Грешки в бизнес комуникацията и начини за предотвратяването им

Човекът е социално същество.Ние живеем сред себеподобните си и всеки ден трябва да общуваме с много хора. Успешната комуникация зависи от способността за установяване на контакт с един човек или с цяла аудитория. За съжаление, не всеки знае правилата на успешната комуникация и допуска често срещани грешки. Такива грешки могат да доведат до неприятни последици, особено грешки в бизнес комуникацията - те могат значително да навредят на кариерата ви. И обратното: добри оратори с комуникативни умения — обикновено успешни хора. За да се научите как да водите разговор правилно и да избягвате неудобни ситуации, ще ви запознаем с често срещаните грешки в комуникацията, които трябва да избягвате.

Грешки в комуникацията

Грешка # 1 - невнимание. По време на разговора много хора често слушат на събеседника. В съзнанието си те вече мислят за онова, което самите те ще кажат след минута. Ако внимателно слушате всичко, което ви е казано, ще получите много повече информация, често много любопитна. И това ще ви даде още нови теми за разговор. Говорете с лицето на първо място за това, което го интересува. Както казва Уилям Кинг: "Клюка е някой, който ви говори за другите. Един сондаж е някой, който ви говори за себе си. Виртуоз на комуникацията е този, който ви говори за вас. "

Грешка № 2 - твърде много въпроси. Ако започнете да запълвате разказвача с въпроси, разговорът става като разпит. Още повече, че досадните въпроси могат да свалят събеседника с мисли и да водят разговора настрана.

Грешка # 3 - дълга пауза. Всеки знае как е неудобно в ситуация, при която е необходимо да продължи комуникацията и вече няма какво да се говори - всички обичайни теми вече са изчерпани. Преди да започнете нервно да вземете всички събития, споменати наскоро във вестниците или по телевизията, помислете какво може да бъде по-интересна тема за продължаване на разговора. Например, разкажете ни за интересна книга, която сте чели наскоро, или обсъдете епизоди от последната серия от любимите ви серии (разбира се, първо трябва да се уверите, че тази серия е като вашият спътник). Можете да говорите за това, което предизвиква интерес към вас и към вас - към музиката, архитектурата, фигурното пързаляне ... Основното нещо е да не оставите дълга, неудобна пауза. Защото тогава ще бъде още по-трудно да се установи контакт.

Грешка No4 – монотонност на речта.Понякога това, което казвате, не е толкова важно, колкото начина, по който го казвате. Ако говорите, променяйки интонацията, придружавайки речта си с жестове, това е, което може да направи вашата история запомняща се. Ами ако измърморите нещо на една нота? Представете си, че някой свири една и съща нота от пианото пет, десет, петнадесет минути подред... Направо ще ви се прииска да го убиете! Друг важен фактор за успеха на разказвача е ясната и не твърде бърза (но не и твърде бавна!) реч.

Грешка номер 5 - мрачно или ядосано изражение. Поговорката казва, че "всичко става по-красиво с усмивка"; и колкото за разговора, това е двойно вярно. Усмивката не само улеснява установяването на контакт, но има и друг невероятен ефект: помага да се привлече вниманието на другите. Друга усмивка помага за по-бързо разрешаване на споровете и конфликтите. - Ядосаният юмрук не удари усмихнато лице - каза Конфуций.

Грешка № 6 е навикът да прекъсваш другите. Всеки участник в разговора трябва да може спокойно да изрази мислите си. Не можете да прекъсвате говорещия, за да насочите вниманието към неговия човек. Способността да се постигне баланс между говорене и слушане е не само един от принципите на ефективната комуникация, но и въпросът за достойнството на вашите маниери.

Грешка № 7 - "Никога не греша!"Целта на комуникацията ни не трябва да бъде желанието да защитаваме нашата гледна точка на всяка цена. Такава неприличие и невъзможност да се спази гледната точка на друг човек ще доведе до това, че разговорът ще загуби своята лекота и въпросът дори може да стигне до конфликта.

Грешка # 8 - разговор по отрицателни теми. Лошо здраве, проблеми в семейството, проблеми в работата - това не е нещо, което би било интересно да чуете вашия събеседник, освен ако не е личен лекар или психотерапевт. За да разговаряте лесно, е по-добре да не говорите за интимните си проблеми, а за забавни случаи от живота си. Можете да кажете нещо интересно за това, което обичате във вашето свободно време. Ако покажете чувството си за хумор и лекота на вашия темперамент, тогава околните хора, разбира се, ще продължат да се стремят да общуват с вас.

Грешка № 9 е скука. Понякога хората дори не забелязват, че казват, че другите не се интересуват. Възможно ли е да слушате с интерес, например, една ентусиазирана история на човек за предимствата на новата си кола, която трае половин час, а дори и при преобладаващо женска аудитория? Трябва да сте готови в такава ситуация, за да пренесете спокойно разговора на друга тема, интересна за всички. И никога не говорете с другите за това, което може да е от интерес само за вас. Не правете такива грешки в комуникацията и не правете другите да ви смятат за скучен събеседник!

Грешка номер 10 - безразличие. Ако някой споделя с вас опита си, не се колебайте да кажете за това, което смятате за това. Ако просто стоите и слушате в мълчание, ще получите впечатлението, че сте безразлични както към човека, когото говорите, така и за какво говори. Не сте пасивни по време на разговор, в противен случай хората ще започнат да избягват контакт с вас.

Най-често срещаните грешки в бизнес комуникацията

Комуникационните грешки в бизнес комуникациите иматтехните собствени характеристики, въпреки че отразяват ежедневните грешки в общуването. И в двата случая истинската комуникация е реципрочен, двупосочен процес, а не еднопосочна доставка на информация. И ако няма двупосочна комуникация в бизнес комуникацията, то това може сериозно да навреди на бизнеса. Трябва да вземете предвид това, ако искате да имате успешна кариера. За съжаление много мениджъри и ръководители гледат на взаимодействието със служители или клиенти като на възможност да поемат ролята на учител, който знае всичко и очаква другите пасивно да усвояват знанията, които идват от него. И те не знаят за основните грешки в комуникацията, като ги правят отново и отново. Какви са тези грешки? Нека да разгледаме някои от най-типичните:

Липса на разбиране на езика на тялото. Езикът на тялото предава огромно количество информация, често много повече, отколкото с говорната комуникация. Служителите, които не са в състояние да овладеят поне основите на невербалната комуникация, може да не разбират истинския смисъл на посланието, което чуват. Освен това, без да знае езика на тялото, тя може да бъде най-несъзнателно изпращат смесени сигнали, които подкопават доверието към вас от страна на събеседника. Например, ако пресечете краката или ръцете си, докато говорите, това може да се приеме като знак, че умът ви е затворен от възприятието на това, което казвате, но в действителност това не може да се случи. Или друг пример: говорите с потенциален клиент, и да не се обърне внимание на факта, че тя е леко повдигна вежди и очи блуждаят някъде далеч от теб. И обръщайте внимание на това ще струва, защото това е сигнал, че не сте много надежден и достоен човек.
Невъзможност за слушане. Това е, което ние вече казах - комуникацията е двупосочна улица и умения за слушане в бизнес комуникация често е много по-важна от способността си да говори. Слушането не е наследствена характеристика; това умение трябва да бъде изучавано и обучено, за да може да комуникира ефективно. Ако не се научим да слушаме, Вие разбрали, след което наруши информация, или една ден мис важна информация или съвет ви дава от лидера. Лоши умения за слушане, може също така да се намали възможността от мениджърите разумно обяснение на проблема или разрешаване на конфликта в отбора.
Неспазване на поверителността. Някои въпроси не трябва да се публикуват, докато не се обсъждат. Ако ви е поверена тайна, трябва да я пазите от всички. Но да лъже, без да иска да разкрива какво да говори с всички, докато е невъзможно, в никакъв случай не си заслужава. Ако прибягвате до лъжи, тогава съществува риск, че няма да имате доверие. Вместо да лъжете, научете се да отговорите по следния начин: "Нямам право да коментирам" или: "Сега не мога да отговоря на този въпрос".
Бездействието. Ако не направите нещо или не кажете нещо, то все пак може да даде на хората някаква информация. Само информацията е невярна. Ако не се хвалите, хората получават "съобщение", че не са оценени. Ако не обясните разумността на решението, тогава ясно заявявате, че нямате доверие в него. И ако не кажете на мениджъра какви цели сте задали за вашата компания, хората не знаят как да ви помогнат да стигнете до там.
Неразбиране на интересите на аудиторията. В бизнес комуникацията винаги има целева аудитория. Ясното разбиране на интересите на тази аудитория ще помогне комуникацията да стане най-ефективна. Преди да започнете да общувате с аудиторията (независимо от нейния размер: това е вашето представяне в конферентната зала или комуникацията с двама клиенти или партньори), трябва да определите каква е целта на тази комуникация. Това ще предостави информация, за да убеди, да влияе върху избора, да продаде? За какво ще говорите и какво искат да чуят от вас? Какви въпроси или възражения могат да последват? Отговорите на тези въпроси ще помогнат за установяване на пълноценна комуникация по бизнес начини.
Използване на неподходящи форми на комуникация. Може да изглежда, че личната (т.е. лице в лице) комуникация в нашето време става все по-неподходяща. Почти всички от нас вече комуникират с телефони и компютри. Но все още живеят, човешкото общуване е необходимо за нас повече от комуникацията с помощта на технологиите. Разбира се, електронната поща е много удобна за незабавно предаване на всякаква информация; но използването на този тип комуникация е напълно неподходящо за решаване на емоционални проблеми. При тази ситуация съобщенията по електронната поща могат да бъдат погрешно интерпретирани. По-добре е да се прибера най-малко до телефона. В същото време телефонните разговори за тяхната ефективност никога няма да надхвърлят ефективността на личните срещи. На срещата събеседникът не само ще чуе интонацията на гласа ви, но ще види и очите ви, изражението на лицето, ще получи от вас други невербални сигнали.

Трябва също така да вземете предвид, че различните хоравъзприемат различни форми на комуникация. „Слушателите“ няма да обърнат внимание на бележките, но лесно ще възприемат дори най-дългия разговор. „Читателите“ възприемат добре информацията в писмен вид, но по време на разговор могат да пропуснат много важни подробности. Ако говорите с „читателя“ или пишете на „слушателя“, може да не получите необходимата информация. Така че не се притеснявайте да попитате вашите колеги и партньори как предпочитат да получават информация.

Как да избегнем грешките в ерата на комуникативните технологии

Днес комуникационните умения са от голямо значениеважност – както при работа в офис, така и в малък бизнес, и най-вече за мениджъри и ръководители. Някои хора се раждат със способността да се разбират и да общуват ефективно с другите; но в наше време е необходимо да се научим как да общуваме правилно с помощта на комуникационни технологии. Подобни технологии в двадесет и първи век създадоха широки възможности за комуникация както с колеги от същия офис, така и с международни партньори. Но всяко средство за комуникация може да провокира нов „модел“ от възможни комуникационни грешки. Вече ги споменахме, сега ще ги разгледаме по-подробно.

Имейл.Имейлът предоставя ограничено средство за предаване на съобщения, тъй като не включва два от най-важните елементи на комуникацията – тон на гласа и език на тялото. Без тях информацията ви може да бъде изтълкувана погрешно - саркастична шега може да бъде възприета като гневна атака, раздразнението ще бъде игнорирано, а намек, например за спешността на изпълнение на поръчка, — просто няма да се забележи. За да избегнете грешки в комуникацията чрез имейл, трябва да използвате прост, кратък език и буквални формулировки. Други възможни грешки:
Получаването на писмото ви не се проследява. Понякога разчитаме твърде много на имейли. Но понякога писмото ви може да влезе в папка за нежелана поща или нежелана поща, след което автоматично ще бъде изтрита. Ето защо, ако сте изпратили важно писмо и не сте получили отговор, обадете се и вижте дали е получено.
Непълното четене на пощата му. Ако изпратите писмо с подробна информация, обучение или с отговори на конкретни въпроси, те очакват писмото да бъде прочетено изцяло. Но често не четем писмото докрай и след известно време започваме да поставяме въпроси, отговорите, които вече ни бяха дадени. Следователно е необходимо да се използва навикът да се чете електронното съобщение от началото до края.
Телефонна връзка. Както при електронната комуникация, тук основната неспособност е невъзможността да се укрепи съобщението с езика на тялото (въпреки че има поне интонации на гласа и темпото на говора, които са и важни невербални сигнали). Липсата на разговор по телефона се дължи и на факта, че се случва в реално време, което изключва възможността за редактиране и фина настройка на съобщенията, тъй като може да се направи в електронна или писмена кореспонденция. Една неприятна дума може да отхвърли всичките ви усилия. Затова не можете да започнете разговор по телефона, тъй като не сте го подготвили добре. Други грешки:
Отговорете на повикването, преди да чуете гласамнения. Най-често вашият неуспешен събеседник ни оставя гласово съобщение, което накратко описва същността на проблема, който иска да обсъди с нас. Ние, когато видим неприемливо обаждане, веднага наберете номера на обаждащия се. И той трябва да прекарва времето си и търпението си на второ обяснение. Това е непрофесионално поведение. Вземете за навик първо да проверите дали има гласово съобщение, да го слушате, да вземете предвид информацията и само тогава да се обадите назад за конструктивен разговор.
Получаване на обаждане в неправилно време. Ако се намирате на среща или на среща, приемете правилото за поставяне на телефона в режим на вибрации. Ще бъде напълно неподходящо, ако отговаряте директно на разговор по време на бизнес разговор, а вашият събеседник ще трябва да седне и да чака, докато приключите. Ще бъде и грешка, ако вдигнете телефона само, за да ви кажа, че не можете да говорите точно сега. Ако сте на среща или конференция и сте получили много важно обаждане, първо излезте от тази стая, и само тогава да се обадите.

Разкрийте всички грешки и пропуски в бизнес комуникациятаи е доста трудно да се опише. Основното нещо, което трябва да запомните и какво трябва да направите — е да помислите за основните цели на вашата бизнес комуникация и действията, необходими за подкрепа на тези цели. Запитайте се: Как най-ефективно мога да предам посланието? И бъдете готови да попитате другите: „Как предпочитате да получавате съобщения от мен?“ Американската писателка Ан Мороу Линдберг веднъж каза: „Добрата комуникация е ободряваща като кафето“. Ако искате да имате добра кариера, но все още не сте напълно уверени в комуникационните си умения, започнете да използвате нашите съвети и обърнете внимание на предупрежденията по-долу. Имаме всички основания да вярваме, че те лесно ще ви научат как да общувате ефективно и без грешки с всички ваши колеги.