Χρόνος προγραμματισμού: Πώς να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας

Ώρα... Α, πόσο συχνά μας λείπει, πώςΣυχνά μετανιώνουμε που υπάρχουν μόνο είκοσι τέσσερις ώρες την ημέρα! Είμαστε βέβαιοι ότι αν υπήρχαν τουλάχιστον είκοσι πέντε από αυτούς, θα ήταν πολύ πιθανό να πετύχουμε πολλά περισσότερα και ο δρόμος προς την επιτυχία θα ήταν πολύ πιο σύντομος. Ο προγραμματισμός του χρόνου είναι τόσο δύσκολο έργο... Αλλά για ανθρώπους που έχουν πετύχει πολλά στη ζωή, η μέρα αποτελείται και από εικοσιτετράωρα! Γιατί καταφέρνουν να κάνουν ό,τι είναι απαραίτητο αυτή την περίοδο και ταυτόχρονα καταφέρνουν να κοιμούνται το βράδυ, να αφιερώνουν μέρος του χρόνου τους σε κάποια χόμπι, ακόμη και να διαχειρίζονται την προσωπική τους ζωή; Γιατί τα καταφέρνουν και εμείς όχι; Ίσως αυτοί οι εξαιρετικά επιτυχημένοι εκπρόσωποι της ανθρώπινης φυλής γνωρίζουν κάποιο μυστικό νόμο εξοικονόμησης χρόνου; Στην πραγματικότητα, δεν υπάρχει κανένα ιδιαίτερο μυστικό εδώ. Απλώς όσοι έχουν καταφέρει να επιτύχουν σημαντική επιτυχία σε πολλούς τομείς της ζωής ξέρουν καλά τι είναι η σωστή διαχείριση του χρόνου και η καθημερινή ρουτίνα. Δεν ξέρουμε πώς να διαχειριστούμε σωστά έναν τόσο αναντικατάστατο πόρο όπως ο χρόνος, επομένως δεν έχουμε χρόνο ούτε να ξανακάνουμε όλες τις υποθέσεις μας ούτε να ξεκουραστούμε καλά. Ως αποτέλεσμα, είμαστε πάντα σε ένταση από εμμονικές σκέψεις για τα εργασιακά μας προβλήματα και τα σχέδιά μας. Αλλά, αν το δεις, αυτές οι σκέψεις δεν ωφελούν. Δεν λύνουν προβλήματα και τα σχέδια δεν πραγματοποιούνται. Όμως εξαιτίας αυτών των βαριών σκέψεων, η προσωπική μας ζωή υποφέρει, γιατί εμείς, απασχολημένοι με σκέψεις για τη δουλειά, δεν δίνουμε τη δέουσα προσοχή στα αγαπημένα μας πρόσωπα. Εξαιτίας αυτών, χάνουμε την υγεία μας και χαλάμε το νευρικό μας σύστημα, αφού σχεδόν ποτέ, ακόμη και στον ύπνο μας, δεν χαλαρώνουμε και δεν ξεκουραζόμαστε, συνεχίζοντας να βασανιζόμαστε από προβλήματα και προσπαθώντας να βρούμε μεθόδους για να αυξήσουμε την αποτελεσματικότητά μας. Και ο λόγος για αυτό είναι ότι στην επαγγελματική μας ζωή δεν υπάρχει τόσο σημαντικός παράγοντας όπως η εξοικονόμηση χρόνου εργασίας. Χωρίς αυτό, δεν θα βγούμε ποτέ από την παγίδα να κατακλυζόμαστε από υποθέσεις, στις οποίες, αν σκεφτούμε λογικά, έχουμε οδηγηθεί. Πώς μπορείτε να μάθετε να εξοικονομείτε χρόνο ώστε να έχετε αρκετό χρόνο τόσο για παραγωγική εργασία όσο και για καλή ξεκούραση;

Σχεδιασμός χρόνου εργασίας

Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, οι περισσότεροι άνθρωποιпродуктивная деятельность занимает всего лишь не более трети от полного рабочего времени. Остальные две трети приходятся на пустую суету и ненужные телодвижения. Отсюда – ворох накапливающихся с каждым днём дел, отсюда – нехватка времени на отдых, отсюда – неумение расслабляться, давая себе возможность хорошо отдохнуть. А ведь стоит нам начать придерживаться принципов правильного распределения времени и повседневного порядка, как все эти проблемы исчезнут без следа! Есть такое золотое правило шести «п»: «правильное предварительное планирование времени предотвращает плохие показатели». Просто? Ну конечно же! Однако мы почему-то игнорируем подобные методы и не принимаем во внимание тот факт, что основной причиной наших проблем является отсутствие принципов планирования времени. В чём же они заключаются эти пресловутые методы планирования времени? План – это прежде всего перечень основных дел, выполнение которых необходимо для достижения какой-то цели, и упорядочивание этого выполнения. Основные правила планирования времени предусматривают соблюдение сроков осуществления задуманного и тщательное продумывание этих сроков. Если времени, выделенного на претворение в жизнь той или иной задачи, будет слишком мало, мы опять упрёмся в тупик хаоса, потому что просто не успеем сделать запланированное. Если же его окажется много, значит, при планировании надо это предусмотреть и попытаться заполнить нишу свободного времени либо полноценным отдыхом, либо максимально продуктивными занятиями. Методы экономии времени предполагают, что распределять его необходимо ещё до того, как мы приступаем к началу работы. Время, затраченное на подобное планирование, позволит сэкономить львиную долю времени во время работы. Чтобы в процессе деятельности не возникли непредвиденные сбои, планы её осуществления нужно записывать, а не просто запоминать. Иначе мы обязательно что-нибудь упустим, а потом упущенное непременно всплывёт, заставит нас забросить другие дела и о нём позаботиться. А это приведёт к потере времени. Если же план будет зафиксирован в письменном виде, он отпечатается в подсознании, в результате чего возникнет психологический эффект самомотивации к работе. Самомотивация придаст деловой активности направленный характер. Согласно основным правилам планирования времени, план следует составлять долгосрочный, а не кратковременный. Не стоит ориентироваться на то, чтобы за действием сразу последовал вожделенный результат. Человеку свойственно медлить с выполнением масштабных задач из-за отдалённости результата, что негативно сказывается на достижении существенной цели и может увести в сторону от неё. О каком же успехе тогда может идти речь, если мы, вместо того чтобы упорно стремиться к нему, начнём шататься из стороны в сторону? Мы лишь потеряем время и силы, так в итоге и не добившись желаемого. Поэтому составляем список дел, как нам диктуют методы планирования времени, на длительные сроки, и стимулируем свою творческую активность сразу и на следующий день, и на неделю, и на месяц, и даже на год. При этом в плане следует фиксировать не какие-то отвлечённые задачи вроде «Позвонить Иванову» или «Встретиться с Петровым», а конкретные цели таких звонков и встреч: «Обсудить с Ивановым условия договора с поставщиками», «Решить с Петровым задачу сбыта товара» и так далее. Рассмотрим подробнее, как нужно составлять и записывать план экономии рабочего времени.

Κατανομή χρόνου και καθημερινή ρουτίνα

Όταν φτιάχνετε ένα σχέδιο εξοικονόμησης χρόνου και το διανέμετε, θα πρέπει να ταξινομήσετε τις εργασίες σας ανάλογα με τη σπουδαιότητα, να τις αριθμήσετε στη λίστα και να τονίσετε τις προτεραιότητες. Για να το κάνετε αυτό:

Σπάμε ένα φύλλο χαρτιού σε τρία τετράγωνα.
Στο πρώτο τετράγωνο γράφουμε τα πιο σημαντικά και επείγοντα θέματα.
Στο δεύτερο τετράγωνο εισάγουμε σημαντικά, αλλά όχι πολύ επείγοντα θέματα.
Στο τρίτο τετράγωνο γράφουμε τις περιπτώσεις που δεν είναι πολύ σημαντικές και δεν είναι πολύ επείγουσες.

Μόλις καταρτιστεί η λίστα, σημειώστεΠεριλαμβάνει τον κατά προσέγγιση χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας, τη σύνοψή της και τη λήψη της συνολικής χρονικής περιόδου που απαιτείται για την υλοποίηση όλων των προγραμματισμένων. Παράλληλα, λαμβάνουμε υπόψη ότι θα χρειαστούμε χρόνο για απρόβλεπτα και περιοδική ανάπαυση από τη δουλειά. Ως εκ τούτου, δεν είναι λογικό να γεμίζετε πλήρως ολόκληρη τη μέρα σας με δραστηριότητες και εάν η λίστα μας προϋποθέτει την πλήρη χρήση της ημέρας για να ολοκληρώσετε αυτό που έχει προγραμματιστεί, τη μειώνουμε. Σχεδιάζοντας κάτι που δεν μπορεί να υλοποιηθεί εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου, καταδικάζουμε τον εαυτό μας σε άγχος και δυσαρέσκεια με τον εαυτό μας. Έχοντας ολοκληρώσει κάποια στιγμή τη γραμμένη εργασία, διαγράφουμε αυτό το σημείο και προχωράμε στο επόμενο. Ολοκληρώνουμε μεγάλες εργασίες τμηματικά, δίνοντας στον εαυτό μας μικρά διαλείμματα. Ταυτόχρονα, προσπαθούμε να μην αφήσουμε ουρές την επόμενη μέρα. Στο τέλος της τρέχουσας ημέρας, ξαναδιαβάζουμε τη λίστα-πλάνο για αυτό ξανά, θυμόμαστε αν χάσαμε κάτι σημαντικό και αν το σημαντικό δεν βρεθεί, αφήνουμε τη λίστα στην άκρη, ξεχνάμε εντελώς τη δουλειά και πηγαίνουμε για ξεκούραση με πλήρη αίσθηση ικανοποίησης. Η εργάσιμη ημέρα τελείωσε. Όλες αυτές οι μέθοδοι προγραμματισμού χρόνου είναι απλές αλλά αποτελεσματικές. Μόλις αρχίσουμε να κολλάμε σε αυτά, θα συνειδητοποιήσουμε ότι καταφέρνουμε να κάνουμε πολλά περισσότερα μέσα σε μια μέρα, ενώ είμαστε πολύ λιγότερο κουρασμένοι. Ως αποτέλεσμα, θα έχουμε μια αίσθηση αυτοπεποίθησης, η κατάσταση θα εξελίσσεται συστηματικά και μεθοδικά και οι πράξεις μας θα χάνουν το στοιχείο του χάους. Και πολύ σύντομα συνειδητοποιούμε ότι βαδίζουμε σταθερά προς την επιτυχία μας, που φυσικά περιμένει τον καθένα μας.