Със сигурност никога няма да ви хрумнекажи на шефа си: „Хей, приятел! как си?" Освен в онези редки случаи, когато той е и лидер, и приятел, това е неуместно. В същото време в процеса на официална кореспонденция си позволяваме още по-монументални грешки. Но, разбирате ли, е необходимо да знаете етикета на бизнес писмата, за да изглеждате уважавани и да имате добра репутация. Ние ще разкъсаме всички воали, които крият истината, и ще ви кажем как да общувате компетентно с бизнес партньорите.
Специфична характеристика на търговските отношения
Ако искате да разберете как да пишете правилнописма за работа, трябва да знаете как бизнес комуникацията се различава от обикновената комуникация. Като всеки друг, той включва обмен на информация, взаимодействие и възприятие един на друг. Но основната характеристика на бизнес комуникацията е, че в нея практически няма личен компонент. Например, на работа или в която и да е държавна организация, ние практически не проявяваме нито една от нашите характерни черти на характера: не се шегуваме, не викаме, не танцуваме и т.н. …Напротив, слагаме маската на спокоен, учтив и делови човек, който не може да бъде сломен от нищо. В деловото общуване няма място за емоции. Никой от вашите партньори, колеги или клиенти няма да се зарадва, ако изведнъж започнете да плачете или да подскачате от радост. Не, разбира се, вие не сте робот, а нещо близко до него. Най-малкото трябва да избягвате силни и дълбоки емоции. Друга особеност на бизнес комуникацията — не може да бъде спряно, когато го поискаш. Тоест, в обикновения живот това също се случва, например, когато говорите със свекърва си или родителите. Но в професионалната сфера изобщо не можете да си тръгнете, ако клиент или бизнес партньор ви попита нещо. И също така игнорирайте неговите писма, съобщения и обаждания — След това има риск да загубите работата си. Ето защо линията за устойчивост на стрес и работа в екип е толкова популярна в различни работни изисквания, защото в бизнес среда ще трябва да се справяте и да общувате с различни хора. Бизнес комуникацията винаги има цел. Ако в кухнята с приятелите си просто ще си говорите (въпреки че това също има свои собствени нужди), тогава на работа срещате определени хора с доста ясно намерение. Това може да бъде обсъждане на проект, планиране на работата на организацията за следващите шест месеца или нещо друго. Съответно тази характеристика оформя характера на бизнес комуникацията: самообладание, „сухо“, бързо, ясно и без лирични отклонения. Поне така става в повечето ситуации.
Общият етикет на бизнес писмо
Естествено, писмената реч е силно изразенасе различава от устния: в него нямате възможност да поставите ударения интонационно. И в този случай има много повече стандарти за етикет — поне така изглежда в момента, когато решите да напишете бизнес писмо. Отделно си струва да споменем хартията. Ако по-рано, когато говорехте за писмо, веднага си представяхте снежнобял плик, който се пуска в пощенска кутия, но сега ситуацията се промени. Редовната поща се използва все по-рядко, докато електронната набира скорост. Не трябва да забравяме, че хартията за писма трябва да е идеално чиста и да не е набръчкана — това е въпрос на репутация. Желателно е да имате бланка с лого и телефони за бизнес кореспонденция. Всички страници с изключение на заглавната трябва да бъдат номерирани. Обикновената поща обаче все повече се използва не за изпращане на писма, а за изпращане на договори и други бизнес документи. Комуникацията е оставена на електронна кореспонденция. Между другото, в случаите, когато трябва бързо да разрешите проблем и това е подходящо, можете да пропуснете адреси и поздрави във всяко повтарящо се съобщение. Но първото писмо, по един или друг начин, трябва да започне със структура като: „Добър ден, скъпи Иван Иванович“. В писмената реч (особено деловата) грамотността е от особено значение. Когато просто говорите с човек, просто трябва да избягвате умишлени грешки в речта и грубост, като поставите акцента правилно. В писмен вид всичките ви пропуски в познанията по руски език могат да станат очевидни. Ето защо, ако не се чувствате уверени в собствената си грамотност, по-добре е да проверите отново писмото за граматически грешки, преди да го изпратите. Не забравяйте да пишете с главни букви началото на изречението и да използвате препинателни знаци, защото без това може да бъде много трудно да разберете смисъла на съобщението. Използвайте интервали и елипси, за да структурирате текста си. Говорейки за стила на общуване, не бива да забравяме, че писмото ви, на първо място, трябва да бъде „четливо“. Тоест, препоръчително е да избягвате сложни многостепенни структури и ненужни думи (освен в случаите, когато сте адвокат или това е необходимо при кореспонденция). Дайте реални примери, разредете текста със схеми и диаграми — това прави информацията по-визуална и разбираема. Езикът на бизнес кореспонденцията, за разлика от обикновения език, често е пълен с професионален жаргон и клишета — това е норма на етикета.
Нюанси на бизнес кореспонденция
По-горе говорихме за общия бизнес етикет.кореспонденция. Има обаче много нюанси, чието описание е достойно не само за отделна статия, но и за цяла книга. Специално подбрахме за вас най-популярните и подходящи характеристики на бизнес писмо. Каним ви да се запознаете с тях. Структура на бизнес писмото Както всяко друго, бизнес писмото има своя ясна структура. Но ако в нормална ситуация може да варира доста в зависимост от случая и в зависимост от вашето желание, то в официално съобщение има доста строги правила за писане. В същото време няма единен стандарт, според който да се форматират повечето букви — По правило всяка компания има свои собствени стандарти. Ние обаче ви предлагаме най-общите основи за писане на бизнес писмо по имейл, които ще бъдат уместни в деветдесет процента от случаите.
Трябва да се помни, че това е доста универсалноструктурата може да варира в зависимост от вида на съобщението. Различават се рекламни, благодарствени, гаранционни и мотивационни писма, покани, уведомления, изявления, напомняния, съобщения, предупреждения и искания. Но тази структура се отнася за почти всички от тях. Размерът на имейла е доста ясно определен от стандартите за етикет: като правило той трябва да е наполовина по-дълъг от ръкописното писмо. Ако искате да изпратите голямо количество информация, тогава е по-добре да поставите кратък придружаващ текст в тялото на самото писмо и да форматирате всичко останало като отделен прикачен файл. В случаите, когато е голям по размер, надвишаващ един мегабайт, по-добре е да предупредите получателя за това — Не всички компании плащат за неограничен достъп до интернет. Отговаряне на съобщение Може би сте забелязали, че когато щракнете върху бутона „Отговор“, когато изпращате съобщение, частицата „Re…“ се появява преди темата на съобщението за отговор. Това ще помогне на вашия получател да разбере на кое съобщение сте отговорили. И текстът на предишната кореспонденция се появява в прозореца, който се отваря. Измийте го или го запазете — това е въпросът. Всичко зависи от нивото на формалност на кореспонденцията. Просто казано, ако си кореспондирате с приятел или друг човек, с когото не е необходим изключително официален стил, можете да изтриете излишното, оставяйки само реплики, които ви позволяват да разберете за какво е разговорът. За удобство можете също да разделите писмото си на същите тези цитати и да поставите отговора си под всеки от тях. Ако кореспонденцията трябва да бъде в рамките на всички формалности, запазете нейното съдържание непокътнато. Речеви формули Както вече забелязахте, бизнес писмата се основават почти изцяло на всякакви речеви клишета или клишета — стабилни изрази, демонстриращи това или онова явление. Много е полезно да имате под ръка „касичка“ от същите тези формули, които могат да се комбинират помежду си и да пишат дълги съобщения в полуавтоматичен режим. Писахме за задължителния поздрав по-горе, така че нека се обърнем към по-рядко срещани, но също толкова уместни мисли.
- Изразяване на съжаление: „Съжаляваме, че ви информираме…“, „За съжаление не можем да се съгласим…“, „За съжаление сме изправени пред...“;
- похвала:„Благодаря ви за…“, „Позволете ми да изразя своята благодарност за…“, „Предвид огромния ви принос за…“, „Тъй като сте водещи експерти във вашата област“, „Благодаря ви за… ” ;
- Покана, подчертана от положителни емоции:„Ще се радваме да получим от вас…“, „Моля, приемете нашата покана и се надяваме, че ще намерите време…“, „За нас е чест да ви предложим….“, „Имаме удоволствието да ви поканя…”;
- Окончателни фрази: "Надяваме се на по-нататъшно сътрудничество", "Ние очакваме с нетърпение нови идеи от вас", "Изразяваме нашето доверие, че проблемът ще бъде решен в близко бъдеще", "Пожелаваме Ви успех";
Срокове за отговор на имейли Така че виеИзпрати съобщение, но все още няма отговор. Напълно логично е да започнете да се притеснявате дали получателят е получил вашето съобщение. За да избегнете тази неприятна ситуация в бъдеще, използвайте функцията „Известие за получаване“, която автоматично ви изпраща потвърждение, че вашият имейл е бил прегледан. Или напишете ред с молба да направите това в текста на съобщението. Алтернативен начин за проверка е просто да се обадите на получателя и да попитате за доставката на писмото. Като цяло, според нормите на етикета на бизнес комуникацията, отговорът не трябва да се забавя повече от два дни. Ако имате нужда от повече време, трябва да уведомите вашия приятел по кореспонденция. И, разбира се, не забравяйте, че трябва да отговаряте на всички имейли (освен може би очевиден спам) — това е гаранция за вашата бизнес репутация. Всяка норма предполага някакъв вид социално споразумение, което улеснява взаимодействието на участниците в комуникацията. Но непознаването на тези правила може да донесе много проблеми на приятелите по кореспонденция. Така че отпечатайте тази статия и я закачете над монитора си — и много скоро всички норми, които изразихме, автоматично ще влязат в съзнанието ви, преставайки да ви причиняват неудобства.