Сигурно никога няма да си спомнишглавен: "Здравейте, приятелю! Как си? "Освен в редките случаи, когато и лидерът, и приятелят му се сблъскват, това е неподходящо. В същото време, в процеса на официалната кореспонденция, си позволяваме още по-грандиозни грешки. Но трябва да се съгласите, че е необходимо да знаете етикета на бизнес писмо, за да изглеждате твърдо и да имате добра репутация. Ние ще откъснем всички корици, които крият истината, и ще ви разкажем как да комуникирате компетентно с бизнес партньорите.

Специфична характеристика на търговските отношения

Ако искате да разберете как да пишете правилнописма за работа, трябва да знаете каква бизнес комуникация е различна от обичайната. Подобно на всяка друга, тя включва обмен на информация, взаимодействие и възприятие един на друг. Но основната характеристика на бизнес комуникацията е, че практически няма личен компонент в нея. Например, по време на работа или в който и да е обществена организация, ние почти не показва никакви отличителни особености на характера ни не шегуваш, не крещи, не се танцува, и т.н. ... Напротив, поставихме маската на един спокоен, учтив и бизнесмен, когото не можете да пробиете. В бизнес комуникацията емоцията не е мястото. Никой от вашите партньори, колеги или клиенти няма да ви хареса, ако изведнъж започнете да плачете или да скачате за радост. Не, разбира се, не сте робот, а нещо близко до него. Поне трябва да избягвате светли и дълбоки емоции. Друга характеристика на бизнес комуникацията - не може да бъде спряна, когато я искате. Това означава, че в нормалния живот това също се случва, например, когато говорите със свекърва или с родителите си. Но в професионалната сфера не можете да излезете, ако клиентът или бизнесът Ви попитат нещо. И също така да пренебрегва писмата, съобщенията и повикванията си - съществува опасност да загуби работата си след това. Ето защо в различните изисквания за свободните работни места е толкова популярна линията за устойчивост на стрес и работа в екип, защото в бизнес среда ще трябва да се изправите пред и да общувите с голямо разнообразие от хора. Бизнес комуникацията винаги има някаква цел. Ако в кухнята с приятелите си просто ще говорите (въпреки че това също има свои собствени нужди), тогава на работното място се срещате с определени хора с доста ясна представа. Това може да бъде обсъждане на проекта, планиране на работата на организацията за следващите шест месеца или нещо друго. Съответно тази характеристика формира естеството на бизнес комуникацията: зряла, "суха", бърза, ясна и без лирични отклонения. Поне така нещата са в повечето ситуации.

Общият етикет на бизнес писмо

Естествено, писмената реч е силнатя се различава от устната: в нея нямате възможност да влезете акцентите интонационно. И правилата на етикета в този случай са много по-големи - поне така изглежда, в момента, в който решите да напишете бизнес писмо. Отделно е необходимо да се споменава доклад. Ако по-рано, говорейки за писмото, веднага си представихте снежнобял плик, който беше спуснат в пощенската кутия, но сега ситуацията се е променила. Обикновената поща се използва все по-малко, докато електронната поща набира скорост. Не трябва да забравяме, че листната хартия трябва да бъде напълно чиста и да не се смачка - това е въпрос на репутация. Желателно е да имате бланки с логото и телефонните номера за бизнес кореспонденция. Всички страници, с изключение на заглавната страница, трябва да бъдат номерирани. Въпреки това обикновената поща все повече се използва не за изпращане на писма, а за изпращане на договори и други бизнес документи. Съобщението е на милостта на електронната поща. Между другото, в случаите, когато трябва бързо да решите въпрос и е подходящо, адресите и поздравите във всяко повтарящо се съобщение могат да бъдат пропуснати. Но първата буква по един или друг начин трябва да започне с конструкция като: "Добър ден, скъпи Иван Иванович ...". В грамотността (особено в бизнеса) грамотността е особено важна. Когато просто говорите с човек, това е достатъчно, само за да се избегнат преднамерените грешки в говора и редиците, правилно да се определи стреса. В същото писмо всички пропуски в познаването на руския език могат да станат очевидни. Ето защо, ако не се чувствате уверени в собствената си грамотност, преди да изпратите писмото, е по-добре да проверите отново за граматични грешки. Не забравяйте да напишете началото на изречението с главна буква и да установите пунктуация, защото без нея може да бъде много трудно да се разбере значението на посланието. Използвайте пропуски и точки за структуриране на текста. Говорейки за стила на комуникацията, не забравяйте, че вашето писмо, на първо място, трябва да бъде "четимо". Това означава, че се препоръчва да се избягват сложни многостепенни структури и допълнителни думи (освен когато сте адвокат или е необходимо в кореспонденцията). Донесете живи примери, разредете текста с диаграми и диаграми - това прави информацията по-видима и разбираема. Езикът на бизнес кореспонденцията, за разлика от обичайния, често изобилства с професионален жаргон и клишета - това е норма на етикета.

Нюанси на бизнес кореспонденция

По-горе говорихме за общия етикет на бизнесакореспонденция. Има обаче множество нюанси, чието описание не е достойна за отделна статия, а за цяла книга. Ние специално избрахме най-популярните и актуални функции на бизнес писмо за вас. Предлагаме да се запознаете с тях. Структура на бизнес писмото Както всяко друго бизнес писмо има своя собствена ясна структура. Само ако в обикновения вариант може да се различава значително в зависимост от вашето желание, то в служебното съобщение има доста строги правила за писане. В същото време няма нито един стандарт, на който да се изготвят повечето писма - по правило всяка компания има свои собствени норми. Въпреки това предлагаме на вашето внимание най-общите принципи за изготвяне на електронно бизнес писмо, което ще бъде от значение за деветдесет процента от случаите.

"Капачката" на писмото, съответстващо на корпоративнотостил Помнете, точно горе, говорихме за необходимостта всяка солидна компания да има свои собствени брандирани хартиени форми? Същото важи и за имейлите. Ако все още нямате това, предложете тази инициатива на властите. Разбира се, отделът за техническа поддръжка ще ви прокълне, но писмата от вашата организация ще изглеждат по-солидни.

Поздрав В бизнес съобщенията не е необходимопоздравът като такъв (думите "здравей" и "добър ден")) - вместо това се препоръчва да се обърнете незабавно към адресата от името на патринимума. Въпреки това, ако кореспонденцията е междуличностна, но има формален характер, ще бъде уместно да се срещнете с вашия събеседник в първото писмо.

Основното съдържание на писмото Тази част енай-голямото натоварване на информацията: в него разкривате целта на реализацията си. Може да има няколко такива аспекта, съответно изявлението на всеки трябва да започне с отделен параграф. Разпределението е необходимо поради факта, че за всеки проблем, като правило, се прави независимо решение. Примери са следните фрази: "попитайте", "информирайте", "предлагайте за разглеждане" и т.н. ... Не забравяйте, че и в аспектите има структура. Трябва да оправдаете уместността на искането, да оповестите съдържанието му, да опишете очаквания резултат в случай на задоволителен отговор и да формулирате определени гаранции за адресата.

Сбогом За разлика от традиционната разговорна реч, вбизнес буквите не използват директни формули за говор. Последната фраза е израз на уважение и учтивост. Например "искрено ваше", "с най-добри пожелания", "с уважение", "благодарен предварително за отговора" и т.н. ...

Персонален подпис Трябва да еПосочват се Вашето фамилно име, име и патроним, пост (вероятно с наименованието на отдела), както и телефонни номера за контакт. Без това често е много трудно да поддържате връзка с човек. Между другото, сега има такава възможност като електронен подпис. Това е специален файл с текстов подпис, който автоматично се поставя в края на всяка буква. Използването му се счита за добра форма в големите компании. Освен това тя може да действа като ненатрапчива реклама на вашата организация. Ако говорим за размера, тогава електронният подпис не трябва да бъде повече от пет или шест реда и да надхвърля обема от седемдесет знака.

Връзка с уебсайта и логото на организацията Това е същотоелементи на корпоративен стил, както и бланки. Освен това, ако изпращате промоционални оферти или оферти за сътрудничество, вашите адресати ще се радват, че няма нужда да разбиват целия интернет в търсене на информация за компанията.

Трябва да се помни, че това е доста универсалноструктурата може да варира в зависимост от вида на съобщението. Разпределете рекламни, благодарствени, гаранционни и придружаващи писма, покани, известия, изявления, напомняния, съобщения, предупреждения и искания. Но почти всички от тях прилагат тази структура. Размерът на електронната поща е ясно определен от етикетните норми: като правило, той трябва да бъде два пъти по-кратък от този, написан на ръка. Ако искате да изпратите голямо количество информация, то в текста на писмото е по-добре да поставите кратък придружаващ текст и всичко останало е проектирано като отделен прикачен файл. В случаите, когато има голям обем, надхвърлящ един мегабайт, адресатът е по-добре да предупреждава за това - не всички компании плащат неограничен достъп до интернет. Отговор на съобщението Вероятно сте забелязали, че когато натиснете бутона "Отговор" при изпращане на съобщение, пред буквата за отговор се появява частица "Re ...". Това ще помогне на адреса ви да разбере какво съобщение сте отговорили. И в отворения прозорец се появява текстът на предишната кореспонденция. Измийте го или го запишете - това е въпросът. Всичко зависи от това колко формалност има кореспонденцията. Просто казано, ако кореспондирате с приятел или друг човек, с когото не е необходима изключително формална сричка, можете да изтриете това, което е излишно, оставяйки само линиите, за да разберете какъв е разговорът. За удобство можете също да разчупите писмото си в тези много цитати и да поставите всеки отговор под всеки от тях. Ако кореспонденцията трябва да бъде в рамките на всички формалности, тогава запазвайте нейното съдържание непокътнато. Формули на речта Както вече забелязахте, бизнес-буквите са почти изцяло изградени върху всякакви речни клишета или клишета - стабилни изрази, които демонстрират този или онзи феномен. Много е полезно да имате на ръка "прасенце" от тези формули, които можете да свържете един с друг и да напишете дълги съобщения в полуавтоматичен режим. За задължителния поздрав, който написахме по-горе, нека се обърнем към по-рядко срещани, но също толкова важни мисли.

• Изразът на съжаление: "Съжаляваме да ви информираме ...", "За съжаление, нямаме възможност да се съгласим ...", "За съжаление се натъкнахме на ...";
• Похвала: "Благодаря ви за ...", "Нека изразя своята благодарност за ...", "Предвид вашия огромен принос към ...", "Защото сте водещи експерти във вашата област", "Благодаря ви за ...";
• Покана, подчертана от положителните емоции: "Ще се радваме да чуем от вас ..." "Моля, приемете поканата ни и се надяваме, че имате време ..." "За нас е чест да Ви предложим ...." "За нас е удоволствие да ви поканим ...";
• Окончателни фрази: "Надяваме се на по-нататъшно сътрудничество", "Ние очакваме с нетърпение нови идеи от вас", "Изразяваме нашето доверие, че проблемът ще бъде решен в близко бъдеще", "Пожелаваме Ви успех";

Време на отговор на имейли Така че, виеизпрати съобщение, но няма отговор. Логично е да започнете да се притеснявате, ако получателят е получил вашето съобщение. За да избегнете тази неприятна ситуация в бъдеще, използвайте функцията "Известие за получаване", която автоматично ви изпраща потвърждение, че Вашето писмо е било видяно. Или въведете линия, която иска да направи това в тялото на съобщението. Алтернативен начин на проверка е и прост призив към получателя с въпроса за предаването на писмото. Като цяло, съгласно нормите на етикета на бизнес съобщенията, отговорът не трябва да се забавя повече от два дни. Ако имате нужда от повече време, трябва да уведомите партньора си чрез кореспонденция. И, разбира се, не забравяйте, че отговорът е за всички писма (с изключение на очевидния спам) - това е гаранция за Вашата бизнес репутация. Всяка норма предполага някакъв вид социално споразумение, което улеснява взаимодействието на участниците в комуникацията. Но невежеството на тези правила може да доведе до много проблеми на партньорите чрез кореспонденция. Ето защо, отпечатайте тази статия и я закачете над монитора - и много скоро всички норми, които сме изразили, ще влязат в себе си, като престанат да ви причиняват неудобства.

Коментари

коментари