Ihminen on sosiaalinen olento.Elämme omanlaisten keskuudessa ja joka päivä joudumme kommunikoimaan monien ihmisten kanssa. Onnistunut viestintä riippuu kyvystä saada yhteys yhteen henkilöön tai koko yleisöön. Valitettavasti kaikki eivät tiedä onnistuneen viestinnän sääntöjä ja tekevät tyypillisiä virheitä. Tällaiset virheet voivat johtaa epämiellyttäviin seurauksiin, erityisesti virheisiin yritysviestinnässä - ne voivat vahingoittaa uraasi merkittävästi. Ja päinvastoin: hyvät kaiuttimet, joilla on viestintätaitoja - pääsääntöisesti menestyviä ihmisiä. Auttaaksemme sinua johtamaan keskustelua oikein ja välttämään kiusallisia tilanteita, esittelemme sinulle tyypillisiä viestintävirheitä, joita tulisi välttää.
Viestintävirheet
Yleisimmät viestinnän virheet
Viestintävirheitä yritysviestinnässä onomat ominaisuutensa, vaikka ne menevät päällekkäin jokapäiväisten viestintävirheiden kanssa. Molemmissa tapauksissa aito viestintä on molemminpuolinen, kaksisuuntainen prosessi, ei yksisuuntainen tiedon toimittaminen. Ja jos yritysviestinnässä puuttuu kaksipuolisuus, se voi vahingoittaa liiketoimintaa vakavasti. Sinun on otettava tämä huomioon, jos haluat menestyä uralla. Valitettavasti monet johtajat ja johtajat näkevät vuorovaikutuksen työntekijöiden tai asiakkaiden kanssa mahdollisuutena ottaa opettajan rooli, joka tietää kaiken ja odottaa muiden ottavan passiivisesti vastaan häneltä tulevaa tietoa. Ja he eivät tiedä tärkeimmistä kommunikoinnin virheistä, vaan tekevät niitä yhä uudelleen ja uudelleen. Mitä nämä virheet ovat? Katsotaanpa joitain tyypillisimpiä:
- Kehonkielen ymmärtämisen puute. Kehon kieli välittää runsaasti tietoa, usein paljon suurempi kuin puheviestinnän. Työntekijät, jotka eivät pysty oppimaan ainakin perusasiat sanaton viestintä, eivät ymmärrä todellisen merkityksen viestin, että he kuulevat. Lisäksi tietämättä kieltä ruumiin, se voi olla kaikkein alitajuisesti lähettävän ristiriitaisia joka heikentää uskottavuutta puolelta keskustelukumppani. Jos esimerkiksi ylität jalat tai kädet puhuessaan, tämä voidaan pitää merkkinä siitä, että mielesi on suljettu käsitys mitä sanot, mutta todellisuudessa se ei voi olla kyse. Tai toinen esimerkki: puhut potentiaalinen asiakas, ja eivät kiinnitä huomiota siihen, että se on hieman koholla kulmakarvat ja silmät vaeltaa jonnekin poispäin. Ja kiinnittää huomiota kannattaisi, koska se on merkki siitä, että edessä ei ole liian luotettava ja kunnollinen mies.
- Kyvyttömyys kuunnella. Olemme jo puhuneet tästä - viestintä on kaksisuuntaisella kadulla ja kyky kuunnella liikeviestinnässä on usein paljon tärkeämpi kuin kyky puhua. Kuuntelu ei ole perinnöllinen ominaisuus; tätä taitoa on tutkittava ja koulutettava voidakseen kommunikoida tehokkaasti. Jos et oppii kuuntelemaan, voit väärin ymmärtää ja sitten vääristellä tietoja tai eräänä päivänä ohittaa ohjaajan antamat tärkeät ohjeet tai neuvoja. Huono kuuntelutaito voi myös heikentää johtajien kykyä selkeästi selittää tehtävän tai ratkaista konflikti tiimissä.
- Luottamuksellisuuden noudattamatta jättäminen. Joitakin kysymyksiä ei pitäisi julkistaa, ennen kuin ne ovat keskustelun kohteena. Jos sinulla on salaisuus, sinun täytyy pitää se kaikkialta. Mutta valehteleminen, ei halua paljastaa, mitä puhua kaikkien kanssa, kun se on mahdotonta, ei missään tapauksessa ole sen arvoista. Jos turvaudut valheisiin, on olemassa vaara, että et ole varma. Sen sijaan, että valehtelisit, oppii vastaamaan näin: "Minulla ei ole oikeutta kommentoida" tai: "En voi vastata tähän kysymykseen nyt."
- Toimettomuus. Jos et tee jotain tai älä sano jotain, se voi silti antaa ihmisille tietoa. Vain tiedot ovat vääriä. Jos et kiitele, ihmiset saavat "viestin", jota he eivät arvosta. Jos et selitä päätöksen kohtuullisuutta, selvennät, ettet luota niihin. Ja jos et kerro managereille, mitä tavoitteita olet määrittänyt yrityksellesi, ihmiset eivät tiedä, miten auttaa sinua saamaan sinne.
- Yleisön etujen väärinkäsitys. Liikeviestinnässä on aina kohdeyleisö. Selkeä käsitys tämän yleisön eduista auttaa tekemään viestinnästä tehokkain. Ennen kuin aloitat kommunikoida yleisön (riippumatta sen koosta: se on sinun suorituskykyä kokoushuone tai kommunikoida kaksi asiakasta tai kumppanit), sinun on selvitettävä, mikä on Tässä tiedonannossa. Tämä antaa tietoa vakuuttamaan, vaikuttamaan valintaan ja myymään? Mistä puhut, ja mitä he haluavat kuulla sinusta? Mitä kysymyksiä tai vastalauseita voi seurata? Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat luomaan täyden palvelun viestinnän liiketaloudellisella tavalla.
- Epäasianmukaisten viestintämuotojen käyttö. Näyttää siltä, että henkilökohtainen (eli kasvotusten välinen) viestintä aikanamme on yhä epäasianmukainen. Lähes me kaikki nyt kommunikoimme puhelimien ja tietokoneiden kanssa. Mutta silti elävä, ihmisen kommunikaatio on meille enemmän kuin viestintää teknologian avulla. Tietenkin, sähköposti on erittäin kätevä välittömän tiedonsiirron mihinkään määrään; mutta tällaisen viestinnän käyttö on täysin sopimatonta tunneongelmien ratkaisemiseksi. Tässä tilanteessa sähköpostiviestejä voidaan tulkita väärin. On parempi turvautua ainakin puhelimeen. Samaan aikaan puhelinkeskustelut niiden tehokkuudesta eivät koskaan ylitä henkilökohtaisten kokousten tehokkuutta. Kokouksessa keskustelukumppani ei vain kuule äänesi intonaatiota, vaan myös näkee silmäsi, ilmeesi, vastaanottaa sinulta muita ei-sanallisia signaaleja.
On myös otettava huomioon, että ihmiset ovat erilaisiakokevat tietyt kommunikaatiomuodot eri tavalla. "Kuuntelijat" eivät kiinnitä huomiota muistiinpanoihin, mutta he havaitsevat helposti pisimmänkin keskustelun. "Lukijat" ovat hyviä käsittelemään tietoa kirjallisesti, mutta puhuessaan heiltä saattaa jäädä huomaamatta monia tärkeitä yksityiskohtia. Jos puhut "lukijalle" tai kirjoitat "kuuntelijalle", et ehkä välitä heidän tarvitsemaansa tietoa. Älä siis epäröi kysyä kollegoiltasi ja kumppaneiltasi, kuinka he haluavat saada tietoa.
Miten vältetään virheet kommunikaatioteknologian aikakaudella
Nykyään viestintätaidot ovat erittäin tärkeitätärkeys – sekä toimistossa että pienyrityksessä työskennellessä ja erityisesti esimiehille ja esimiehille. Jotkut ihmiset ovat syntyessään kykyjä tulla toimeen ja kommunikoida tehokkaasti muiden kanssa; mutta meidän aikanamme on välttämätöntä oppia kommunikoimaan oikein ja viestintätekniikoiden avulla. 2000-luvulla tällaiset tekniikat ovat luoneet laajat mahdollisuudet kommunikointiin sekä saman toimiston kollegoiden että kansainvälisten kumppaneiden kanssa. Mutta jokainen viestintäväline voi aiheuttaa uuden "mallialueen" mahdollisista viestintävirheistä. Olemme jo maininneet ne, nyt tarkastellaan niitä hieman yksityiskohtaisemmin.
- Sähköposti.Sähköposti tarjoaa rajoitetun keinon välittää viestejä, koska se ei sisällä kahta tärkeintä viestinnän elementtiä – äänensävyä ja kehon kieltä. Ilman niitä tietosi voidaan tulkita väärin - sarkastinen vitsi voidaan kokea vihaiseksi hyökkäykseksi, ärsytys jätetään huomiotta ja vihje esimerkiksi tilauksen täyttämisen kiireellisyydestä, - ei yksinkertaisesti huomata. Virheiden välttämiseksi sähköpostiviestinnässä on tärkeää käyttää yksinkertaista, tiivistä kieltä ja kirjaimellista sanamuotoa. Muita mahdollisia virheitä:
- Kirjeesi vastaanottamista ei seurata. Joskus luotamme liikaa sähköpostiin. Joskus kirjeesi voi tulla roskapostiin tai roskapostikansioon, jonka jälkeen se poistetaan automaattisesti. Siksi, jos lähetit tärkeän kirjeen ja et saanut vastausta, soita ja katso, onko se saapunut.
- Hänen postinsa lukemattomia lukemisia. Jos lähetät kirjeen, jossa on yksityiskohtaisia tietoja, koulutusta tai vastauksia tiettyihin kysymyksiin, he odottavat, että kirjain luetaan kokonaan. Mutta usein emme lue kirjainta loppuun, ja jonkin ajan kuluttua alamme kysyä kysymyksiä, joiden vastauksia meille on jo annettu. Siksi on välttämätöntä tapana lukea sähköinen viesti alusta loppuun.
- Puhelinyhteys. Kuten sähköisessä kommunikaatiossa, tässä olennaisena puutteena on kyvyttömyys vahvistaa viestiä kehonkielellä (vaikka puheen äänihäiriöt ja puheen nopeus ovat vähintäänkin tärkeitä, ei-sanallisia signaaleja). Puhelimen puutteellisuus on myös siinä, että se tapahtuu reaaliajassa, mikä sulkee pois mahdollisuuden muokata ja hienosäätää viestejä, sillä se voidaan tehdä sähköisessä tai kirjallisessa kirjeenvaihdossa. Yksi ihottuma voi kieltää kaiken ponnistelunne. Siksi puhelimeen ei voi aloittaa keskustelua, eikä sitä ole valmisteltu perusteellisesti. Muut virheet:
- Vastaa puheluun, ennen kuin kuulet äänenvirkaa. Useimmiten epäonnistunut keskustelukumppani jättää meille ääniviestin, joka kuvaa lyhyesti asiaa, jota hän halusi keskustella kanssamme. Kun näemme näkymättömän puhelun, soitat välittömästi soittajan numeron. Ja hänen täytyy viettää aikaa ja kärsivällisyyttä toisella selityksellä. Tämä on epäammattimaista käyttäytymistä. Ota tavaksi ensin tarkistaa, onko ääniviesti, kuuntele sitä, ota huomioon tiedot ja soita sitten vasta sitten rakentavaan keskusteluun.
- Puhelu vastaanotetaan väärään aikaan. Jos olet kokouksessa tai kokouksessa, ota sääntö, jonka mukaan puhelin asetetaan tärinälle. Olisi täysin sopimatonta, jos puheluun suoraan yhteydessä liiketoiminnan keskustelun, ja kaverisi on istua ja odottaa, kunnes olet valmis. Se on myös virhe, jos otat puhelimen vain ilmoittamaan, että et voi puhua juuri nyt. Jos olet kokouksessa tai konferenssissa ja olet saanut erittäin tärkeän puhelun, ensin ulos tästä huoneesta, ja vasta sitten ota puhelu.
Kaikki yritysviestinnän virheet ja puutteet julkistetaanja sitä on aika vaikea kuvailla. Tärkein asia, joka sinun tulee muistaa ja tehdä, on on pohtia yritysviestinnän päätavoitteita ja toimia, joita tarvitaan näiden tavoitteiden tukemiseksi. Kysy itseltäsi: Kuinka voin tehokkaimmin välittää viestini? Ja ole valmis kysymään muilta: "Kuinka haluatte saada minulta viestejä?" Amerikkalainen kirjailija Anne Morrow Lindbergh sanoi kerran: "Hyvä keskustelu on yhtä virkistävää kuin kahvi." Jos haluat tehdä hyvän uran, mutta et ole vielä täysin varma kommunikaatiotaidoistasi, aloita vinkkiemme käyttäminen ja ota annetut varoitukset huomioon. Meillä on täysi syy uskoa, että he helposti opettavat sinut kommunikoimaan tehokkaasti ja virheettömästi kaikkien kollegoiden kanssa.
