Οι τηλεφωνικές συνομιλίες έχουν γίνει εδώ και καιρό σημαντικέςένα επιχειρηματικό εργαλείο και απλώς ένα μέρος της ζωής μας. Και είναι ξεκάθαρο ότι αν θέλετε να δώσετε την εντύπωση έξυπνου κοριτσιού ή γυναίκας, η επικοινωνία στο τηλέφωνο θα πρέπει να είναι ευγενική. Και όχι μόνο με συγγενείς, φίλους και γνωστούς, αλλά και με αγνώστους - η σύγχρονη εθιμοτυπία μιλά για αυτό. Αν ακολουθείς τους βασικούς κανόνες επικοινωνίας στο τηλέφωνο, η ευγένεια θα είναι πάντα η τηλεκάρτα σου. Θα σας βοηθήσει να σχηματίσετε ή να ενισχύσετε μια θετική εικόνα. Χρειάζεται βέβαια ευγένεια και στη δουλειά. Η τήρηση των κανόνων της επαγγελματικής συνομιλίας μπορεί να επηρεάσει την εικόνα της εταιρείας σας γενικά και την εικόνα σας ως επιχειρηματία ειδικότερα. Επομένως, αξίζει να μάθετε πώς να απαντάτε σωστά στις τηλεφωνικές κλήσεις εάν θέλετε να κάνετε μια επιτυχημένη καριέρα στο γραφείο ή στην προσωπική σας επιχείρηση. Η εθιμοτυπία μιας επαγγελματικής συνομιλίας στο τηλέφωνο δεν είναι τόσο δύσκολο να κατακτηθεί: το κύριο πράγμα είναι να θυμάστε τους βασικούς κανόνες, που αποτελούν το αντικείμενο αυτού του άρθρου. Μια μικρή δήλωση αποποίησης ευθύνης: φυσικά, η εστίασή μας θα είναι κυρίως στην τέχνη της σωστής διεξαγωγής μιας συνομιλίας με επιχειρηματικούς εταίρους, πελάτες, προμηθευτές, προϊσταμένους και υφισταμένους. Αλλά δεν θα χάσουμε τις αποχρώσεις, θα λέγαμε, της άτυπης τεχνικής της τηλεφωνικής επικοινωνίας. Άλλωστε, κατά τη διάρκεια συνομιλιών με φίλες, συγγενείς και νέους, μπορεί να συναντήσουν και «παγίδες», τις οποίες ένα κορίτσι με καλούς τρόπους πρέπει να αποφεύγει. Έτσι η εθιμοτυπία της επαγγελματικής επικοινωνίας θα συμπληρωθεί από τα μυστικά μιας άτυπης συνομιλίας στο τηλέφωνο.

Δεν πρέπει να χτυπάτε πολύ

Καλώντας τον αριθμό που σας ενδιαφέρει, περιμένονταςμην απαντάτε στο τηλέφωνο για πολλή ώρα. Ο βέλτιστος χρόνος αναμονής δεν είναι μεγαλύτερος από πέντε ή έξι μπιπ. Εάν δεν έχετε απαντηθεί σε αυτό το διάστημα, τότε ο συνομιλητής που καλείτε είτε έχει απομακρυνθεί είτε είναι πολύ απασχολημένος και δεν μπορεί να μιλήσει τώρα. Σε κάθε περίπτωση, μην ξεχνάτε την ευγένεια όταν γεμίζετε το γραφείο με ατελείωτες κλήσεις. Εάν σας καλέσουν, πρέπει να απαντήσετε στην κλήση μετά το δεύτερο ή το τρίτο κουδούνισμα. Αυτή η αποτελεσματικότητα θα βοηθήσει τον καλούντα να εξοικονομήσει χρόνο και να δείξει τις καλές επιχειρηματικές σας ιδιότητες. Η σύγχρονη εθιμοτυπία υποδηλώνει ότι οι κανόνες ισχύουν όχι μόνο κατά τη διάρκεια μιας επαγγελματικής συνομιλίας, αλλά και κατά την άτυπη επικοινωνία. Ακόμη και ο αριθμός του καλύτερου φίλου σας δεν πρέπει να καλείται δέκα φορές κάθε πέντε λεπτά (εκτός, φυσικά, εάν έχει συμβεί κάτι ζωτικής σημασίας). Εάν δεν σηκώσουν το τηλέφωνο αμέσως, σημαίνει ότι δεν μπορούν να το κάνουν για κάποιο λόγο - πρέπει να είστε υπομονετικοί. Είναι καλύτερα να καλέσετε τον αριθμό μετά από λίγο ή να περιμένετε μέχρι να σας καλέσουν. Και το να σηκώνετε το τηλέφωνο (ή να λαμβάνετε μια κλήση στο κινητό σας) είναι επίσης καλύτερο χωρίς περιττές καθυστερήσεις. Ακόμα κι αν γνωρίζετε ότι έχουν πλέον καλέσει τον αριθμό σας μόνο για να συνομιλήσουν. Η εθιμοτυπία υπαγορεύει τις ίδιες δύο ή τρεις κλήσεις. Και αλήθεια, γιατί να κάνουμε έναν άνθρωπο να περιμένει περισσότερο;

Εισαγάγετε τον εαυτό σας καλώντας το πλήρες όνομά σας

Ο καλούμενος συνδρομητής λέει πρώτα το όνομά του, μετάυπάρχει κάποιος που απαντά στην κλήση. Όταν σηκώνετε το τηλέφωνο, ξεκινάτε πάντα με έναν χαιρετισμό, ακολουθούμενο από τη θέση σας στην εταιρεία (ή το όνομα του τμήματος στο οποίο εργάζεστε) και το πλήρες όνομά σας. Συνήθως, η διοίκηση της εταιρείας αποφασίζει εκ των προτέρων πώς θα καλούν οι εργαζόμενοι την εταιρεία όταν απαντούν στο τηλέφωνο—η εταιρική εθιμοτυπία υπαγορεύει ότι πρέπει να είναι μια σύντομη αλλά περιεκτική εισαγωγή στον οργανισμό που είναι κατάλληλη για την απάντηση σε όλο το φάσμα των πιθανών εισερχόμενων κλήσεων. Αλλά όταν πραγματοποιείτε κλήσεις εντός της εταιρείας, αρκεί να δώσετε μόνο το πλήρες όνομά σας. Συνιστάται επίσης να προσθέσετε μία ή δύο φράσεις στην αρχή της συνομιλίας που θα βοηθούσαν στη δημιουργία μιας ευχάριστης ατμόσφαιρας και θα δείξουν στον συνομιλητή την καλή σας θέληση και την επιθυμία να βοηθήσετε. Ανέκφραστο «Γεια» ή «Άκου!» είναι ακατάλληλες, αφού δεν θα δώσουν στον καλούντα καμία πληροφορία - θα αναγκαστεί να ρωτήσει πού κατέληξε και ποιος μιλάει μαζί του. Επιπλέον, ο χαιρετισμός δίνει στον καλούντα αρκετό χρόνο για να προετοιμαστεί για να λάβει πληροφορίες που είναι σημαντικές για αυτόν. Φυσικά, από αυτή την άποψη, η άτυπη επικοινωνία είναι πολύ πιο απλή: στην αρχή μιας τακτικής και όχι επαγγελματικής συνομιλίας, δεν χρειάζεται να δηλώσετε το επώνυμό σας ή τη θέση σας, δεν χρειάζεται να επιλέξετε την πρώτη φράση. Δεν θα υπάρξει παραβίαση της εθιμοτυπίας εάν απλώς πείτε: «Γεια, αυτό είναι… «Το κύριο πράγμα είναι να καταλάβει ο συνομιλητής ποιος επικοινωνεί μαζί του. Εάν τηλεφωνείτε με έναν παλιό φίλο, στενούς συγγενείς (για παράδειγμα, τη μητέρα ή την αδερφή σας) ή έναν νεαρό άνδρα - με κάποιον που σας γνωρίζει φωνητικά - δεν μπορείτε να συστηθείτε καθόλου, αλλά απλώς να ανταλλάξετε χαιρετισμούς. Ναι, η εθιμοτυπία μπορεί επίσης να ορίζει μια πιο σεβαστή αρχή, για παράδειγμα: «Γεια» ή «Καλημέρα» και με όνομα και πατρώνυμο, αλλά μόνο όταν στην πραγματική ζωή επικοινωνείτε με τον ίδιο τρόπο.  Και να θυμάστε ότι ένα κορίτσι ή μια γυναίκα με καλούς τρόπους διατηρεί την ακολουθία ανταλλαγής χαιρετισμών, χαρακτηριστικό της επαγγελματικής επικοινωνίας, ακόμη και σε μια άτυπη συνομιλία. Εάν τηλεφωνήσετε, αφήστε το άτομο να πει ένα γεια, μην το διακόπτετε (ακόμα κι αν είναι ο καλύτερός σας φίλος) και μετά χαιρετήστε τον μόνοι σας και πείτε του τι θέλετε.  Εάν σας καλέσουν, πείτε γεια και, στη συνέχεια, αφήστε το άτομο να σας χαιρετήσει και να ακούσει προσεκτικά - η εθιμοτυπία θα τηρηθεί άψογα.

Πάντα να ρωτάτε αν καλείτε εγκαίρως.

Εάν τηλεφωνήσετε, ρωτήστε πάντα αν έχουνΉρθε η ώρα να σε ακούσει ο συνομιλητής σου. Δεν πρόκειται μόνο για ευγένεια, αν και αυτό είναι επίσης πολύ σημαντικό. Αν ο συνομιλητής σας είναι πολύ απασχολημένος με κάτι αυτή τη στιγμή, δεν θα σας ακούσει πολύ προσεκτικά και δεν θα μπορεί να κατανοήσει πλήρως τις πληροφορίες που παρουσιάζετε. Ως αποτέλεσμα, η κλήση σας θα είναι αναποτελεσματική. Η εθιμοτυπία και η μπανάλ λογική υποδηλώνουν ότι είναι καλύτερο να μην ξεχνάτε την ευπρέπεια και να χρησιμοποιείτε τις ακόλουθες φράσεις στην αρχή μιας συνομιλίας:

• Μπορείτε να μου δώσετε πέντε (δέκα, λίγα) λεπτά; Πρέπει να σας μιλήσω για ... (συνοψίστε την ουσία του θέματος).
• Πότε πρέπει να σας καλέσω να συζητήσετε ...; Πρέπει να μιλήσω για πέντε λεπτά από το χρόνο σας.
• Εάν δεν σας ενοχλεί, τηλεφωνήστε μου πίσω μόλις είστε ελεύθεροι.

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ρωτήσετε τον συνομιλητή, είναι βολικόαν μπορεί να σου μιλήσει αν καλέσεις στο κινητό. Εξάλλου, αυτή τη στιγμή ένα άτομο μπορεί να είναι οπουδήποτε και όχι παντού είναι έτοιμο να ακούσει επιχειρηματικές προτάσεις. Αν, αντίθετα, κάποιος σας τηλεφωνήσει σε ώρα που δεν μπορείτε να μιλήσετε, τώρα μπορείτε να ζητήσετε από τον άλλον να σας καλέσει. Ενημερώστε μας την ώρα που σας βολεύει να καλέσετε ξανά. Μπορείτε να υποσχεθείτε ότι θα καλέσετε τον εαυτό σας. Φροντίστε να ζητήσετε συγγνώμη που δεν μπορείτε να ακούσετε τον συνάδελφό σας που σας τηλεφώνησε και αναγκάστηκε να διακόψετε τη συνομιλία. Η εθιμοτυπία απαιτεί να λαμβάνονται υπόψη αυτοί οι κανόνες όχι μόνο κατά την επαγγελματική επικοινωνία, αλλά και κατά την άτυπη συνομιλία. Όταν πληκτρολογείτε έναν αριθμό, φυσικά, μπορείτε να το κάνετε χωρίς ξερή επίσημη δήλωση, αλλά ακόμη και η μητέρα, η φίλη ή ο σύζυγός σας (ο φίλος) θα πρέπει να ρωτήσει αν είναι βολικό για αυτήν (αυτόν) να μιλήσει τώρα. Ειδικά αν καλείτε ένα άτομο στη δουλειά. Οι μόνες εξαιρέσεις είναι εκείνες οι περιπτώσεις που γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι ο συνομιλητής σας δεν είναι απασχολημένος με τίποτα σημαντικό αυτήν τη στιγμή ή περιμένει συγκεκριμένα την κλήση σας. Εάν σας κάλεσαν, αλλά δεν υπάρχει χρόνος για να συνεχίσετε μια συνομιλία, μη διστάσετε να πείτε ότι είστε απασχολημένοι, ακόμα κι αν η άλλη άκρη της γραμμής είναι το άτομο στο οποίο είστε πολύ κολλητοί και αγαπητοί. Αλλά να θυμάστε ότι η σωστή σύγχρονη τηλεφωνική επικοινωνία είναι επίσης τέχνη, δεξιότητα και ικανότητα να μην προσβάλλετε ή να απογοητεύετε. Επομένως, ακόμη και σε μια άτυπη συνομιλία, ζητήστε συγγνώμη που δεν μπορείτε να μιλήσετε και πείτε ότι θα καλέσετε ξανά. Αλλά θυμηθείτε να κρατήσετε αυτή την υπόσχεση. Ή πείτε μου πότε να σας καλέσω εάν για κάποιο λόγο δεν μπορείτε να καλέσετε μόνοι σας. Κάνοντας αυτό, όχι μόνο θα τηρήσετε την εθιμοτυπία, αλλά θα δείξετε και ότι σέβεστε την προσοχή του ατόμου που σας απευθύνθηκε. Μια μικρή προσθήκη: εάν καλείτε συχνά κάποιον στο τηλέφωνο, ειδικά όχι μόνο φίλους, αλλά στη δουλειά, για επαγγελματική επικοινωνία, καλό είναι να συμφωνήσετε σε μια συγκεκριμένη ώρα. Εάν ο συνεργάτης σας γνωρίζει ότι, για παράδειγμα, θα τον καλέσετε στις 15:00, θα μπορέσει να προετοιμαστεί για τη συζήτηση. Και το αντίστροφο: εάν γνωρίζετε ότι θα πρέπει να περιμένετε μια επαγγελματική κλήση, για παράδειγμα, στις 11:15, αυτό θα σας δώσει την ευκαιρία να προγραμματίσετε την εργασία σας πριν και μετά από αυτήν τη στιγμή - αυτή ακριβώς είναι η περίπτωση που η εθιμοτυπία λειτουργεί για εσάς . Και κανείς δεν σας εμποδίζει να συμφωνήσετε με τις φίλες σας και να ορίσετε χρόνο για δέκα λεπτά καθημερινής συνομιλίας. Το να γνωρίζεις πότε θα γίνει άτυπη επικοινωνία στο τηλέφωνο είναι επίσης βολικό, γιατί κάθε κορίτσι και γυναίκα έχει πολλές καθημερινές ανησυχίες και είναι απαραίτητο η λύση τους να μην συμπίπτει εγκαίρως με μια φιλική συζήτηση.

Μην ξεχνάτε τον τόνο της φωνής σας. Χαμόγελο

Εάν δεν έχετε γνωρίσει ποτέ άλλο άτομο,με τον οποίο μιλάτε στο τηλέφωνο, ο μόνος τρόπος για να δημιουργήσετε μια ευνοϊκή εντύπωση για τον εαυτό σας θα είναι ο τονισμός της φωνής σας. Επομένως, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στον τόνο της φωνής, γιατί έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε μια ευνοϊκή ατμόσφαιρα για μια σημαντική συζήτηση. Εάν χαμογελάτε κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας, ο αόρατος συνομιλητής σας θα νιώσει συμπάθεια για εσάς. Αυτό θα σας βοηθήσει να τον κερδίσετε και η συνομιλία σας θα είναι πιο παραγωγική. Και κατά τη διάρκεια μιας άτυπης συνομιλίας, ένας φιλικός τόνος είναι επίσης πολύ σημαντικός. Γιατί; Απλώς φανταστείτε την κατάσταση: όλα είναι καλά μαζί σας, αλλά μιλάτε με τη μητέρα ή την κοπέλα σας κατά κάποιο τρόπο στεγνό, κρύο, άψυχο. Σε μια τέτοια κατάσταση, το άτομο στην άλλη πλευρά του καλωδίου είτε θα ανησυχήσει, και μετά θα ξεκινήσουν ερωτήσεις από το πουθενά, είτε θα προσβληθεί από εσάς. Αλλά εσείς οι ίδιοι καταλαβαίνετε πολύ καλά ότι είναι ακόμη πιο σημαντικό να επικοινωνείτε ευγενικά με ανθρώπους που είναι κοντά σας παρά με επιχειρηματικούς εταίρους κατά τη διάρκεια μιας επαγγελματικής συνομιλίας. Φυσικά, κατά τη διάρκεια μιας άτυπης συνομιλίας, όχι μόνο τα χαμόγελα είναι αρκετά αποδεκτά, αλλά και τα γέλια, τα αστεία και οι φιμώσεις. Αλλά ενώ διασκεδάζετε, μην ξεχνάτε ότι πρέπει ακόμα να τηρείτε την εθιμοτυπία και να μην διακόπτετε τον συνομιλητή σας, ακόμα κι αν είναι ο καλύτερός σας φίλος και μόλις κάνατε ένα πολύ αστείο λογοπαίγνιο ως απάντηση σε κάποια έκφραση της. Διαφορετικά, τα αστεία μπορεί να καταλήξουν σε προσβολές και μομφές.

Μιλήστε με σαφήνεια και μέτρηση, εκφράζοντας με ακρίβεια τη σκέψη

Ο σκοπός μιας επαγγελματικής κλήσης πρέπει να είναι η επίτευξητην αμοιβαία κατανόηση και όχι την επιθυμία να παρέχει αντεπιχειρήματα σε κάθε επιχείρημα του συνομιλητή. Δώστε στον καλούντα αρκετό χρόνο για να απορροφήσει τις σκέψεις σας, αλλά μην παρατείνετε τη συνομιλία για να μην χάσετε την προσοχή του. Σκεφτείτε την επερχόμενη συζήτηση εκ των προτέρων για να μεταφέρετε την ουσία του προβλήματος όσο το δυνατόν ακριβέστερα, αποφεύγοντας μακροσκελείς και βαρύγδουπες διαφωνίες. Ενώ κάνετε μια επαγγελματική συνομιλία στο τηλέφωνο, ο ρυθμός ομιλίας σας θα πρέπει να είναι σχεδόν ο μισός από αυτόν μιας κανονικής συνομιλίας. Αυτό είναι απαραίτητο κυρίως επειδή το άτομο που σας ακούει έχει περιορισμένη ικανότητα να χρησιμοποιεί άλλες αισθήσεις εκτός από την ακοή για να αντιλαμβάνεται. Με την οπτική επαφή, η καλύτερη κατανόηση διευκολύνεται από χειρονομίες, εκφράσεις προσώπου και άλλα μέσα μη λεκτικής επικοινωνίας, ενώ όταν μιλάτε στο τηλέφωνο, ο συνομιλητής σας ακούει μόνο τη φωνή σας. Επομένως, προσπαθήστε να μιλάτε λίγο πιο αργά από το συνηθισμένο, προφέροντας τις λέξεις καθαρά και χρησιμοποιώντας σύντομες προτάσεις. Κρατήστε το σύντομο και σαφές. Μπορείτε εύκολα να προσδιορίσετε τον βέλτιστο ρυθμό συνομιλίας εάν, στην αρχή της συνομιλίας, ακούτε πώς μιλάει ο συνομιλητής σας. Αν θέλετε να επιτύχετε αμοιβαία κατανόηση, θα είναι καλύτερο να προσαρμόζεστε στον ρυθμό ομιλίας του. Εάν ένα άτομο μιλάει αργά, τότε δεν θα έχει χρόνο να ακολουθήσει τη σκέψη σας, ακούγοντας «εκατό λέξεις το λεπτό». Και αν ο συνομιλητής μιλήσει γρήγορα, ίσως βιάζεται και η αργή ομιλία, με συχνές παύσεις, θα τον εκνευρίσει. Είναι απίθανο να θέλει ποτέ να σου ξαναμιλήσει. Όλοι αυτοί οι κανόνες είναι σημαντικοί όχι μόνο για την επαγγελματική επικοινωνία - βρίσκουν επίσης την εφαρμογή τους στην άτυπη συνομιλία. Ακόμα κι αν λέτε τα τελευταία νέα στον καλύτερό σας φίλο, δεν πρέπει να μουρμουρίζετε ή να φωνάζετε - η εθιμοτυπία σας καλεί να σεβαστείτε τους συνομιλητές σας, να τους δώσετε χρόνο να σκεφτούν, να φανταστούν, να πουν. Να θυμάστε ότι η τέχνη της επικοινωνίας στο τηλέφωνο είναι να λέτε και να ακούτε, καθώς και να λαμβάνετε και να δίνετε ηθική ευχαρίστηση από μια συνομιλία με ένα ευγενικό άτομο.

Τερματισμός κλήσης

Κλείστε το τηλέφωνο μόνο όταν είστε έτοιμοιΕίμαστε σίγουροι ότι ο συνομιλητής που σας τηλεφώνησε είπε όλα όσα χρειαζόταν. Θα ήταν πολύ αγενές εκ μέρους σας να διακόψετε τον συνομιλητή σας στη μέση της πρότασης και να κλείσετε το τηλέφωνο. Στο τέλος, αξίζει να συνοψίσουμε εν συντομία τη συζήτηση για να βεβαιωθείτε ότι ο συνομιλητής σας άκουσε όλα όσα είπατε και ότι εσείς οι ίδιοι καταλάβατε σωστά όλα όσα σας είπε. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή πιθανών παρεξηγήσεων. Εάν η συζήτηση αποδείχθηκε μεγαλύτερη από ό,τι περιμένατε, στο τέλος της, μην ζητήσετε συγγνώμη, αλλά ευχαριστήστε τον συνομιλητή που σας έδωσε το χρόνο του. Αυτό θα δείξει ότι σέβεστε τον χρόνο εργασίας του και δεν θα χρειαστεί να τελειώσετε τη συζήτηση με έναν απολογητικό τόνο. Και οι δύο πλευρές θα χαρούν αν αποχαιρετήσετε ευγενικά, εύχεστε ο ένας στον άλλον καλή τύχη ή καλή μέρα. Μια τέτοια ευχή θα σας βοηθήσει να τερματίσετε ευγενικά μια σημαντική τηλεφωνική συνομιλία. Αυτοί οι κανόνες επιχειρηματικής επικοινωνίας αντικατοπτρίζονται σε άτυπες καταστάσεις. Όταν τελειώνετε μια συνομιλία με κάποιον που αγαπάτε στην καρδιά σας, δεν πρέπει να πείτε «Αντίο» και απλώς να κλείσετε το τηλέφωνο. Πρέπει να περιμένετε την απάντησή του, ακόμα κι αν βιάζεστε. Κατ 'αρχήν, η εθιμοτυπία ενός καλομαθημένου κοριτσιού υπονοεί ότι θα ακολουθήσετε τον ίδιο κανόνα στην περίπτωση απλών γνωστών ή συγγενών. Και, φυσικά, αν το άτομο από την άλλη πλευρά του τηλεφώνου είναι το πρώτο που θα σας πει: «Αντίο», φροντίστε να τον αποχαιρετήσετε ευγενικά. Είναι σαφές ότι αν δεν το κάνετε αυτό, μπορεί απλώς να προσβληθούν μαζί σας. Επιπλέον, όσο πιο κοντά σας αντιλαμβάνεται ένα άτομο, τόσο πιο βαθιά θα είναι η προσβολή. Να θυμάστε ότι η σωστή και σύγχρονη επικοινωνία στο τηλέφωνο είναι μια τέχνη που απαιτεί να είστε προσεκτικοί στα συναισθήματα των συνομιλητών σας. Σας προτείνουμε να διαβάσετε:

Σχόλια

σχόλια