Ajanhallinta ja sen perusteet

Useimmat meistä tietävät sen välilläHalu suunnitella paljon ja "paljon tekemisen" tulos on yleensä suuri aukko. Ja tämä kuilu syntyy kadonneesta ajasta, jota olisi voitu käyttää varsin tuottavasti. Käytä sitä esimerkiksi johonkin harrastukseen, kommunikointiin rakkaiden kanssa, kulttuuritapahtumiin osallistumiseen... Mutta koskaan ei tiedä kiinnostavia asioita, joihin aika ei todellakaan riitä? Kuinka voimme järjestää sen niin, että voimme elää täyttä elämää emmekä rajoita ikuisia huolia ja ongelmia? Ajanhallinnan perusteiden tunteminen auttaa hallitsemaan omaa aikaasi, tekniikka, jonka avulla voit organisoida aikasi ja tehostaa sen käyttöä merkittävästi.

Ajanhallinnan ydin

Joten mikä on ajanhallinta? Как бы мы ни пытались оправдать нехватку времени на те или иные действия, в действительности существуют только четыре истинных причины того, что мы чего-то не успеваем. Первая, и, пожалуй, ведущая причина – нежелание выполнять определённые обязанности. Вторая, довольно весомая, причина – отсутствие интереса к какому-либо делу. Третья причина – личная неорганизованность. И, наконец, четвёртая причина нехватки времени – длительная подготовка к осуществлению какого-то занятия. Знакомо? Наверняка да. А ведь все эти причины создают довольно серьёзную проблему постоянных опозданий везде и всюду. Из-за этих опозданий мы лишаемся возможности доставить себе радость, посвятив несколько часов доставляющему удовольствие досугу. Хорошо ли это? Плохо, спору нет. Тайм-менеджмент и заключается в том, чтобы ликвидировать это «плохо». Технология его разработана на принципе того, что у человека, не способного организовать своё время, просто-напросто отсутствует мотивация для этой организации. Если её нет, мы начинаем оттягивать начало какого-то дела, избегаем не терпящего отлагательства решения проблем, обходим стороной вопросы, которые уже давно должны быть урегулированы, и так далее, и тому подобное. И увеличиваем таким образом психологический груз вины перед окружающим миром за свои нереализованные намерения. И оправдываем себя при этом нехваткой времени. Для того чтобы исправить ситуацию, нам необходим личный тайм-менеджмент. Начинается он с поиска мотивации для выполнения тех или иных дел. Допустим, не хочется нам заниматься какой-то работой. Ну, так попробуем найти плюсы, которые нам принесёт это занятие! Это может быть прибавка к зарплате, предполагаемое повышение в должности, обретение удовлетворения от выполненного долга, наконец, и отличный отдых после того, как всё будет осуществлено. На таких мотивациях можно выстраивать и домашний тайм-менеджмент. Разве секрет, дорогие мои женщины, что домашняя рутинная работа нередко вызывает не просто неприятие, но и отвращение? Однако заниматься ей необходимо, иначе грязные тарелки, немытые полы и нестиранное бельё безжалостно уничтожат и внешний, и внутренний комфорт существования всей семьи. Как ни крути и как ни кричи о разделении бытовых обязанностей, но уборка в доме – дело больше женское, чем общее. Только женщина может сделать жилище по-настоящему уютным и привлекательным. Поэтому в домашнем тайм-менеджменте она нуждается более других членов своей семьи. Организация пространства в целом имеет очень большое значение в развитии дисциплинированности каждого человека. Наше психологическое состояние существенно зависит от окружающей обстановки, и тогда, когда эта обстановка не благоустроена, она взбудораживает психику человека. Тайм-менеджмент в организации пространства вокруг нас воистину играет роль волшебной палочки. Отсутствие хаоса в этом пространстве помогает побороть внутреннюю несобранность. Таким образом, внешний порядок в доме, в рабочем кабинете, на столе, на кухне, в ванной комнате – да где угодно! — даёт возможность справиться с психологическим разладом и направить энергию в нужное русло. Очень помогает в этом вопросе соответствующая моменту деловая одежда. Как ни странно, но даже домохозяйки быстрее выполняют домашние обязанности в туфлях, а не в тапочках.

Tehokas ajanhallinta. säännöt

Tehokas ajanhallinta tarkoittaaтщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый. Тайм-менеджмент предусматривает, что все дела в плане вы должны разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены. Вторая группа составляемого плана – это важные, но не требующие немедленно исполнения дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую. Личный тайм-менеджмент третьей группы плана состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную деятельность. Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм-менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения. Кроме того, основы тайм-менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы. К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм-менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких-то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное. Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм-менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует не только понять что такое тайм-менеджмент, но и стараться руководствоваться максимумом его основных принципов.

Ajanhallinnan perusperiaatteet

Kuten olemme jo sanoneet, suurin tuottavuusVoit hyötyä työstämme laatimalla yksityiskohtaisen ja johdonmukaisen toimintasuunnitelman. Mitä tulee onnistuneeseen uralla etenemiseen, on suositeltavaa noudattaa tiettyä suunnitelmaa. Tämän tekeminen ei ole vaikeaa. Pääasia — määrittää teorian olemuksen. Ajanhallinta sisältää useita perusoletuksia:

kyky asettaa tavoitteita oikein;
kyky määritellä oikein elämäprioriteetit;
kyky vaihdella suunnittelutyökaluja;
tarvittavien tapojen kehittäminen.

Mitä on kyky asettaa itsensä oikein?maalit? Tehokas ajanhallinta tarkoittaa, että tavoitteen on oltava täsmällinen, realistinen, mitattavissa ja rajallinen. Jos esimerkiksi aiomme yksinkertaisesti oppia vieraan kielen, tämä ei ole tavoite. Mutta jos haluamme oppia sen tietylle tasolle tiettyyn päivämäärään mennessä, se on jo tavoite. Kyky määrittää elämän prioriteetit oikein on kykymme valita useista tavoitteista tällä hetkellä merkittävimmät ja tärkeimmät. Lisäksi se on tärkeä suhteessa omaan henkilöön. Loppujen lopuksi annamme usein etusijalle sosiaaliset tai perhetavoitteet halujemme kustannuksella, ja tämä voi viime kädessä johtaa väsymyksen kasaan. Ja sitten sinun täytyy unohtaa työn tehokkuus. Siksi, jos tarvitsemme lepoa, tärkeintä on levätä. Kun olet kehittänyt tarvittavat tavat, kaikki on yksinkertaista. Sääntöjen päivästä toiseen toistumisen vakaus edistää taitojen kehittymistä, mikä puolestaan lisää työn tuottavuutta. Mikä on yleisesti ottaen merkittävä askel eteenpäin. Mitä tulee kykyyn vaihdella suunnittelutyökaluja, hieman lisää tästä:

Menestystä kaikessa toiminnassammeOlisi suositeltavaa aloittaa päiväkirja, joka vastaa laadultaan vaatimuksiamme ja tapojamme. Päiväkirja voi olla sähköinen, paperinen, mikä tahansa, kunhan siihen on helppo tehdä muutoksia päivittäiseen rutiiniin. Päiväkirjassa sinun on seurattava tietylle päivälle asetettujen tehtävien suorittamista.

Oikeaa suunnittelua varten sinun tulee kuvata omasielämän käsite paperilla. Tehokas ajanhallinta riippuu pitkälti pitkän aikavälin tavoitteiden luettelon luomisesta, joita on turha pitää mielessä. Vasta kirjoitettuna nämä tavoitteet alkavat ikään kuin toteutuessaan todella olla olemassa. Sama koskee lyhyen aikavälin tavoitteita. Kuten olemme jo todenneet, niillä kaikilla on varmasti oltava tarkat määräajat saavuttamiselle. Muuten tavoite osoittautuu epäselväksi, ja sen toteuttamissuunnitelma toimii huonosti. Kun kirjoitat tavoitteitasi, muista ottaa huomioon ne, jotka liittyvät terveyteemme, rentoutumiseen ja viihteeseen.

Henkilökohtainen ajanhallinta ei ole tehokastailman edellisenä iltana tehtyä päiväsuunnitelmaa. Juuri tähän aikaan on selkeimmin esitelty kuva tulevasta päivästä ja sen kaikista päätehtävistä. Tällaisten tosiseikkojen ansiosta voimme jakaa oikein esiin tulevien ongelmien ratkaisemisen tärkeysjärjestyksen, vahvistaa niiden tärkeysjärjestyksen ja kiireellisyyden sekä kehittää reitin liikkeellemme. Yön aikana tietoisuutemme omaksuu illalla laaditun suunnitelman, ja seuraavana päivänä kaikki toimet suoritetaan lähes automaattisesti, ilman suurta stressiä.

Kun suunnittelet toimintaasi, muista globaalit tavoitteet - tämä auttaa sinua asettamaan päivittäiset tavoitteesi oikein ja siirtymään nopeammin kohti globaaleja tavoitteita.

Suunniteltaessa otetaan huomioon biologiset syklit,Aktiivisuutemme ylä- ja alamäkiä. Jokainen henkilö, joka tarkkailee omaa tilaansa päivän aikana, voi määrittää missä vuorokaudenajassa hän pystyy parhaiten toimimaan. Se on tällä hetkellä ja sen on oltava suurin työmäärä. Muussa tapauksessa paluu toimintaamme laskee dramaattisesti, ja syy tähän on biologisen toiminnan sykli.

Nykyaikainen ajanhallinta perustuuLähtökohtana on vastuun delegoinnin periaate, joka on myös otettava huomioon suunnittelussa. Vahvuutemme, kykymme ja aikamme eivät ole rajattomat, mikä tarkoittaa, että meidän ei pidä ottaa sietämätöntä taakkaa, yrittää tehdä niin paljon kuin mahdollista. Siksi löydämme ne, joille voimme uskoa osan tehtävistä, ja sitten seuraamme niiden toteutumista. Osuuden antaminen työstäsi toiselle tällä tavalla on erittäin tehokas työkalu oman tuottavuuden lisäämiseen.

Päivän suunnitelma sellaisena kuin se tapahtuutoteutus on analysoitava, yliviivattuna toteutetut kohdat. Tämä tulisi tehdä puolueettomasti ja arvioida raittiisti tämän täytäntöönpanon tulos. Tällaiset toimet auttavat sinua päättämään tulevista tavoitteista ja muodostamaan oikean käsityksen nykyisestä tilanteesta.

No, siinä varmaan kaikki perussäännötsuunnittelu, jonka ajanhallinta tarjoaa. Niitä seuraamalla saamme todellisen mahdollisuuden nousta nopeasti uraportailla ja mahdollisuuden levätä kunnolla laadukkaan työn jälkeen täysin omistautuneena. Jotta toimintamme olisi hedelmällisempää, meidän on noudatettava joitain tällä alalla jo kokeneiden ihmisten neuvoja. Ne ovat seuraavat. Ensinnäkin, kun teet jotain, on suositeltavaa keskittyä siihen täysin ja olla häiritsemättä muita toimintoja: pitkät keskustelut puhelimessa, kommunikointi kollegoiden kanssa, pitkäaikainen teen juonti jne. Tällaisen häiriötekijän tuloksena on alkeellisia tehtäviä, jotka kestävät koko päivän. Siksi opimme sanomaan kategorisesti: "Minulla ei ole aikaa!" vastauksena jonkun avunpyyntöihin tai haluun keskustella pienistä asioista. Toiseksi, kun teemme vakavaa työtä, pysymme rauhallisena. Kiire ja kärsimättömyys johtavat hermostuneisuuteen ja meteliin, ja tämä vie paljon aikaa, mikä menee yksinkertaisesti hukkaan. Estääksemme tällaisen tilanteen syntymisen hallitsemme itseämme estämällä erilaisia ärsyttäviä tekijöitä ja siirtämällä niiden huomioimisen myöhemmäksi. Ja lopuksi, kolmanneksi: suoritettuaan jonkin vaikean tehtävän rohkaisemme itseämme - juhlimme tätä tapahtumaa, ostamme toivottavia ja miellyttäviä asioita, menemme kalliiseen ravintolaan ja niin edelleen. Sanalla sanoen, annamme itsellemme tehdä sen, mikä tuo suurimmat positiiviset tunteet. Tällainen kannustus on erinomainen kannustin työn tehokkuuden ja tehokkuuden lisäämiseen. Ajanhallinta on erinomainen apu tiellä menestykseen lähes kaikilla elämämme alueilla. Ja jos toivomme tätä menestystä koko sydämestämme — Aloitamme suunnittelun. Juuri nyt otamme kynän, paperin, istumme alas ja kirjoitamme ylös tavoitteemme. Anna niistä tulla konkreettisia ja todellisia... Onnea! Suosittelemme lukemaan: