Време за планиране: Как да подобрите ефективността на работата си

Време... О, колко често ни липсва, какЧесто съжаляваме, че един ден има само двадесет и четири часа! Сигурни сме, че ако имаше поне двадесет и пет от тях, би било напълно възможно да се постигне много повече и пътят към успеха ще бъде много по-кратък. Планирането на времето е толкова трудна задача... Но за хората, които са постигнали много в живота, денят също се състои от двадесет и четири часа! Защо успяват да направят всичко необходимо през този период и в същото време успяват да спят през нощта, да отделят част от времето си на някои хобита и дори да управляват личния си живот? Защо те успяват, а ние не? Може би тези изключително успешни представители на човешката раса знаят някакъв таен закон за спестяване на време? Всъщност тук няма особена тайна. Просто тези, които са успели да постигнат значителен успех в много области на живота, знаят добре какво е правилното управление на времето и ежедневието. Не знаем как правилно да управляваме такъв незаменим ресурс като времето, така че нямаме време нито да преработим всичките си дела, нито да си починем добре. В резултат на това винаги сме напрегнати от натрапчиви мисли за работните ни проблеми и планове. Но, ако се вгледате в това, тези мисли нямат полза. Те не решават проблеми и плановете не се сбъдват. Но от тези тежки мисли страда личният ни живот, защото ние, заети с мисли за работа, не обръщаме нужното внимание на близките си. Поради тях губим здравето си и разваляме нервната си система, тъй като почти никога, дори в съня си, не се отпускаме и не си почиваме, продължаваме да се измъчваме от проблеми и да търсим начини да повишим ефективността си. И причината за това е, че в нашия бизнес живот няма толкова важен фактор като спестяването на работно време. Без него никога няма да се измъкнем от капана на затрупаността от афери, в който, ако мислим разумно, сами сме се вкарали. Как можете да се научите да пестите време, така че да имате достатъчно време както за продуктивна работа, така и за добра почивка?

Планиране на работното време

Според статистиката повечето хорапродуктивная деятельность занимает всего лишь не более трети от полного рабочего времени. Остальные две трети приходятся на пустую суету и ненужные телодвижения. Отсюда – ворох накапливающихся с каждым днём дел, отсюда – нехватка времени на отдых, отсюда – неумение расслабляться, давая себе возможность хорошо отдохнуть. А ведь стоит нам начать придерживаться принципов правильного распределения времени и повседневного порядка, как все эти проблемы исчезнут без следа! Есть такое золотое правило шести «п»: «правильное предварительное планирование времени предотвращает плохие показатели». Просто? Ну конечно же! Однако мы почему-то игнорируем подобные методы и не принимаем во внимание тот факт, что основной причиной наших проблем является отсутствие принципов планирования времени. В чём же они заключаются эти пресловутые методы планирования времени? План – это прежде всего перечень основных дел, выполнение которых необходимо для достижения какой-то цели, и упорядочивание этого выполнения. Основные правила планирования времени предусматривают соблюдение сроков осуществления задуманного и тщательное продумывание этих сроков. Если времени, выделенного на претворение в жизнь той или иной задачи, будет слишком мало, мы опять упрёмся в тупик хаоса, потому что просто не успеем сделать запланированное. Если же его окажется много, значит, при планировании надо это предусмотреть и попытаться заполнить нишу свободного времени либо полноценным отдыхом, либо максимально продуктивными занятиями. Методы экономии времени предполагают, что распределять его необходимо ещё до того, как мы приступаем к началу работы. Время, затраченное на подобное планирование, позволит сэкономить львиную долю времени во время работы. Чтобы в процессе деятельности не возникли непредвиденные сбои, планы её осуществления нужно записывать, а не просто запоминать. Иначе мы обязательно что-нибудь упустим, а потом упущенное непременно всплывёт, заставит нас забросить другие дела и о нём позаботиться. А это приведёт к потере времени. Если же план будет зафиксирован в письменном виде, он отпечатается в подсознании, в результате чего возникнет психологический эффект самомотивации к работе. Самомотивация придаст деловой активности направленный характер. Согласно основным правилам планирования времени, план следует составлять долгосрочный, а не кратковременный. Не стоит ориентироваться на то, чтобы за действием сразу последовал вожделенный результат. Человеку свойственно медлить с выполнением масштабных задач из-за отдалённости результата, что негативно сказывается на достижении существенной цели и может увести в сторону от неё. О каком же успехе тогда может идти речь, если мы, вместо того чтобы упорно стремиться к нему, начнём шататься из стороны в сторону? Мы лишь потеряем время и силы, так в итоге и не добившись желаемого. Поэтому составляем список дел, как нам диктуют методы планирования времени, на длительные сроки, и стимулируем свою творческую активность сразу и на следующий день, и на неделю, и на месяц, и даже на год. При этом в плане следует фиксировать не какие-то отвлечённые задачи вроде «Позвонить Иванову» или «Встретиться с Петровым», а конкретные цели таких звонков и встреч: «Обсудить с Ивановым условия договора с поставщиками», «Решить с Петровым задачу сбыта товара» и так далее. Рассмотрим подробнее, как нужно составлять и записывать план экономии рабочего времени.

Разпределение на времето и ежедневен бизнес

Когато правите план за пестене на време и го разпределяте, трябва да сортирате задачите си по важност, като ги номерирате в списъка и подчертавате приоритетите. За да направите това:

Разчупваме лист хартия на три квадрата;
На първия квадрат се записват най-важните и неотложни случаи;
Във втория площад записваме важни, но не много неотложни случаи;
В третия квадрат записваме неща, които не са много важни и не са много спешни.

След като списъкът е съставен, маркирайтеТой съдържа приблизителното време, необходимо за изпълнение на определена задача, обобщава го и получава общия период от време, необходим за изпълнение на всичко планирано. В същото време отчитаме, че ще ни трябва време за непредвидени дела и периодична почивка от работа. Следователно е неразумно да запълвате изцяло целия си ден със задачи и ако нашият списък предполага пълното използване на деня за изпълнение на планираното, ние го намаляваме. Планирайки нещо, което не може да бъде изпълнено в установения срок, ние се обричаме на стрес и неудовлетвореност от себе си. След като завършим работата, записана в даден момент, задраскваме тази точка и преминаваме към следващата. Изпълняваме големи задачи на части, като си даваме кратки почивки. В същото време се опитваме да не оставяме опашки на следващия ден. В края на текущия ден препрочитаме списъка-план за него отново, помним дали сме пропуснали нещо важно и ако важното нещо не е намерено, оставяме списъка настрана, напълно забравяме за работа и отиваме да си почиваме с пълно чувство на удовлетворение. Работният ден свърши. Всички тези методи за планиране на времето са прости, но ефективни. След като започнем да се придържаме към тях, ще разберем, че успяваме да направим много повече за един ден, като същевременно сме много по-малко уморени. В резултат на това ще имаме чувство на самочувствие, ситуацията ще се развива систематично и методично, а действията ни ще загубят елемента на хаос. И много скоро осъзнаваме, че вървим здраво към своя успех, който, разбира се, очаква всеки от нас.