Ο άνθρωπος είναι κοινωνικό ον.Ζούμε ανάμεσα στο δικό μας είδος και καθημερινά πρέπει να επικοινωνούμε με πολλούς ανθρώπους. Η επιτυχής επικοινωνία εξαρτάται από την ικανότητα δημιουργίας επαφής με ένα άτομο ή με ένα ολόκληρο κοινό. Δυστυχώς, δεν γνωρίζουν όλοι τους κανόνες της επιτυχημένης επικοινωνίας και κάνουν κοινά λάθη. Τέτοια λάθη μπορεί να οδηγήσουν σε δυσάρεστες συνέπειες, ειδικά λάθη στην επαγγελματική επικοινωνία - μπορούν να βλάψουν σημαντικά την καριέρα σας. Και το αντίστροφο: καλοί ομιλητές με επικοινωνιακές δεξιότητες — συνήθως επιτυχημένοι άνθρωποι. Για να μάθετε πώς να διεξάγετε σωστά μια συνομιλία και να αποφεύγετε τις άβολες καταστάσεις, θα σας παρουσιάσουμε κοινά λάθη επικοινωνίας που πρέπει να αποφεύγετε.
Σφάλματα επικοινωνίας
Τα πιο συνηθισμένα λάθη της επικοινωνίας των επιχειρήσεων
Επικοινωνιακά λάθη στις επιχειρηματικές επικοινωνίες έχουντα δικά τους χαρακτηριστικά, αν και απηχούν καθημερινά λάθη στην επικοινωνία. Και στις δύο περιπτώσεις, η γνήσια επικοινωνία είναι μια αμοιβαία, αμφίδρομη διαδικασία, παρά μια μονόδρομη παράδοση πληροφοριών. Και αν δεν υπάρχει αμφίδρομη επικοινωνία στην επαγγελματική επικοινωνία, τότε αυτό μπορεί να βλάψει σοβαρά την επιχείρηση. Πρέπει να το λάβετε υπόψη εάν θέλετε να έχετε μια επιτυχημένη καριέρα. Δυστυχώς, πολλοί διευθυντές και στελέχη βλέπουν τις αλληλεπιδράσεις με υπαλλήλους ή πελάτες ως ευκαιρία να αναλάβουν το ρόλο ενός δασκάλου που γνωρίζει τα πάντα και περιμένει από τους άλλους να απορροφήσουν παθητικά τη γνώση που προέρχεται από αυτόν. Και δεν ξέρουν για τα κύρια λάθη στην επικοινωνία, κάνοντας τα ξανά και ξανά. Ποια είναι αυτά τα λάθη; Ας δούμε μερικά από τα πιο τυπικά:
- Έλλειψη κατανόησης της γλώσσας του σώματος. Η γλώσσα του σώματος μεταφέρει μια τεράστια ποσότητα πληροφοριών, συχνά πολύ περισσότερο από ό, τι με την επικοινωνία ομιλίας. Οι εργαζόμενοι που δεν είναι σε θέση να ελέγξουν τουλάχιστον τα βασικά της μη λεκτικής επικοινωνίας μπορεί να μην κατανοήσουν την πραγματική σημασία του μηνύματος που ακούνε. Επιπλέον, χωρίς να γνωρίζετε τη γλώσσα του σώματος, μπορείτε να στείλετε εν αγνοία σας αντιφατικά μηνύματα που θα υπονομεύσουν την εμπιστοσύνη σας από πλευράς του συνομιλητή. Για παράδειγμα, εάν διασχίζουν τα πόδια ή τα χέρια σας, ενώ μιλώντας, αυτό μπορεί να εκληφθεί ως σημάδι ότι το μυαλό σου είναι κλειστό από την αντίληψη του τι λέτε, αλλά στην πραγματικότητα δεν μπορεί να συμβαίνει. Ή άλλο παράδειγμα: μιλάτε σε έναν δυνητικό πελάτη και μην δίνετε προσοχή στο γεγονός ότι τα φρύδια του είναι ελαφρώς ανυψωμένα και η εμφάνιση περιπλανιέται κάπου μακριά από σας. Και δώστε προσοχή σε αυτό θα αξίζει τον κόπο, επειδή είναι ένα μήνυμα ότι δεν είστε ένα πολύ αξιόπιστο και αξιοπρεπή πρόσωπο.
- Αδυναμία ακρόασης. Έχουμε ήδη μιλήσει γι 'αυτό - η επικοινωνία είναι ένας δρόμος με αμφίδρομη κίνηση και η ικανότητα να ακούει κανείς στην επιχειρηματική επικοινωνία είναι συχνά πολύ πιο σημαντική από την ικανότητα να μιλάς. Η ακρόαση δεν είναι ένα κληρονομικό χαρακτηριστικό. αυτή η ικανότητα πρέπει να μελετηθεί και να εκπαιδεύεται ώστε να μπορεί να επικοινωνεί αποτελεσματικά. Εάν δεν μαθαίνετε να ακούτε, μπορείτε να παρεξηγήσετε και στη συνέχεια να παραμορφώσετε τις πληροφορίες, ή μια μέρα, να χάσετε σημαντικές οδηγίες ή συμβουλές που σας έχουν δοθεί από τον επιβλέποντα. Οι κακές ικανότητες ακρόασης μπορούν επίσης να μειώσουν την ικανότητα των διαχειριστών να εξηγήσουν με έξυπνο τρόπο την εργασία ή να επιλύσουν μια σύγκρουση σε μια ομάδα.
- Μη συμμόρφωση με την εμπιστευτικότητα. Ορισμένες ερωτήσεις δεν θα πρέπει να δημοσιοποιούνται μέχρι να συζητηθούν. Αν σας έχει ανατεθεί ένα μυστικό, πρέπει να το κρατήσετε από όλους. Αλλά για να ψέμα, που δεν θέλει να αποκαλύψει τι να μιλήσει με όλους, ενώ είναι αδύνατο, σε καμία περίπτωση δεν αξίζει τον κόπο. Εάν καταφύγετε στα ψέματα, τότε υπάρχει ο κίνδυνος να μην είστε έμπιστοι. Αντί να ψεύδεται, μάθετε να απαντάτε έτσι: "Δεν έχω το δικαίωμα να σχολιάσω", ή: "Δεν μπορώ να απαντήσω τώρα στην ερώτηση αυτή".
- Αδράνεια. Εάν δεν κάνετε κάτι ή δεν λέτε κάτι, μπορεί να δώσει στους ανθρώπους κάποιες πληροφορίες. Μόνο οι πληροφορίες είναι ψευδείς. Αν δεν επαινείτε, οι άνθρωποι παίρνουν ένα "μήνυμα" ότι δεν εκτιμούνται. Αν δεν εξηγήσετε το εύλογο της απόφασης, τότε θα καταστήσετε σαφές ότι δεν τους εμπιστεύεστε. Και αν δεν πείτε στον διαχειριστή ποιους στόχους έχετε ορίσει για την εταιρεία σας, οι άνθρωποι δεν ξέρουν πώς να σας βοηθήσουν να φτάσετε εκεί.
- Παρανόηση των συμφερόντων του κοινού. Στην επιχειρηματική επικοινωνία υπάρχει πάντα ένα κοινό-στόχος. Η σαφής κατανόηση των συμφερόντων αυτού του κοινού θα βοηθήσει στην αποτελεσματικότερη επικοινωνία. Πριν ξεκινήσετε να επικοινωνούν με το κοινό (ανεξάρτητα από το μέγεθός του: είναι η απόδοσή σας σε μια αίθουσα συσκέψεων ή να επικοινωνούν με δύο πελάτες ή συνεργάτες), θα πρέπει να καθοριστεί ποιος είναι ο σκοπός της παρούσας ανακοίνωσης. Αυτό θα παρέχει πληροφορίες για να πείσει, να επηρεάσει την επιλογή, να πουλήσει; Τι θα μιλήσετε και τι θέλουν να σας ακούσουν; Ποιες ερωτήσεις ή αντιρρήσεις μπορούν να ακολουθήσουν; Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα βοηθήσουν στη δημιουργία πλήρους επικοινωνίας με επαγγελματικό τρόπο.
- Χρήση ακατάλληλων μορφών επικοινωνίας. Μπορεί να φαίνεται ότι η προσωπική (δηλαδή πρόσωπο με πρόσωπο) επικοινωνία στην εποχή μας γίνεται όλο και πιο ακατάλληλη. Σχεδόν όλοι μας επικοινωνούμε πλέον με τηλέφωνα και υπολογιστές. Αλλά ακόμα ζουν, η ανθρώπινη επικοινωνία είναι απαραίτητη για εμάς περισσότερο από την επικοινωνία με τη βοήθεια της τεχνολογίας. Φυσικά, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πολύ βολικό για άμεση μετάδοση οποιουδήποτε ποσού πληροφοριών. αλλά η χρήση αυτού του τύπου επικοινωνίας είναι εντελώς ακατάλληλη για την επίλυση τυχόν συναισθηματικών προβλημάτων. Σε αυτή την περίπτωση, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να παρερμηνευθούν. Είναι καλύτερα να καταφύγετε τουλάχιστον στο τηλέφωνο. Ταυτόχρονα, οι τηλεφωνικές συνομιλίες σχετικά με την αποτελεσματικότητά τους δεν θα υπερβούν ποτέ την αποτελεσματικότητα των προσωπικών συναντήσεων. Στη συνάντηση, ο συνομιλητής όχι μόνο θα ακούσει τον τόνο της φωνής σας, αλλά θα δει και τα μάτια σας, την έκφραση του προσώπου, θα λάβει από εσάς και άλλα μη λεκτικά σήματα.
Πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη ότι διαφορετικοί άνθρωποιαντιλαμβάνονται διαφορετικά ορισμένες μορφές επικοινωνίας. Οι «ακροατές» δεν θα δώσουν προσοχή στις νότες, αλλά θα αντιληφθούν εύκολα ακόμη και τη μεγαλύτερη συνομιλία. Οι «αναγνώστες» αντιλαμβάνονται καλά τις πληροφορίες σε γραπτή μορφή, αλλά κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας μπορεί να χάσουν πολλές σημαντικές λεπτομέρειες. Εάν μιλήσετε με τον «αναγνώστη» ή γράψετε στον «ακροατή», ενδέχεται να μην λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζονται. Επομένως, μην διστάσετε να ρωτήσετε τους συναδέλφους και τους συνεργάτες σας πώς προτιμούν να λαμβάνουν πληροφορίες.
Πώς να αποφύγετε λάθη στην εποχή των επικοινωνιακών τεχνολογιών
Σήμερα οι επικοινωνιακές δεξιότητες έχουν μεγάλη σημασίασημασία - τόσο όταν εργάζεστε σε ένα γραφείο όσο και σε μια μικρή επιχείρηση, και ειδικά για διευθυντικά στελέχη και στελέχη. Μερικοί άνθρωποι γεννιούνται με την ικανότητα να συνεννοούνται και να επικοινωνούν αποτελεσματικά με τους άλλους. αλλά στην εποχή μας είναι απαραίτητο να μάθουμε πώς να επικοινωνούμε σωστά χρησιμοποιώντας τεχνολογίες επικοινωνίας. Τέτοιες τεχνολογίες στον εικοστό πρώτο αιώνα έχουν δημιουργήσει άφθονες ευκαιρίες επικοινωνίας τόσο με συναδέλφους από το ίδιο γραφείο όσο και με διεθνείς εταίρους. Αλλά κάθε μέσο επικοινωνίας μπορεί να προκαλέσει ένα νέο «μοτίβο» πιθανών επικοινωνιακών λαθών. Τα έχουμε ήδη αναφέρει, τώρα θα τα δούμε πιο αναλυτικά.
- E-mail.Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παρέχει έναν περιορισμένο τρόπο μετάδοσης μηνυμάτων, επειδή δεν περιλαμβάνει δύο από τα πιο σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας - τον τόνο της φωνής και τη γλώσσα του σώματος. Χωρίς αυτά, οι πληροφορίες σας μπορεί να παρερμηνευθούν - ένα σαρκαστικό αστείο μπορεί να εκληφθεί ως επίθεση θυμού, ο εκνευρισμός θα αγνοηθεί και μια υπόδειξη, για παράδειγμα, σχετικά με την επείγουσα ανάγκη ολοκλήρωσης μιας παραγγελίας, — απλά δεν θα γίνει αντιληπτό. Για να αποφύγετε λάθη στην επικοινωνία μέσω email, πρέπει να χρησιμοποιείτε απλή, συνοπτική γλώσσα και κυριολεκτική διατύπωση. Άλλα πιθανά σφάλματα:
- Η λήψη της επιστολής σας δεν παρακολουθείται. Μερικές φορές βασιζόμαστε πάρα πολύ στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αλλά μερικές φορές η επιστολή σας μπορεί να μπει σε φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, μετά την οποία θα διαγραφεί αυτόματα Επομένως, αν στείλατε μια σημαντική επιστολή και δεν λάβατε μια απάντηση, καλέστε και δείτε εάν έχει ληφθεί.
- Ελλιπής ανάγνωση του ταχυδρομείου του. Αν στείλετε μια επιστολή με λεπτομερείς πληροφορίες, εκπαίδευση ή απαντήσεις σε συγκεκριμένες ερωτήσεις, τότε αναμένουν ότι η επιστολή θα διαβαστεί πλήρως. Αλλά συχνά δεν διαβάζουμε το γράμμα μέχρι το τέλος και μετά από λίγο αρχίζουμε να κάνουμε ερωτήσεις, οι απαντήσεις που μας έχουν δοθεί ήδη. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να πάρει τη συνήθεια της ανάγνωσης του ηλεκτρονικού μηνύματος από την αρχή μέχρι το τέλος.
- Τηλεφωνική σύνδεση. Καθώς και στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες, υπάρχει ένα σημαντικό μειονέκτημα γίνεται αδύνατο να ενισχύσει τη γλώσσα του σώματος του μηνύματος (αν και εδώ τουλάχιστον υπάρχει τόνο της φωνής και του ρυθμού της ομιλίας, αλλά είναι επίσης σημαντικό μη λεκτικές νύξεις). Η έλλειψη μιλάει στο τηλέφωνο στο γεγονός ότι λαμβάνει χώρα σε πραγματικό χρόνο, η οποία καταργεί τη δυνατότητα της επεξεργασίας και πρόστιμο «ρύθμιση» των μηνυμάτων, αυτό μπορεί να γίνει ηλεκτρονικά ή σε γραπτή αλληλογραφία. Μια λέξη εξάνθημα μπορεί να αναιρέσει όλες τις προσπάθειές σας. Επομένως, δεν μπορείτε να ξεκινήσετε μια συνομιλία στο τηλέφωνο, χωρίς να την προετοιμάσετε. Άλλα σφάλματα:
- Απαντήστε στην κλήση πριν ακούσετε τη φωνήμήνυμα. Συχνά, ο αποτυχημένος συνομιλητής μας αφήνει ένα φωνητικό μήνυμα, το οποίο περιγράφει συνοπτικά την ουσία του ζητήματος που θέλησε να συζητήσει μαζί μας. Εμείς, όταν βλέπουμε μια μη αποδεκτή κλήση, καλέστε αμέσως τον αριθμό του καλούντος. Και πρέπει να περάσει το χρόνο και την υπομονή του σε μια δεύτερη εξήγηση. Αυτή είναι η αντιεπαγγελματική συμπεριφορά. Πάρτε για μια συνήθεια πρώτα να ελέγξετε αν υπάρχει ένα φωνητικό μήνυμα, να ακούσετε το, να λάβετε υπόψη τις πληροφορίες και μόνο τότε να καλέσετε πίσω για μια εποικοδομητική συνομιλία.
- Λάβετε μια κλήση σε λάθος ώρα. Εάν βρίσκεστε σε μια συνάντηση ή σε μια συνάντηση, λάβετε τον κανόνα της θέσης του τηλεφώνου σε κατάσταση δόνησης. Θα είναι τελείως ακατάλληλο εάν απαντήσετε απευθείας στην κλήση κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής συνομιλίας και ο συνομιλητής σας θα πρέπει να καθίσει και να περιμένει μέχρι να τελειώσετε. Θα είναι επίσης λάθος να παραλάβετε το τηλέφωνο μόνο για να σας πω ότι δεν μπορείτε να μιλήσετε τώρα. Εάν βρίσκεστε σε μια συνάντηση ή σε μια διάσκεψη και λάβατε μια πολύ σημαντική κλήση, πρώτα βγείτε από αυτό το δωμάτιο, και μόνο τότε να λάβει την κλήση.
Αποκαλύψτε όλα τα λάθη και τις παραλείψεις στην επαγγελματική επικοινωνίακαι αρκετά δύσκολο να περιγραφεί. Το κύριο πράγμα που πρέπει να θυμάστε και τι πρέπει να κάνετε — είναι να σκεφτείτε τους κύριους στόχους της επαγγελματικής σας επικοινωνίας και τις ενέργειες που απαιτούνται για την υποστήριξη αυτών των στόχων. Αναρωτηθείτε: Πώς μπορώ να μεταφέρω πιο αποτελεσματικά το μήνυμα; Και να είστε έτοιμοι να ρωτήσετε τους άλλους: «Πώς προτιμάτε να λαμβάνετε μηνύματα από εμένα;» Η Αμερικανίδα συγγραφέας Anne Morrow Lindbergh είπε κάποτε: «Η καλή επικοινωνία είναι τόσο αναζωογονητική όσο ο καφές». Εάν θέλετε να έχετε μια καλή καριέρα, αλλά δεν είστε ακόμα απόλυτα σίγουροι για τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες, αρχίστε να χρησιμοποιείτε τις συμβουλές μας και λάβετε υπόψη τις δεδομένες προειδοποιήσεις. Έχουμε κάθε λόγο να πιστεύουμε ότι θα σας διδάξουν εύκολα πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά και χωρίς λάθη με όλους τους συναδέλφους σας.
