Puhelinkeskustelut ovat olleet tärkeitä jo pitkäänliiketoiminnan työkalu ja yksinkertaisesti osa elämäämme. Ja on selvää, että jos haluat antaa vaikutelman älykkäästä tytöstä tai naisesta, puhelimessa tapahtuvan viestinnän tulee olla kohteliasta. Eikä vain sukulaisten, ystävien ja tuttavien, vaan myös tuntemattomien kanssa - moderni etiketti puhuu tästä. Jos noudatat puhelimessa kommunikoinnin perussääntöjä, kohteliaisuus on aina käyntikorttisi. Se auttaa sinua muodostamaan tai vahvistamaan positiivista kuvaa. Tietysti kohteliaisuutta tarvitaan myös työssä. Liikekeskustelun sääntöjen noudattaminen voi vaikuttaa yrityksesi imagoon yleensä ja erityisesti imagoasi liikenaisena. Siksi kannattaa opetella vastaamaan oikein puheluihin, jos haluat tehdä menestyksekkään uran toimistossa tai henkilökohtaisessa yrityksessäsi. Puhelimen liikekeskustelun etiketti ei ole niin vaikea hallita: tärkeintä on muistaa perussäännöt, jotka ovat tämän artikkelin aihe. Pieni vastuuvapauslauseke: keskitymme tietysti pääasiassa taiteeseen käydä oikea keskustelu liikekumppaneiden, asiakkaiden, toimittajien, esimiesten ja alaisten kanssa. Emme kuitenkaan unohda niin sanotusti epävirallisen kommunikointitekniikan vivahteita puhelimitse. Loppujen lopuksi tyttöystävien, sukulaisten ja nuorten kanssa käydyissä keskusteluissa voi kohdata myös "sudenkuoppia", joita hyvätapaisen tytön tulisi välttää. Joten liikeviestinnän etikettiä täydentävät puhelimessa käytävän epävirallisen keskustelun salaisuudet.

Älä kauan soi

Valitsemalla sinua kiinnostavaan numeroon, odotaälä vastaa puhelimeen liian pitkään. Optimaalinen odotusaika on enintään viisi tai kuusi piippausta. Jos sinulle ei ole vastattu tässä ajassa, soitettu keskustelukumppani on joko muuttanut pois tai on liian kiireinen eikä voi puhua nyt. Älä missään tapauksessa unohda kohteliaisuutta täyttäessäsi toimistoa loputtomilla puheluilla. Jos he soittavat sinulle, sinun on vastattava puheluun toisen tai kolmannen soiton jälkeen. Tällainen tehokkuus auttaa soittajaa säästämään aikaa ja osoittamaan hyvät liiketoimintaominaisuudet. Moderni etiketti tarkoittaa, että säännöt eivät koske vain liikekeskustelun aikana, vaan myös epävirallisen viestinnän aikana. Edes parhaan ystäväsi numeroa ei pidä soittaa kymmentä kertaa viiden minuutin välein (ellei tietenkään ole tapahtunut jotain olennaista). Jos he eivät ota puhelinta heti, he eivät voi tehdä sitä jostain syystä – sinun on oltava kärsivällinen. On parempi valita numero hetken kuluttua tai odottaa, kunnes sinulle soitetaan takaisin. Ja puhelimen nostaminen (tai puhelun vastaanottaminen matkapuhelimella) on myös parempi ilman tarpeettomia viivytyksiä. Vaikka tietäisit, että he ovat nyt valinneet numerosi vain keskustellakseen. Etiketti sanelee samat kaksi tai kolme puhelua. Ja todellakin, miksi pakottaa ihmistä odottamaan pidempään?

Esittele itsesi antamalla täydellinen nimi

Soitettu tilaaja sanoo ensin nimensä ja sittenjoku vastaa puheluun. Kun otat puhelimen, aloita aina tervehdyksellä, jonka jälkeen kirjoita asemasi yrityksessä (tai sen osaston nimi, jossa työskentelet) ja koko nimesi. Tyypillisesti yrityksen johto päättää etukäteen, mihin työntekijöiden tulee soittaa yritykseen vastatessaan puhelimeen – yrityksen etiketin mukaan sen tulee olla lyhyt mutta kattava esittely organisaatiosta, joka soveltuu vastaamaan kaikkiin mahdollisiin saapuviin puheluihin. Mutta kun soitat yrityksen sisällä, riittää, että annat vain koko nimesi. On myös suositeltavaa lisätä keskustelun alussa yksi tai kaksi lausetta, jotka auttaisivat luomaan miellyttävän ilmapiirin ja osoittamaan keskustelukumppanille hyvää tahtoa ja halua auttaa. Ilmaisuton "Hei" tai "Kuule!" ovat sopimattomia, koska ne eivät anna soittajalle mitään tietoa - hänen on pakko kysyä, minne hän päätyi ja kuka puhuu hänelle. Lisäksi tervehdys antaa soittajalle riittävästi aikaa valmistautua vastaanottamaan hänelle tärkeitä tietoja. Tietenkin tässä suhteessa epävirallinen viestintä on paljon yksinkertaisempaa: säännöllisen keskustelun alussa ei tarvitse ilmoittaa sukunimeäsi tai asemaasi, ei tarvitse valita ensimmäistä lausetta. Etiketiä ei rikota, jos sanot vain: "Hei, tämä on… ”Tärkeintä on, että keskustelukumppani ymmärtää, kuka kommunikoi hänen kanssaan. Jos soitat vanhan ystävän, läheisten sukulaisten (esimerkiksi äitisi tai sisaresi) tai nuoren miehen kanssa - jonkun kanssa, joka tuntee sinut äänellä - et voi esitellä itseäsi ollenkaan, vaan yksinkertaisesti vaihtaa terveisiä. Kyllä, etiketti voi myös määrätä kunnioittavamman alun, esimerkiksi: "Hei" tai "Hyvää päivää" ja etunimellä ja isännimellä, mutta vain silloin, kun tosielämässä kommunikoit samalla tavalla.  Ja muista, että hyvätapainen tyttö tai nainen säilyttää liikeviestinnölle ominaisen tervehdysjärjestyksen jopa epävirallisessa keskustelussa. Jos soitat, anna henkilön tervehtiä, älä keskeytä (vaikka se olisi paras ystäväsi), ja sitten tervehdi häntä itse ja kerro hänelle, mitä haluat.  Jos he soittavat sinulle, sano hei ja anna sitten henkilön tervehtiä sinua ja kuunnella tarkasti - etikettiä noudatetaan moitteettomasti.

Kysy aina, jos soitat ajoissa

Jos soitat, kysy aina, onko heilläKeskustelukumppanisi on aika kuunnella sinua. Kyse ei ole vain kohteliaisuudesta, vaikka se on myös erittäin tärkeää. Jos keskustelukumppanisi on tällä hetkellä liian kiireinen johonkin, hän ei kuuntele sinua liian tarkasti eikä pysty täysin ymmärtämään esittämääsi tietoa. Tämän seurauksena puhelusi on tehoton. Etiketti ja banaali logiikka viittaavat siihen, että on parempi olla unohtamatta säädyllisyyttä ja käyttää seuraavia lauseita keskustelun alussa:

• Voitteko antaa minulle viisi (kymmenen, muutama) minuuttia? Minun täytyy puhua kanssanne ... (kerro lyhyesti asian ydin).
• Milloin kutsun sinut keskustelemaan ...? Tarvitsen viisi minuuttia aikaa puhua.
• Jos se ei vaikeuta, soita minulle heti kerralla, kuinka vapautat.

Erityisen tärkeää on kysyä keskustelukumppanilta, se on käteväävoiko hän puhua sinulle, jos soitat matkapuhelimeen. Loppujen lopuksi tällä hetkellä henkilö voi olla missä tahansa, eikä kaikkialla, hän on valmis kuuntelemaan liikeehdotuksia. Jos päinvastoin joku soittaa sinulle ajankohtana, jolloin et voi puhua, voit nyt pyytää toista henkilöä soittamaan sinulle takaisin. Ilmoita meille sopivin aika, jolloin voit soittaa uudelleen. Voit luvata, että soitat takaisin itse. Muista pyytää anteeksi, ettet pysty kuuntelemaan soittanutta kollegaasi ja joudut keskeyttämään keskustelun. Etiketti edellyttää, että nämä säännöt otetaan huomioon paitsi liikeviestinnän, myös epävirallisen keskustelun aikana. Kun valitset numeron, voit tietysti pärjätä ilman kuivaa virallisuutta, mutta jopa äitisi, tyttöystäväsi tai aviomiehesi (poikaystäväsi) kannattaa kysyä, onko hänen (hänen) sopivaa puhua nyt. Varsinkin jos soitat töissä olevalle henkilölle. Ainoat poikkeukset ovat ne tilanteet, joissa tiedät varmasti, että keskustelukumppanisi ei ole juuri nyt kiireinen minkään tärkeän kanssa tai odottaa nimenomaan puheluasi. Jos he soittivat sinulle, mutta sinulla ei ole aikaa jatkaa keskustelua, älä epäröi sanoa, että olet kiireinen, vaikka linjan toisessa päässä olisi henkilö, jolle olet hyvin läheinen ja rakas. Mutta muista, että oikea nykyaikainen puhelinviestintä on myös taidetta, taitoa ja kykyä olla loukkaamatta tai pettämättä. Siksi jopa epävirallisessa keskustelussa pyydä anteeksi, että et voi puhua, ja sano, että soitat takaisin. Mutta muista pitää tämä lupaus. Tai kerro minulle milloin sinun pitää soittaa, jos et jostain syystä voi soittaa takaisin. Näin tekemällä et vain noudata etikettiä, vaan myös osoitat kunnioittavasi sinua puhuneen henkilön huomiota. Pieni lisäys: jos soitat usein jollekin puhelimessa, etenkään vain ystäville, vaan töissä, liikeviestinnässä, on suositeltavaa sopia tietty aika. Jos liikekumppanisi tietää, että soitat hänelle esimerkiksi klo 15.00, hän osaa valmistautua keskusteluun. Ja päinvastoin: jos tiedät, että sinun pitäisi odottaa työpuhelua esimerkiksi klo 11.15, tämä antaa sinulle mahdollisuuden suunnitella työpäiväsi ennen ja jälkeen tätä hetkeä - juuri näin on silloin, kun etiketti toimii sinulle . Ja kukaan ei estä sinua pääsemästä sopimukseen tyttöystäväsi kanssa ja varaamasta aikaa kymmeneen minuuttiin päivittäiselle chatille. Tietäen, milloin epävirallinen kommunikointi puhelimessa tapahtuu, on myös kätevää, koska jokaisella tytöllä ja naisella on paljon arjen huolia ja on välttämätöntä, että heidän ratkaisunsa ei osu ajoissa ystävällisen keskustelun kanssa.

Älkää unohtako äänesi sävyä. Smile!

Jos et ole koskaan tavannut henkilöä aikaisemmin,kenen kanssa puhut puhelimessa, ainoa tapa luoda suotuisa kuva itsestäsi on äänesi intonaatio. Siksi äänen sävyyn on kiinnitettävä erityistä huomiota, sillä näin voit luoda suotuisan ilmapiirin tärkeälle keskustelulle. Jos hymyilet keskustelun aikana, näkymätön keskustelukumppanisi tuntee myötätuntoa sinua kohtaan. Tämä auttaa sinua voittamaan hänet, ja keskustelusi on tuottavampaa. Ja epävirallisen keskustelun aikana ystävällinen sävy on myös erittäin tärkeä. Miksi? Kuvittele vain tilanne: sinulla on kaikki hyvin, mutta puhut äitisi tai tyttöystäväsi kanssa jotenkin kuivana, kylmänä, elottomana. Tällaisessa tilanteessa langan toisella puolella oleva henkilö joko huolestuu, ja sitten kysymykset alkavat tyhjästä tai hän loukkaantuu sinuun. Mutta sinä itse ymmärrät aivan hyvin, että on vielä tärkeämpää kommunikoida ystävällisesti sydäntäsi lähellä olevien ihmisten kuin liikekumppaneiden kanssa liikekeskustelun aikana. Epävirallisen keskustelun aikana ei luonnollisestikaan hyväksytä vain hymyä, vaan myös naurua, vitsejä ja vitsejä. Mutta kun pidät hauskaa, älä unohda, että sinun on silti noudatettava etikettiä etkä keskeytä keskustelukumppaniasi, vaikka se olisi paras ystäväsi ja teit juuri erittäin hauskan sanaleikkeen vastauksena johonkin hänen ilmaukseensa. Muuten vitsit voivat päättyä loukkauksiin ja moitteisiin.

Puhu selkeästi ja tarkasti, ilmaista tarkasti ajatus

Liikepuhelun tavoitteena tulisi olla saavuttaminenkeskinäinen ymmärrys, ei halu tarjota vasta-argumentteja jokaiselle keskustelukumppanin väitteelle. Anna soittajalle tarpeeksi aikaa omaksua ajatuksesi, mutta älä viivytä keskustelua, jotta et menetä hänen huomionsa. Ajattele tulevaa keskustelua etukäteen, jotta voit välittää ongelman olemuksen mahdollisimman tarkasti välttäen pitkiä ja monisanaisia ​​argumentteja. Kun keskustelet puhelimessa, puhenopeudesi tulisi olla lähes puolet normaalista keskustelusta. Tämä on välttämätöntä lähinnä siksi, että sinua kuuntelevan henkilön kyky käyttää muita aisteja kuin kuuloa on rajallinen havaitsemiseen. Visuaalisessa kontaktissa ymmärtämistä helpottavat eleet, ilmeet ja muut sanattomat viestintätavat, kun taas puhelimessa puhuessaan keskustelukumppanisi kuulee vain äänesi. Yritä siksi puhua hieman tavallista hitaammin, lausumalla sanat selkeästi ja käyttämällä lyhyitä lauseita. Pidä se lyhyt ja selkeä. Voit helposti määrittää optimaalisen keskustelutahdin, jos kuuntelet keskustelun alussa, kuinka keskustelukumppanisi puhuu. Jos haluat saavuttaa keskinäisen ymmärryksen, on parempi, jos sopeudut hänen puhenopeuteensa. Jos henkilö puhuu hitaasti, hänellä ei ole aikaa seurata ajatuksiasi ja kuunnella "sata sanaa minuutissa". Ja jos keskustelukumppani puhuu nopeasti, hänellä on ehkä kiire, ja hidas puhe, jota välittävät toistuvat tauot, ärsyttää häntä. On epätodennäköistä, että hän enää koskaan halua puhua kanssasi. Kaikki nämä säännöt eivät ole tärkeitä vain liikeviestinnässä - ne löytävät sovelluksensa myös epävirallisessa keskustelussa. Vaikka kertoisit viimeisimmät uutiset parhaalle ystävällesi, sinun ei pidä mutistaa tai jakaa - etiketti kehottaa kunnioittamaan keskustelukumppaneitasi, antamaan heille aikaa ajatella, kuvitella, sanoa. Muista, että puhelimessa kommunikoinnin taito on sekä kertoa että kuulla sekä vastaanottaa ja antaa moraalista mielihyvää keskustelusta kohteliaan henkilön kanssa.

Keskustelun lopettaminen

Katkaise puhelu vasta kun olet valmisOlemme varmoja, että sinulle soittanut keskustelukumppani sanoi kaiken tarvitsemansa. Olisi liian epäkohteliasta keskeyttää keskustelukumppanisi kesken lauseen ja katkaista puhelun. Aivan lopussa kannattaa tehdä lyhyt yhteenveto keskustelusta varmistaaksesi, että keskustelukumppanisi kuuli kaiken, mitä sanoit ja että olet itse ymmärtänyt oikein kaiken, mitä hän sanoi sinulle. Tämä auttaa välttämään mahdolliset väärinkäsitykset. Jos keskustelu osoittautui odotettua pidemmäksi, älä sen lopussa pyydä anteeksi, vaan kiitä keskustelukumppania ajastaan. Tämä osoittaa, että kunnioitat hänen työaikaansa, eikä sinun tarvitse lopettaa keskustelua anteeksipyytävällä sävyllä. Molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä, jos sanotte hyvästit ystävällisesti, toivottaen toisilleen onnea tai hyvää päivää. Tällainen toive auttaa sinua kohteliaasti lopettamaan tärkeän puhelinkeskustelun. Nämä liikeviestinnän säännöt näkyvät epävirallisissa tilanteissa. Kun lopetat keskustelun jonkun sydämellesi rakkaan henkilön kanssa, sinun ei pitäisi sanoa "Hei" vaan vain katkaista puhelin. Sinun on odotettava hänen vastaustaan, vaikka sinulla olisi kiire. Periaatteessa hyvätapaisen tytön etiketti tarkoittaa, että noudatat samaa sääntöä pelkkien tuttavien tai sukulaisten tapauksessa. Ja tietysti, jos puhelimen toisella puolella oleva henkilö sanoo sinulle ensimmäisenä: "Hyvästi", muista sanoa kohteliaasti hyvästit hänelle. On selvää, että jos et tee tätä, he voivat yksinkertaisesti loukkaantua sinuun. Lisäksi mitä lähempänä henkilö havaitsee sinut, sitä syvempi loukkaus on. Muista, että oikea ja moderni viestintä puhelimessa on taidetta, joka vaatii sinua olemaan tarkkaavainen keskustelukumppanisi tunteiden suhteen. Suosittelemme lukemaan:

Kommentit

kommentteja