Телефонните разговори отдавна са станали важнибизнес инструмент и просто част от живота ни. И е ясно, че ако искате да създадете впечатление на умно момиче или жена, комуникацията по телефона трябва да бъде учтива. И не само с роднини, приятели и познати, но и с непознати - съвременният етикет говори за това. Ако следвате основните правила за комуникация по телефона, учтивостта винаги ще бъде вашата визитна картичка. Това ще ви помогне да формирате или затвърдите положителен имидж. Разбира се, вежливостта е нужна и на работа. Спазването на правилата за бизнес разговор може да повлияе на имиджа на вашата компания като цяло и в частност на имиджа ви на бизнесдама. Затова си струва да се научите как да отговаряте правилно на телефонни обаждания, ако искате да направите успешна кариера в офиса или в личния си бизнес. Етикетът на бизнес разговор по телефона не е толкова труден за овладяване: основното е да запомните основните правила, които са предмет на тази статия. Малък отказ от отговорност: разбира се, нашият фокус ще бъде основно върху изкуството на правилното водене на разговор с бизнес партньори, клиенти, доставчици, началници и подчинени. Но няма да пропуснем нюансите, така да се каже, на неформалната техника на общуване по телефона. В края на краищата по време на разговори с приятелки, роднини и млади хора могат да се натъкнат и на „клопки“, които едно добре възпитано момиче трябва да избягва. Така че етикетът на бизнес комуникацията ще бъде допълнен от тайните на неформалния разговор по телефона.

Не дълга позвъняване

Като наберете номера, който ви интересува, изчакванене отговаряйте на телефона твърде дълго. Оптималното време за изчакване е не повече от пет или шест звукови сигнала. Ако не сте получили отговор в рамките на това време, тогава повиканият събеседник или се е отдалечил, или е твърде зает и не може да говори сега. Във всеки случай не забравяйте за учтивостта, когато запълвате офиса с безкрайни обаждания. Ако ви се обадят, трябва да отговорите на повикването след второто или третото позвъняване. Такава ефективност ще помогне на обаждащия се да спести време и да покаже вашите добри бизнес качества. Съвременният етикет предполага, че правилата се прилагат не само по време на делови разговор, но и по време на неформално общуване. Дори номерът на най-добрия ви приятел не трябва да се набира десет пъти на всеки пет минути (освен ако, разбира се, не се е случило нещо жизненоважно). Ако не вдигнат телефона веднага, това означава, че не могат да го направят по някаква причина - трябва да имате търпение. По-добре е да наберете номера след известно време или да изчакате, докато ви се обадят. И вдигането на телефона (или получаването на обаждане на мобилния ви) също е по-добро без ненужни забавяния. Дори ако знаете, че сега са набрали номера ви само за чат. Етикетът диктува едни и същи две-три обаждания. И наистина, защо човек да чака повече?

Представете си, като дадете пълното си име

Повиканият абонат първо казва името си, след товаима някой, който отговаря на обаждането. Когато вдигнете телефона, винаги започвайте с поздрав, последван от позицията ви в компанията (или името на отдела, в който работите) и пълното ви име. Обикновено ръководството на компанията решава предварително как служителите да се обаждат на компанията, когато отговарят на телефона - корпоративният етикет диктува това да бъде кратко, но изчерпателно въведение в организацията, което е подходящо за отговор на пълния набор от възможни входящи обаждания. Но при разговори в рамките на компанията е достатъчно да посочите само трите си имена. Също така е препоръчително да добавите една или две фрази в самото начало на разговора, които биха помогнали да се създаде приятна атмосфера и да покажете на събеседника вашата добра воля и желание да помогнете. Неизразително „Здравей“ или „Слушай!“ са неподходящи, тъй като няма да дадат никаква информация на обаждащия се - той ще бъде принуден да пита къде е попаднал и кой говори с него. Освен това поздравът дава на обаждащия се достатъчно време да се подготви за получаване на важна информация. Разбира се, в това отношение неформалната комуникация е много по-проста: в началото на обикновен, а не на делови разговор, няма нужда да посочвате фамилията или длъжността си, няма нужда да избирате първата фраза. Няма да има нарушение на етикета, ако просто кажете: „Здрасти, това е… „Основното е събеседникът да разбере кой общува с него. Ако се обаждате със стар приятел, близки роднини (например майка ви или сестра ви) или млад мъж - с някой, който ви познава по глас - можете изобщо да не се представяте, а просто да размените поздрави. Да, етикетът може да предпише и по-уважително начало, например: „Здравей“ или „Добър ден“ и по име и бащино име, но само когато в реалния живот общувате по същия начин.  И не забравяйте, че добре възпитаното момиче или жена запазва последователността на размяната на поздрави, характерна за бизнес комуникацията, дори в неформален разговор. Ако се обадите, оставете човека да ви поздрави, не го прекъсвайте (дори и да е най-добрият ви приятел), а след това го поздравете сами и му кажете какво искате.  Ако ви се обадят, поздравете, а след това оставете човека да ви поздрави и изслушайте внимателно - етикетът ще бъде спазен безупречно.

Винаги питайте дали се обаждате навреме

Ако се обадите, винаги питайте дали иматВреме е вашият събеседник да ви изслуша. Не е само въпрос на учтивост, въпреки че и това е много важно. Ако вашият събеседник е твърде зает с нещо в момента, той няма да ви изслуша твърде внимателно и няма да може да разбере напълно информацията, която представяте. В резултат на това вашето обаждане ще бъде неефективно. Етикетът и баналната логика предполагат, че е по-добре да не забравяте за приличието и да използвате следните фрази в началото на разговора:

• Можете ли да ми дадете пет (десет, няколко) минути? Трябва да поговоря с вас за ... (накратко да посоча същността на въпроса).
• Кога трябва да ви се обадя, за да обсъдите ...? Трябва ми пет минути от времето си, за да говоря.
• Ако това не ви затруднява, обадете ми се веднага, как да се освободите.

Особено важно е да попитате събеседника, удобно едали може да говори с вас, ако се обадите по мобилен телефон. В крайна сметка в този момент човек може да бъде навсякъде и не навсякъде е готов да изслуша бизнес предложения. Ако, напротив, някой ви се обади в момент, когато не можете да говорите, сега можете да помолите другия човек да ви се обади обратно. Кажете ни най-удобния за вас час, за да се обадите отново. Можете да обещаете, че ще се обадите сами. Не забравяйте да се извините, че не можете да изслушате колегата, който се е обадил и се наложи да прекъснете разговора. Етикетът изисква тези правила да се вземат предвид не само по време на бизнес комуникация, но и по време на неформален разговор. Когато набирате номер, разбира се, можете да правите без суха официалност, но дори вашата майка, приятелка или съпруг (приятел) трябва да попита дали е удобно за нея (той) да говори сега. Особено ако се обаждате на човек на работа. Единствените изключения са ситуациите, когато знаете със сигурност, че вашият събеседник не е зает с нещо важно в момента или специално чака вашето обаждане. Ако са ви набрали, но няма време за разговор, не се колебайте да кажете, че сте заети, дори ако от другата страна на линията е човекът, на когото сте много близки и скъпи. Но не забравяйте, че правилната съвременна телефонна комуникация е също изкуство, умение и способност да не обидите или разочаровате. Затова дори в неформален разговор се извинете, че не можете да говорите и кажете, че ще се обадите. Но не забравяйте да спазите това обещание. Или ми кажете кога да ви се обадя, ако по някаква причина не можете да се обадите сами. По този начин вие не само ще спазвате етикета, но и ще покажете, че уважавате вниманието на човека, който се е обърнал към вас. Малко допълнение: ако често се обаждате на някого по телефона, особено не само на приятели, но и на работа, за бизнес комуникация, препоръчително е да се договорите за определено време. Ако вашият бизнес партньор знае, че например ще му се обадите в 15:00 часа, той ще може да се подготви за разговора. И обратното: ако знаете, че трябва да очаквате бизнес разговор например в 11:15, това ще ви даде възможност да планирате работния си ден преди и след този момент - това е точно случаят, когато етикетът работи за вас . И никой не ви пречи да постигнете споразумение с приятелките си и да определите време за десет минути ежедневен чат. Да знаете кога ще се проведе неформална комуникация по телефона също е удобно, защото всяко момиче и жена има много ежедневни притеснения и е необходимо тяхното решение да не съвпада във времето с приятелски разговор.

Не забравяйте тона на гласа ви. Усмихнете се!

Ако никога преди не сте срещали човек,с когото говорите по телефона, единственият начин да създадете благоприятно впечатление за себе си ще бъде интонацията на гласа ви. Затова трябва да се обърне специално внимание на тона на гласа, защото така можете да създадете благоприятна атмосфера за важен разговор. Ако се усмихвате по време на разговор, вашият невидим събеседник ще изпита симпатия към вас. Това ще ви помогне да го спечелите и разговорът ви ще бъде по-продуктивен. И по време на неформален разговор приятелският тон също е много важен. защо Само си представете ситуацията: всичко е наред с вас, но говорите с майка си или приятелката си някак сухо, студено, безжизнено. В такава ситуация човекът от другата страна на жицата или ще се притесни и тогава от нищото ще започнат въпроси, или ще се обиди от вас. Но вие сами разбирате отлично, че е още по-важно да общувате любезно с хора, близки до сърцето ви, отколкото с бизнес партньори по време на делови разговор. Естествено, по време на неформален разговор не само усмивките са напълно приемливи, но и смях, шеги и забавления. Но докато се забавлявате, не забравяйте, че все пак трябва да спазвате етикета и да не прекъсвате събеседника си, дори ако това е най-добрият ви приятел и току-що сте направили много забавна игра на думи в отговор на някакво нейно изражение. В противен случай шегите могат да завършат с обиди и упреци.

Говорете ясно и точно, точно изразявайте мисълта

Целта на бизнес разговора трябва да бъде постиганевзаимно разбирателство, а не желанието да се предоставят контрааргументи на всеки аргумент на събеседника. Дайте на обаждащия се достатъчно време да поеме мислите ви, но не протакайте разговора, за да не загубите вниманието му. Помислете за предстоящия разговор предварително, за да предадете същността на проблема възможно най-точно, като избягвате дълги и многословни спорове. Докато водите бизнес разговор по телефона, скоростта на речта ви трябва да бъде почти наполовина по-ниска от тази при нормален разговор. Това е необходимо главно защото човекът, който ви слуша, е ограничен в способността да използва сетива, различни от слуха, за да възприема. При визуален контакт по-доброто разбиране се улеснява от жестове, изражение на лицето и други средства за невербална комуникация, докато при разговор по телефона вашият събеседник чува само вашия глас. Затова се опитайте да говорите малко по-бавно от обикновено, като произнасяте думите ясно и използвате кратки изречения. Бъдете кратки и ясни. Можете лесно да определите оптималното темпо на разговор, ако в самото начало на разговора слушате как говори вашият събеседник. Ако искате да постигнете взаимно разбирателство, ще бъде по-добре да се адаптирате към неговия темп на реч. Ако човек говори бавно, той няма да има време да проследи мисълта ви, слушайки „сто думи в минута“. И ако събеседникът говори бързо, може би той бърза и бавната реч, прекъсната от чести паузи, ще го раздразни. Малко вероятно е той някога да иска да говори с вас отново. Всички тези правила са важни не само за деловото общуване – те намират приложение и в неформалния разговор. Дори да съобщавате последните новини на най-добрия си приятел, не трябва да мърморите или да бърборите - етикетът ви призовава да уважавате събеседниците си, да им давате време да помислят, да си представят, да кажат. Не забравяйте, че изкуството на общуването по телефона е както да казвате и чувате, така и да получавате и доставяте морално удоволствие от разговора с учтив човек.

Прекратяване на разговор

Затворете само когато сте готовиСигурни сме, че събеседникът, който ви се обади, каза всичко, от което се нуждаеше. Би било твърде грубо от ваша страна да прекъснете събеседника си по средата на изречението и да затворите. В самия край си струва да обобщите накратко разговора, за да сте сигурни, че вашият събеседник е чул всичко, което сте казали, и че вие ​​сами сте разбрали правилно всичко, което ви е казал. Това ще помогне да се избегнат възможни недоразумения. Ако разговорът се оказа по-дълъг, отколкото сте очаквали, в края му не се извинявайте, а благодарете на събеседника, че ви е отделил от времето си. Така ще покажете, че уважавате работното му време и няма да се налага да приключвате разговора с извинителен тон. И двете страни ще бъдат доволни, ако се сбогувате приветливо, като си пожелаете късмет или хубав ден. Подобно пожелание ще ви помогне учтиво да прекратите важен телефонен разговор. Тези правила на бизнес комуникация се отразяват в неформални ситуации. Когато приключвате разговор с някой, скъп на сърцето ви, не трябва да казвате „чао“ и просто да затваряте. Трябва да изчакате неговия отговор, дори и да бързате. По принцип етикетът на добре възпитаното момиче предполага, че ще следвате същото правило в случай на просто познати или роднини. И, разбира се, ако човекът от другата страна на телефона е първият, който ви казва: „Довиждане“, не забравяйте да се сбогувате учтиво с него. Ясно е, че ако не направите това, те просто могат да ви се обидят. Освен това, колкото по-близо ви възприема човек, толкова по-дълбоко ще бъде обидата. Не забравяйте, че правилното и модерно общуване по телефона е изкуство, което изисква да сте внимателни към чувствата на събеседниците си. Препоръчваме да прочетете:

Коментари

коментари