך חלופית לבדוק היא גם פשוט להתקשר לנמען ולשאול לגבי מסירת המכתב. ככלל, על פי הנורמות של נימוסי תקשורת עסקית, אין לדחות את התגובה ליותר מיומיים. אם אתה צריך עוד זמן, עליך להודיע לחברך לעט. וכמובן, אל תשכח שעליך להגיב לכל המיילים (למעט אולי דואר זבל ברור) — זוהי ערובה למוניטין העסקי שלך. כל נורמה מניחה איזשהו הסכם חברתי המקל על המשתתפים בתקשורת ליצור אינטראקציה. אבל בורות של כללים אלה יכולה להביא הרבה בעיות לחברים לעט. אז הדפס מאמר זה ותלו אותו מעל המסך שלך — ובקרוב מאוד כל הנורמות שהשמענו ייכנסו אוטומטית לתודעתך, ויפסיקו לגרום לך אי נוחות.
