Κανόνες επιχειρηματικής επικοινωνίας: για το τι εξαρτάται η επιτυχία σας

Πόσο υπέροχο θα ήταν αν ήταν δυνατόεπικοινωνήστε με άλλους ανθρώπους ελεύθερα και χωρίς καταπόνηση! Τουλάχιστον αυτό φαίνεται με την πρώτη ματιά. Αλλά στην πραγματικότητα, οι κανόνες και οι κανονισμοί υπάρχουν για έναν λόγο — Έχουν σχεδιαστεί για να κάνουν την επικοινωνία όσο το δυνατόν πιο άνετη για όλους τους συμμετέχοντες. Φανταστείτε τι θα συνέβαινε αν επιτρεπόταν σε ένα επιθετικό άτομο να συμπεριφέρεται όπως θέλει; Θα ήταν κακό για όλους γύρω του. Η επαγγελματική σφαίρα είναι ιδιαίτερα αυστηρή σε αυτό το θέμα: οι κανόνες της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι το πιο εκτεταμένο τμήμα της καθολικής εθιμοτυπίας. Και αν θέλετε να είστε επιτυχημένοι, θα πρέπει να μάθετε να συμμορφώνεστε με αυτά.

Εθιμοτυπία επιχειρηματικής επικοινωνίας

Ποιες ιδιότητες πιστεύετε ότι προηγούνται;месте в этикете делового общения? Для эффективного взаимодействия в любой сфере прежде всего нужно быть доброжелательной. Именно поэтому если вы мизантроп, который ненавидит все живое, вам не стоит много вращаться в деловых кругах. Уважение и терпимость к другим необходимы еще и по той причине, что в сфере бизнеса особенно часто возникают всякого рода конфликтные ситуации, и без этих качеств преодоление подобных препятствий будет невозможным. Личное обаяние тоже играет важную роль в вопросах эффективности коммуникации. Оно складывается из приятных манер, тактичности, общей человеческой культуры, благожелательного отношения к окружающим и приятного внешнего вида. Оцените, нет ли у вас пробелов в каком-либо из этих аспектов. Конечно, его сложно отнести к правилам и навыкам делового общения, но ведь оно работает, и не упомянуть этот факт невозможно. Если же говорить не про качества, а про правила делового общения, то на первом месте стоит правило уважения. Выше мы писали, что важно быть доброжелательной. К сожалению, это получается проявить не ко всем людям, поскольку на пути иногда попадаются редкостные мерзавцы. Но даже у них есть что-то, за что их можно уважать (не любить!). Ваша задача — разглядеть это самое что-то и проявить уважение. Оно в любом случае будет чувствоваться в контакте, и его эффективность возрастет. Ролевое поведение в деловом общении также играет свою важную роль. Согласитесь, глупо и странно вести себя с начальником так, будто он ваш парень. Однако бывают девушки, которые именно так и поступают. Чтобы не попасть впросак, вам следует очень четко уяснить для себя, какие роли вы с вашими сослуживцами занимаете на работе и что в них входит. Причем это касается не только формальных должностей, но и неформальных функций: “рабочая пчелка”, “критик”, “генератор идей” и т.д. … Это поможет вам быть более эффективной в общении. Сами посудите, бессмысленно и нерезультативно требовать от генератора идей строгости и точности в оформлении отчетов, ведь основная его черта — креативность. Будьте сдержанной в личностных оценках. Это дома вы можете назвать коллегу Машу идиоткой, а педантичного клиента — противным занудой. На работе это не допускается. Мало ли кому кто или что не нравится — нужно уметь с этим жить и работать. Но даже если ваши эмоции уже готовы выплеснуться, вам следует сдержать их и разрядиться в более адекватной обстановке. В речах своих будьте по максимуму лаконичной, если, конечно, ситуация не требует обратного. Никому не хочется терять время, слушая, как вы пришли к тем или иным выводам, поэтому пожалейте партнеров и озвучивайте лишь самое важное и необходимое. Кстати, это важно и в деловых переговорах: если вы подробно описываете каждый свой аргумент, то собеседнику легче к нему “прицепиться”. Учитесь игнорировать нарушения делового этикета партнером. Например, мы писали о том, как важно быть сдержанным в оценках. И вдруг ваш собеседник выругался или оскорбил вас почем зря. Возможно, что он просто сорвался, и тактичным будет пропустить это мимо ушей. Однако если собеседник продолжает гнуть ту же линию, а вам важен результат переговоров, можете пойти на незначительные уступки — это успокоит “зверя”, и вероятность, что вы добьетесь своего, увеличится. Если вы же заметили, что накал страстей уж больно велик, то имеет смысл перенести встречу на другой день. Ну и наконец, относитесь к собеседнику серьезно. Для этого может пригодиться техника активного слушания, когда вы повторяете или перефразируете слова партнера (только естественно, а не как попугай!). Так вы покажете ему свою серьезность. Даже если вы обсуждаете какой-то маленький и незначительный для вашей фирмы контракт, будьте вежливы и внимательны. Кто знает, во что разовьются эти деловые отношения в будущем?

Φάσεις επιχειρηματικής επικοινωνίας

Φαίνεται, γιατί ένας συνηθισμένος άνθρωπος χρειάζεται να γνωρίζει τις φάσεις;επιχειρηματική επικοινωνία; Αναλύοντας την αποτελεσματικότητα των διαπραγματεύσεων, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι το αποτέλεσμά τους εξαρτάται άμεσα από την οργάνωση της ίδιας της διαδικασίας. Με απλά λόγια, εάν οι συμμετέχοντες δεν γνωρίζουν τι συμβαίνει και τι πρέπει να γίνει, η επιχειρηματική σχέση μπορεί να χαρακτηριστεί τεταμένη και αναποτελεσματική. Και δεδομένου ότι η επιχείρηση βασίζεται εξ ολοκλήρου στη διαδικασία διαπραγμάτευσης, η γνώση των σταδίων της επιχειρηματικής επικοινωνίας και η ικανότητα συμπεριφοράς σε καθένα από αυτά είναι απλώς απαραίτητη. Προετοιμασία για τη συνάντηση Στην ουσία, αυτό το στάδιο είναι «μηδέν», ή προπαρασκευαστικό. Ωστόσο, η τέχνη της επιχειρηματικής επικοινωνίας δεν είναι εγγενής σε κάθε άτομο, επομένως είναι σχεδόν αδύνατο να είσαι φυσικός και αποτελεσματικός στις διαπραγματεύσεις «από την αρχή». Θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα σχέδιο με βάση τους συγκεκριμένους στόχους της συνάντησης και να συμπεριλάβετε διάφορους τρόπους επίλυσης του προβλήματος, ανάλυση της θέσης του διαπραγματευτικού εταίρου, επιλογή της βέλτιστης στρατηγικής επικοινωνίας και μια γενική πρόβλεψη του αποτελέσματος της συνομιλίας. Σε αυτό το σημείο είναι απαραίτητο να αποφασίσουμε για οργανωτικές πτυχές — ορίστε ώρα και τόπο για μια συνάντηση. Δημιουργία επαφής Εδώ ξεκινά κάθε επικοινωνία, συμπεριλαμβανομένης της επαγγελματικής επικοινωνίας. Το αποτέλεσμα των διαπραγματεύσεων εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο καλά έχει δημιουργηθεί η επαφή μεταξύ των εταίρων, και εάν υπάρχει πρόβλημα σε αυτό το στάδιο, πιθανότατα θα αποτρέψει την παραγωγική της συνάντηση. Πρώτα απ 'όλα, το καθήκον σας είναι να επιδείξετε καλή θέληση και κίνητρο για επικοινωνία. Η εφαρμογή του διευκολύνεται από ένα απαλό χαμόγελο, έναν ευγενικό χαιρετισμό και μια παύση, δίνοντας στον συνομιλητή την ευκαιρία να συμμετάσχει στη συζήτηση. Δεν πρέπει να ξεκινήσετε την επικοινωνία εάν το άτομο είναι απασχολημένο αυτήν τη στιγμή, για παράδειγμα, με μια τηλεφωνική συνομιλία. Προσανατολισμός στην κατάσταση Ο προσανατολισμός στην κατάσταση είναι απαραίτητος προκειμένου να καθοριστούν οι διαπραγματευτικές τακτικές και να αυξηθεί το ενδιαφέρον του εταίρου για αυτές. Παρεμπιπτόντως, αυτό μπορεί να διευκολυνθεί από ένα κατάλληλο αστείο — Είναι κρίμα που δεν έρχονται πάντα στο μυαλό στην ώρα τους. Είναι επίσης απαραίτητο να κατανείμετε τους ρόλους που θα «παίξετε» στη διαδικασία της διαπραγμάτευσης. Για παράδειγμα, ένας από εσάς μπορεί να είναι «συνεσταλμένος μαθητής» και κάποιος μπορεί να είναι «σοφός δάσκαλος» ή και οι δύο θα είστε «στη θέση» δύο ειδικών. Για να επιταχύνετε τη διαδικασία, προσαρμοστείτε στον συνομιλητή σας, αντικατοπτρίζοντας τη στάση, την κίνηση, τον τόνο της φωνής, τις εκφράσεις του προσώπου και τις χειρονομίες του. Σε πέντε έως επτά λεπτά μπορείτε ήδη να «υπαγορεύσετε» τους όρους — παραμένουν σε θέση «με ίσους όρους» ή επιδεικνύουν υψηλότερη ή χαμηλότερη θέση με όλη τη μη λεκτική γλώσσα. Συζήτηση του προβλήματος Σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για την εκδήλωση ενός πολύ σημαντικού μοτίβου: τείνουμε να αποστασιοποιούμαστε ψυχολογικά από έναν σύντροφο με αντίθετη άποψη και να πλησιάσουμε πιο κοντά σε ένα άτομο παρόμοιο με εμάς. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι συζητήσεις πρέπει να επικεντρώνονται στις ομοιότητες παρά στις διαφορές — εάν, φυσικά, θέλετε να επιτύχετε ένα θετικό αποτέλεσμα. Εάν οι διαφωνίες δεν μπορούν να εξομαλυνθούν, τότε προσπαθήστε να μιλήσετε για αυτές από μια απρόσωπη και μη επικριτική θέση. Και μην ξεχάσετε να αναπτύξετε κριτήρια για τη βέλτιστη λύση, δηλαδή να δημιουργήσετε μια πλήρη περιγραφή του τι πρέπει να είναι. Τώρα λίγα περισσότερα για το ποιες φάσεις επιχειρηματικής επικοινωνίας μπορούν να διακριθούν σε αυτό το στάδιο:

Επιχείρημα της θέσης σας.Όταν μιλάτε για το πρόβλημα, να είστε σταθεροί — μην υποχωρείτε στην ουσία του θέματος, αλλά συμπεριφέρεστε ήπια και ευγενικά με τον ίδιο τον συνομιλητή. Δώστε τα πιο πειστικά επιχειρήματα υπέρ του οράματός σας για την κατάσταση, προσπαθώντας να μιλήσετε για αυτό που ενδιαφέρει τον σύντροφό σας.
Αντεπιχείρημα.Φυσικά θα μαλώσετε — διαφορετικά δεν θα χρειαζόταν καμία διαπραγμάτευση. Η αποστολή σας — πείστε τον σύντροφό σας ότι έχετε δίκιο. Μην χρησιμοποιείτε κατηγορηματικές κρίσεις, γιατί λειτουργούν εναντίον σας. Προσπαθήστε καλύτερα να κατανοήσετε τον συνομιλητή σας — τι θα ήθελες και πως θα αντιδρούσες αν ήσουν στη θέση του. Με βάση αυτό, θα είναι πιο εύκολο για εσάς να επιλέξετε αντεπιχειρήματα.
Αναζητήστε τη βέλτιστη λύση.Μόλις επιτευχθεί η κατανόηση, η μετάβαση γίνεται πολύ πιο εύκολη. Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να βρείτε αμοιβαίο όφελος. Δώστε στην άλλη πλευρά την ευκαιρία να ποντάρει στο αποτέλεσμα - θα νιώσει ότι πέτυχε τον στόχο της. Και εσείς, με τη σειρά σας, ελέγχετε ήρεμα τη συμμετοχή τους στη διαδικασία επίτευξης αποτελεσμάτων. Εάν η λύση σας είναι σαφώς πιο ισχυρή από αυτή του συντρόφου σας, τότε δώστε του την ευκαιρία να σώσει το πρόσωπο — εξετάστε ευγενικά την πρότασή του και εξηγήστε γιατί η ιδέα χρειάζεται βελτίωση και είναι καλύτερα να αποδεχτείτε τη δική σας.

Λήψη αποφάσεων και καταγραφή συμφωνιώνΘυμάστε πότε διατυπώσατε τα κριτήρια για τη βέλτιστη λύση; Τώρα ήρθε η ώρα να τα εφαρμόσετε στην τελική έκδοση. Εάν πληροί όλα ή τα περισσότερα από τα κριτήρια, τότε μπορείτε να προχωρήσετε σε συμφωνία. Περιγράψτε λεπτομερώς ποιες ενέργειες πρέπει να κάνει κάθε μέρος. Έξοδος από την επαφή Λίγοι γνωρίζουν ότι ο τερματισμός μιας συνομιλίας είναι σχεδόν εξίσου σημαντικός με την έναρξη της. Η τελευταία εντύπωση επηρεάζει πολύ την εικόνα του συνομιλητή γενικότερα και ειδικότερα τη μελλοντική επαγγελματική σου σχέση μαζί του. Επομένως, να είστε τόσο φιλικοί όσο στην αρχή των διαπραγματεύσεων.

Χειρισμός στην επιχειρησιακή επικοινωνία

Δυστυχώς, όχι όλοι οι συμμετέχοντες στην επιχείρησηобщения соблюдают этикет — некоторые ведут себя психологически грубо. Манипуляции в деловом общении используются достаточно часто. Чем они отличаются от других способов взаимодействия? Это всегда скрытое воздействие на человека, в результате которого “агрессор” получает одностороннюю выгоду, нанося существенный вред своей “жертве”. Оно всегда “играет” на слабостях другого человека и приводит к каким-то действиям, выгодным манипулятору. Согласитесь, наше общение наполнено подобными коммуникациями. Какие их варианты чаще всего используются партнерами в деловой сфере? Например, техника “догадайся сам”. Это ситуация, когда руководитель дает подчиненному задание, не раскрывая часть информации о нем. Естественно, что последний начинает действовать “от фонаря”, допуская ошибки, за которые впоследствии несет ответственность. Руководитель может сказать, что он хотел предоставить подчиненному свободу действий, но на самом деле он просто сам не знает всех деталей и не хочет отвечать за это. Иногда руководители не желают думать о подборе исполнителя на то или иное задание и осуществляют выбор следующим образом: начальник выходит в коридор, ловит первого попавшегося сотрудника и возлагает на него “реализацию увлекательного проекта”. Ну, или скучной и нудной, но обязательной работы. Может показаться, что таким образом он желает показать подчиненному свое доверие и лояльность, но в действительности это является следствием нежелания тратить психологические и физические ресурсы на процесс выбора. Что, кстати, довольно часто встречается в нашей культуре. Другой вариант того, как уговорить сотрудника на выполнение сложного, скучного или бесперспективного задания — это показать, какой начальник “белый и пушистый”. Подчиненный вызывается к руководителю, который с места в карьер предлагает ему сделать огромную работу, включающую в себя кучу аспектов. Естественно, что у того это вызывает шок и полнейшее нежелание заниматься чем-то подобным. Тогда руководитель, демонстрирую свою сговорчивость и умение войти в положение, говорит: “Ладно, последние два пункта можешь не делать”. И радостный сотрудник бежит к себе в кабинет, стремясь побыстрее заняться новой работой. Ему кажется, что он очень умело выкрутился. Интересно, но этот прием зачастую используется руководителями неосознанно — то есть они действительно верят в собственную доброту. Бывает, что манипуляция скатывается почти к откровенному унижению. Вы успешно завершили проект, сделали по нему блестящий отчет и сдали все это начальнику. Казалось бы, что он должен делать? Радоваться и хвалить вас. Но не тут-то было! Он находит в вашей работе несколько незначительных ошибок и начинает “чехвостить” вас по полной программе. Здесь скрыты несколько мотивов. Во-первых, так вам не придется доплачивать материально или психологически — похвалами. Во-вторых, возможно, вас еще можно “дожать” и заставить улучшить свою работу. Ну а в третьих, это может быть банальным проявлением обычного раздражения. Чувство вины и долга также нередко эксплуатируется сослуживцами. Нет человека, который бы никогда не ошибался. И в тот момент, когда его хотят заставить делать то, что ему делать совсем не хочется, эти огрехи начинают “всплывать”. Например, коллега просит вас подменить ее, напоминая о том, как вы недавно опоздали на работу. Или начальник, стремящийся “повесить” на вас какой-нибудь неблагодарный труд, вспоминает ваши “многочисленные” ошибки. Но не только начальники любят “мутить воду”. Подчиненные тоже нередко проявляют чудеса изворотливости и манипуляторного поведения. К примеру, техника “да, но…”. Начальник вызывает подчиненного с желанием дать ему какое-либо задание. Последний внимательно его выслушивает и говорит: “Все, конечно, хорошо, и я бы мог сделать это, но…” и далее озвучивается любая отговорка. Начальник может парировать ее, но тогда на смену придет другое оправдание. И так до бесконечности. Среди конфликтующих сторон очень распространена техника “зал суда”. Вы когда-нибудь видели, как ссорятся люди? Нередко в их конфликт втягиваются все окружающие с посылом “ну рассудите же нас наконец!”. Естественно, что это оказывается невозможным, так как не каждый является прирожденным миротворцем, а решение, поддерживающее одну сторону, всегда отвергается другой. Так что внутри подобных действий лежит желание освободить себя от ответственности, хотя и демонстрируется глубокая заинтересованность в скором прекращении ссоры. Защищаться от манипуляций гораздо проще, нежели использовать их. Достаточно продемонстрировать агрессору, что он пойман с поличным. Полезным будет также осознание тех моментов, на которые давит манипулятор, и прояснение его истинных мотивов: “Чего ты на самом деле от меня хочешь? Почему именно я?”. Как правило, после этого агрессор устраняется сам собой. Если он не такой уж и плохой, то можете предложить ему какое-либо компромиссное решение, которое и его бы удовлетворило, и вас бы не сильно напрягло. Искусство делового общения существует не просто так. Все-таки в этих кругах очень важна репутация человека, а если он ведет себя невежливо и неэтично, то о чем вообще может быть речь? Поэтому по возможности старайтесь соблюдать этикет делового общения и относитесь к людям так, как бы вам хотелось, чтобы относились к вам. Советуем почитать: