Телефонните разговори отдавна стават важниинструмент на бизнеса и само част от нашия живот. И е ясно, че ако искате да направите впечатление за умно момиче или жена, говоренето по телефона трябва да бъде учтиво. И не само с роднини, приятели и приятели, но и с непознати - това се доказва от модерния етикет. Ако спазвате основните правила за комуникация по телефона, любезността винаги ще бъде вашата визитна картичка. Тя ще ви помогне да създадете или укрепите позитивен образ. Разбира се, учтивостта е необходима на работното място. Спазването на правилата на бизнес разговорите може да повлияе на имиджа на фирмата ви като цяло и на имиджа ви на дадена бизнес дама в частност. Ето защо трябва да научите как да отговаряте правилно на телефонните обаждания, ако искате да направите успешна кариера в офиса или в личния бизнес. Етикетът на бизнес разговора по телефона не е толкова трудно да се овладее: основното е да си припомним основните правила, на които тази статия е посветена. Малко предупреждение: разбира се, фокусът на вниманието ни ще бъде преди всичко изкуството да се занимаваме правилно с бизнес партньори, клиенти, доставчици, ръководители, подчинени. Но нюансите, така да се каже, на неформалната комуникационна технология по телефона, ние няма да пропуснем. В края на краищата, по време на разговори с приятели, роднини, млади хора също могат да се сблъскат с "клопки", които образованото момиче трябва да се избягва. Така че етикетът за бизнес комуникация ще бъде допълнен с тайните на неформалния разговор по телефона.

Не дълга позвъняване

Набиране на номера, който ви интересува, чакащ отговорНе дръжте слушалката твърде дълго. Оптималното време за изчакване е не повече от пет или шест звукови сигнала. Ако не сте получили отговор през това време, повиканият човек или е прекалено зает и не може да говори точно сега. Във всеки случай, не забравяйте за учтивост, четете кабинета с безкрайни разговори. Ако ви се обадят, трябва да отговорите на обаждането след второто или третото обаждане. Такава бързина ще помогне на обаждащия се да спести време и да покаже вашите добри бизнес качества. Съвременният етикет предполага, че правилата се прилагат не само по време на бизнес разговор, но и при неформална комуникация. Дори броят на най-добрите приятели не си заслужава да пишете десет пъти за пет минути (освен ако, разбира се, не се е случило нещо жизнено важно). Тъй като тръбата не е взета незабавно, това означава, че по някаква причина не може да го направи - трябва да покажете търпение. По-добре е да наберете номера във времето или да изчакате, докато не се обадите отново. И да вземете приемника (или да се обадите на мобилния телефон) също е по-добре без излишни закъснения. Дори и да знаете, че сега вашият номер е написан само за чат. Етикетът предписва едно и също две или три обаждания. И наистина, защо човек да чака по-дълго?

Представете си, като дадете пълното си име

Първо се обади на абоната, след товакойто отговаря на повикването. Вземете телефона, винаги започвайте с поздрав и след това се обадете на позицията си в компанията (или името на отдела, в който работите) и пълното ви име. Обикновено, ръководството на компанията реши предварително как служителите трябва да се обадят на компанията, когато вдигнете телефона - корпоративен етикет предполага, че тя трябва да бъде кратък, но изчерпателен преглед на организацията, което би било уместно да се отговори на пълния спектър от входящите обаждания. Но когато се обаждате в компанията, достатъчно е само да посочите пълното си име. Също така е препоръчително в самото начало на разговора да добавите една или две фрази, които ще помогнат да се създаде приятна атмосфера и да се покаже на другаря вашето благоволение и желание да ви помогне. Непознатата "Здравей" или "Слушам!" Са неподходящи, тъй като няма да дадат на обаждащия се никаква информация - той ще трябва да попита за това къде се намира и кой говори с него. В допълнение, поздравлението дава на обаждащия се достатъчно време, за да се подготви за възприемането на важна информация за него. Разбира се, в тази връзка, неформалната комуникация е много по-опростена: в началото на обикновен, а не на бизнес разговор няма нужда да посочвате името или позицията си, няма нужда да избирате първата фраза. Етикетът няма да бъде нарушен, ако просто кажете: "Здравейте, това е ..." - основното е, че събеседникът разбира кой комуникира с него. Ако се обадите на дългогодишен приятел (приятел), близки роднини (например с майка или сестра) или млад мъж - с някой, който ви познава глас - не можете дори да се представите, а просто да обмените поздрави. Да, етикетът може да предпише по-уважително начало, например: "Здравейте" или "Добър ден" и по име и патронимик, но само когато в реалния живот комуникирате точно по същия начин. И не забравяйте, че последователността на обмена на поздрави, характерна за бизнес комуникациите, добре отгледана момиче или жена, продължава дори в неформален разговор. Ако се обадите, нека мъжът да поздрави, да не прекъсва (дори и това да е най-добрият ти приятел), а после да го поздрави и да му каже какво искаш. Ако ви се обадят, поздравете, а след това позволете на човека да ви поздрави и да слуша внимателно - етикетът ще бъде внимателно наблюдаван.

Винаги питайте дали се обаждате навреме

Ако се обадите, винаги попитайте дали иматевремето на събеседника да ви слуша. Не става въпрос само за учтивост, въпреки че е много важно. Ако вашият събеседник в момента е нещо прекалено зает, той няма да ви послуша много внимателно и няма да може напълно да разбере информацията, която сте предоставили. В резултат на това вашият разговор ще бъде неефективен. Етикетът и баналната логика предполагат, че е по-добре да не забравяме правилността и в началото на разговор да използваме такива фрази:

• Можете ли да ми дадете пет (десет, няколко) минути? Трябва да поговоря с вас за ... (накратко да посоча същността на въпроса).
• Кога трябва да ви се обадя, за да обсъдите ...? Трябва ми пет минути от времето си, за да говоря.
• Ако това не ви затруднява, обадете ми се веднага, как да се освободите.

Особено важно е да попитате събеседника, че е удобнодали той говори с вас, ако се обаждате на мобилен телефон. В крайна сметка в този момент човек може да бъде навсякъде, а не навсякъде, където е готов да слуша бизнес предложения. Ако напротив - някой ви звъни в момент, в който не можете да говорите - сега можете да помолите другия човек да ви се обади. Информирайте най-удобното време за второ повикване. Можете да обещаете, че ще се обадите отново. Не забравяйте да се извините, че не можете да слушате обаждащия се и да прекъсвате разговора. Етикетът предписва да се вземат предвид тези правила не само по време на бизнес комуникация, но и в неформален разговор. Когато номерът, който въвеждате, разбира се, можете да правите без суха длъжностност, но дори и майка, приятелка или съпруг (човек) трябва да попитат дали е удобно за нея сега да говори. Особено ако се обадите на човек на работа. Единствените изключения са ситуациите, в които знаете със сигурност, че вашият събеседник понастоящем не е ангажиран с нещо важно или чака конкретно вашето обаждане. Ако сте въвели, но няма време да проведат разговор, не се колебайте да се каже, че сте заети, дори и на другия край на лицето, на което вие сте много близки и скъпи. Но не забравяйте, че правилната съвременна комуникация по телефона също е изкуство, умение и способност да не обиждате и да не разочаровате. Ето защо, дори и при неформален разговор, се извинявайте, че не можете да говорите и кажете, че ще се обадите отново. Но не забравяйте да изпълните това обещание. Или кажи ми кога да те набера, ако по някаква причина не можеш да се обадиш сам. По този начин не само ще спазвате етикета, но и ще покажете, че уважавате вниманието на лицето, което се отнася до вас. Малко допълнение: ако често се обаждате на някого, особено не само с приятелките си, но и на работа, за бизнес комуникации, препоръчително е да се споразумеете за определено време. Ако бизнес партньорът знае, че например ще го наберете в 15:00 часа, той ще може да се подготви за разговора. От друга страна, ако знаете какво бизнесът е на стойност в очакване на обаждане, например, в 11:15 часа, той ще ви даде възможност да планирате работното си ден до този момент и след това - това е случаят, когато етикета работи за вас. И никой не ти пречи да постигнеш споразумение с приятелките си и да назначиш време за десет минути ежедневно бърборене. Знаейки кога ще се осъществи неформална комуникация по телефона, също е удобно, защото всяко момиче и жена има много ежедневни грижи и е необходимо тяхното решение да не съвпада навреме с приятелски разговор.

Не забравяйте тона на гласа ви. Усмихнете се!

Ако никога не сте срещнали човеккоито говорите по телефона, единственият начин да създадете благоприятно впечатление за себе си ще бъде интонациите на вашия глас. Поради това трябва да се обърне специално внимание на тона на гласа, защото това е начинът, по който можете да създадете благоприятна атмосфера за важен разговор. Ако по време на разговор се усмихваш, твоят невидим събеседник ще почувства съчувствие към теб. Това ще ви помогне да го подредите за себе си и разговорът ви ще продължи по-продуктивно. А по време на неформален разговор също така много важен е тонът на доброжелателство. Защо? Само си представете ситуацията: добре се справяте, но с майка си или с гаджето си говорите някак си суха, студена, безжизнена. В такава ситуация човек от другата страна на жицата е или притеснен, а след това въпроси от нулата ще започнат или ще ви обидят. Но в крайна сметка вие напълно разбирате, че е по-важно да общувате с хора, близки до сърцето си, отколкото с бизнес партньори по време на бизнес разговор. Разбира се, при неформален разговор не само е възможно да се усмихва, а и смях, шеги, вицове. Но, да се забавляват, не забравяйте, че все още е необходимо да се съобразят с етикет и да не прекъсва събеседника, дори и ако това е най-добрият приятел и просто имаше много смешно игра на думи в отговор на някои от изражението му. В противен случай шегите могат да завършат с възмущение и укор.

Говорете ясно и точно, точно изразявайте мисълта

Целта на бизнес обаждането трябва да бъде постиганетовзаимно разбирателство, а не желание да се противопоставят на всеки аргумент на събеседника. Дайте на обаждащия се достатъчно време, за да научите мислите си, но не забавяйте разговора, за да не загубите вниманието му. Мислете пред предстоящия разговор, за да предадете същността на проблема възможно най-точно, като избягвате продължителни и подробни аргументи. Докато провеждате бизнес разговор по телефона, скоростта на речта трябва да бъде почти половината от обичайния разговор. Това се дължи главно на факта, че човекът, който те слуша, е ограничен в способността да използва за възприятие други сетива, различни от слуха. С визуален контакт, жестове, изражения на лицето и други средства за невербална комуникация допринасят за по-доброто разбиране, докато по телефона вашият събеседник чува гласа ви. Затова опитайте да говорите малко по-бавно от обикновено, ясно изразяване на думи и използване на кратки изречения. Говорете кратко и ясно. Можете лесно да определите оптималния ход на разговора, ако в самото начало на разговора ще чуете какво казва вашият събеседник. Ако искате да постигнете взаимно разбирателство, ще бъде по-добре да коригирате точно неговия ритъм на речта. Ако човек говори бавно, той няма да има време да последва мислите ви, слушайки "сто души на минута". И ако събеседникът говори бързо, може би бърза, а бавната, прекъсната от чести паузи, речта ще го раздразни. Малко вероятно е той да иска отново да говори с вас. Всички тези правила са важни не само за бизнес комуникацията - те намират приложение в неформален разговор. Дори и да се каже най-добрият приятел на последните новини, а не да мънка или трака - етикет изисква да спазват събеседници, за да им даде време да помисли, да си представим, да се каже. Не забравяйте, че изкуството да комуникирате по телефона е да разказвате и да чувате, а също и да получавате и представяте морално удоволствие от разговор с любезен човек.

Прекратяване на разговор

Сменете слушалката само когато стете са сигурни, че събеседникът, който ви е нарекъл, каза всичко, от което се нуждае. Прекъснете събеседника в половин дума и поставете приемника ще бъде прекалено непокорен от вас. В края на разговора си струва кратко обобщение, за да се уверите, че вашият партньор чуя всичко, което каза и това, което сами са правилно разбрани всичко, което той каза за вас. Това ще помогне да се избегнат евентуални недоразумения. Ако разговорът се окаже по-дълъг от очакваното, не се извинявайте в края, но благодарете на събеседника, че ви даде време. По този начин ще покажете, че уважавате работното му време и не е нужно да приключвате разговора с апологетичен тон. Двете страни ще бъдат доволни, ако кажете довиждане, желаейки си един друг добър късмет или добър ден. Подобно искане ще помогне учтиво да приключи важен телефонен разговор. Тези правила за бизнес комуникация са отразени в неформални случаи. Прекратяване на разговора с човек, който е скъп за сърцето ти, не можеш да кажеш "Засега" - и просто затвори. Необходимо е да изчакате отговора му, дори и да бързате. По принцип етикетът на образованото момиче предполага, че ще следвате същото правило в случая само с познати или роднини. И, разбира се, ако някой от другата страна на епруветката първо ви каже: "Сбогом", - бъди учтив за него сбогом. Ясно е, че ако не го направите, може да бъдете оскърбени. И колкото по-близко се възприема човек, толкова по-дълбоко ще бъде негодуванието. Не забравяйте, че правилната и модерна комуникация по телефона е изкуство, което ви задължава да обръщате внимание на чувствата на събеседниците. Препоръчваме ви да прочетете:

Коментари

коментари