Σίγουρα δεν θα σου περάσει ποτέ από το μυαλόπες στο αφεντικό σου: «Ε, φίλε! Τι κάνετε;" Εκτός από εκείνες τις σπάνιες περιπτώσεις που είναι και ηγέτης και φίλος, αυτό είναι ακατάλληλο. Ταυτόχρονα, στη διαδικασία της επίσημης αλληλογραφίας, επιτρέπουμε στον εαυτό μας να κάνει ακόμη πιο μνημειώδη λάθη. Αλλά, βλέπετε, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε την εθιμοτυπία των επαγγελματικών επιστολών για να φαίνεστε αξιοσέβαστοι και να έχετε καλή φήμη. Θα αποκόψουμε όλα τα πέπλα που κρύβουν την αλήθεια και θα σας πούμε πώς να επικοινωνείτε σωστά με τους επιχειρηματικούς εταίρους.

Ειδικότητα των επιχειρηματικών σχέσεων

Αν θέλετε να καταλάβετε πώς να γράφετε σωστάεπιστολές για εργασία, πρέπει να ξέρετε πώς η επαγγελματική επικοινωνία διαφέρει από τη συνηθισμένη επικοινωνία. Όπως κάθε άλλο, περιλαμβάνει την ανταλλαγή πληροφοριών, την αλληλεπίδραση και την αντίληψη του άλλου. Αλλά το κύριο χαρακτηριστικό της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι ότι δεν υπάρχει ουσιαστικά κανένα προσωπικό στοιχείο σε αυτήν. Για παράδειγμα, στη δουλειά ή σε οποιονδήποτε κυβερνητικό οργανισμό, πρακτικά δεν δείχνουμε κανένα από τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα του χαρακτήρα μας: δεν αστειευόμαστε, δεν φωνάζουμε, δεν χορεύουμε κ.λπ. …Αντίθετα, φοράμε τη μάσκα ενός ήρεμου, ευγενικού και επιχειρηματικού ανθρώπου που δεν μπορεί να τον σπάσει με τίποτα. Δεν υπάρχει χώρος για συναισθήματα στην επαγγελματική επικοινωνία. Κανένας από τους συνεργάτες, τους συναδέλφους ή τους πελάτες σας δεν θα χαρεί αν ξαφνικά αρχίσετε να κλαίτε ή να πηδάτε από χαρά. Όχι, φυσικά, δεν είσαι ρομπότ, αλλά κάτι κοντά σε αυτό. Τουλάχιστον, πρέπει να αποφύγετε τα έντονα και βαθιά συναισθήματα. Ένα άλλο χαρακτηριστικό της επιχειρηματικής επικοινωνίας — δεν μπορεί να σταματήσει όταν το θέλετε. Δηλαδή, στη συνηθισμένη ζωή συμβαίνει επίσης, για παράδειγμα, όταν μιλάτε με την πεθερά ή τους γονείς σας. Αλλά στον επαγγελματικό τομέα, δεν μπορείτε να φύγετε καθόλου εάν κάποιος πελάτης ή επιχειρηματικός συνεργάτης σας ρωτήσει κάτι. Επίσης, αγνοήστε τα γράμματα, τα μηνύματα και τις κλήσεις του — Υπάρχει κίνδυνος να χάσετε τη δουλειά σας μετά από αυτό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η γραμμή για την αντίσταση στο άγχος και την ομαδική εργασία είναι τόσο δημοφιλής σε διάφορες απαιτήσεις εργασίας, επειδή σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον θα πρέπει να αντιμετωπίσετε και να επικοινωνήσετε με διάφορους ανθρώπους. Η επαγγελματική επικοινωνία έχει πάντα έναν σκοπό. Εάν στην κουζίνα με τους φίλους σας πρόκειται απλώς να συνομιλήσετε (αν και αυτό έχει επίσης τις δικές του ανάγκες), τότε στη δουλειά συναντάτε ορισμένα άτομα με μια αρκετά σαφή πρόθεση. Αυτό θα μπορούσε να είναι η συζήτηση ενός έργου, ο προγραμματισμός του έργου του οργανισμού για τους επόμενους έξι μήνες ή οτιδήποτε άλλο. Αντίστοιχα, αυτό το χαρακτηριστικό διαμορφώνει τη φύση της επιχειρηματικής επικοινωνίας: αυτοκυριαρχημένη, «στεγνή», γρήγορη, καθαρή και χωρίς λυρικές παρεκκλίσεις. Τουλάχιστον, έτσι λειτουργούν τα πράγματα στις περισσότερες περιπτώσεις.

Γενική εθιμοτυπία επιχειρηματικής επιστολής

Φυσικά, ο γραπτός λόγος είναι έντοναδιαφέρει από το προφορικό: σε αυτό δεν έχετε την ευκαιρία να τοποθετήσετε τόνους τονισμένα. Και σε αυτή την περίπτωση υπάρχουν πολύ περισσότερα πρότυπα εθιμοτυπίας — τουλάχιστον έτσι φαίνεται τη στιγμή που αποφασίζεις να γράψεις μια επαγγελματική επιστολή. Ξεχωριστά, αξίζει να αναφέρουμε το χαρτί. Αν νωρίτερα, όταν μιλούσατε για ένα γράμμα, φανταζόσασταν αμέσως έναν λευκό σαν το χιόνι φάκελο να πέφτει σε ένα γραμματοκιβώτιο, αλλά τώρα η κατάσταση έχει αλλάξει. Το απλό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται όλο και λιγότερο, ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κερδίζει δυναμική. Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι το χαρτί για γράμματα πρέπει να είναι απόλυτα καθαρό και όχι τσαλακωμένο — είναι θέμα φήμης. Καλό είναι να έχετε επιστολόχαρτο με λογότυπο και αριθμούς τηλεφώνου για επαγγελματική αλληλογραφία. Όλες οι σελίδες εκτός από τη σελίδα τίτλου πρέπει να είναι αριθμημένες. Ωστόσο, το κανονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο όχι για αποστολή επιστολών, αλλά για αποστολή συμβάσεων και άλλων επιχειρηματικών εγγράφων. Η επικοινωνία επαφίεται στην ηλεκτρονική αλληλογραφία. Παρεμπιπτόντως, σε περιπτώσεις όπου πρέπει να επιλύσετε γρήγορα ένα πρόβλημα και αυτό είναι κατάλληλο, οι διευθύνσεις και οι χαιρετισμοί σε κάθε επαναλαμβανόμενο μήνυμα μπορούν να παραληφθούν. Αλλά το πρώτο γράμμα, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, πρέπει να ξεκινά με μια δομή όπως: «Καλημέρα, αγαπητέ Ιβάν Ιβάνοβιτς». Στον γραπτό λόγο (ιδιαίτερα τον επιχειρηματικό), ο γραμματισμός έχει ιδιαίτερη σημασία. Όταν μιλάτε απλώς σε ένα άτομο, απλά πρέπει να αποφύγετε εσκεμμένα λάθη ομιλίας και αγένεια δίνοντας σωστά την έμφαση. Γραπτά, όλα τα κενά σας στη γνώση της ρωσικής γλώσσας μπορεί να γίνουν εμφανή. Επομένως, εάν δεν αισθάνεστε σίγουροι για τον αλφαβητισμό σας, είναι καλύτερο να ελέγξετε ξανά το γράμμα για γραμματικά λάθη πριν το στείλετε. Μην ξεχάσετε να γράψετε κεφαλαία στην αρχή μιας πρότασης και να χρησιμοποιήσετε σημεία στίξης, γιατί χωρίς αυτό μπορεί να είναι πολύ δύσκολο να κατανοήσετε το νόημα του μηνύματος. Χρησιμοποιήστε κενά και ελλείψεις για να δομήσετε το κείμενό σας. Μιλώντας για το στυλ επικοινωνίας, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι η επιστολή σας, πρώτα απ 'όλα, πρέπει να είναι «αναγνώσιμη». Δηλαδή, συνιστάται η αποφυγή πολύπλοκων πολυεπίπεδων δομών και περιττών λέξεων (εκτός από τις περιπτώσεις που είστε δικηγόρος ή αυτό είναι απαραίτητο στην αλληλογραφία). Δώστε πραγματικά παραδείγματα, αραιώστε το κείμενο με διαγράμματα και διαγράμματα — Αυτό κάνει τις πληροφορίες πιο οπτικές και κατανοητές. Η γλώσσα της επαγγελματικής αλληλογραφίας, σε αντίθεση με τη συνηθισμένη γλώσσα, είναι συχνά γεμάτη από επαγγελματική ορολογία και κλισέ — αυτό είναι κανόνας εθιμοτυπίας.

Απόχρωση της επαγγελματικής αλληλογραφίας

Παραπάνω μιλήσαμε για τη γενική επιχειρηματική εθιμοτυπία.αλληλογραφία. Ωστόσο, υπάρχουν πολλές αποχρώσεις, η περιγραφή των οποίων αξίζει όχι μόνο για ένα ξεχωριστό άρθρο, αλλά για ένα ολόκληρο βιβλίο. Έχουμε επιλέξει ειδικά για εσάς τα πιο δημοφιλή και σχετικά χαρακτηριστικά μιας επαγγελματικής επιστολής. Σας προσκαλούμε να εξοικειωθείτε μαζί τους. Δομή μιας επαγγελματικής επιστολής Όπως κάθε άλλη, μια επαγγελματική επιστολή έχει τη δική της σαφή δομή. Αν όμως σε μια κανονική κατάσταση μπορεί να διαφέρει αρκετά από περίπτωση σε περίπτωση και ανάλογα με την επιθυμία σας, τότε σε ένα επίσημο μήνυμα υπάρχουν αρκετά αυστηροί κανόνες για τη σύνταξη. Ταυτόχρονα, δεν υπάρχει ένα ενιαίο πρότυπο σύμφωνα με το οποίο τα περισσότερα γράμματα μορφοποιούνται — Κατά κανόνα, κάθε εταιρεία έχει τα δικά της πρότυπα. Ωστόσο, εφιστούμε στην προσοχή σας τις πιο γενικές βασικές αρχές για τη μορφοποίηση μιας ηλεκτρονικής επιχειρηματικής επιστολής, οι οποίες θα είναι σχετικές στο ενενήντα τοις εκατό των περιπτώσεων.

Επικεφαλίδα επιστολής που αντιστοιχεί σε εταιρικήstyle Θυμάστε, ακριβώς παραπάνω μιλήσαμε για την ανάγκη κάθε αξιόπιστης εταιρείας να έχει τα δικά της εταιρικά έντυπα; Το ίδιο ισχύει και για τα email. Αν πάλι δεν το έχετε, τότε προτείνετε αυτήν την πρωτοβουλία στους ανωτέρους σας. Φυσικά, το τμήμα τεχνικής υποστήριξης θα σας βρίζει, αλλά τα γράμματα από τον οργανισμό σας θα φαίνονται πιο αξιοσέβαστα.

Χαιρετισμός Δεν απαιτείται στα επαγγελματικά μηνύματαχαιρετισμός ως τέτοιος (οι λέξεις "γεια" και "καλό απόγευμα") — Αντίθετα, συνιστάται να απευθυνθείτε αμέσως στον παραλήπτη με το όνομα και το πατρώνυμο. Ωστόσο, εάν η αλληλογραφία είναι διαπροσωπική, αλλά τυπικού χαρακτήρα, τότε θα ήταν σκόπιμο να χαιρετήσετε τον συνομιλητή σας στο πρώτο γράμμα.

Κύριο περιεχόμενο της επιστολής Αυτό το μέρος έχειτο υψηλότερο φορτίο πληροφοριών: σε αυτό αποκαλύπτετε τον σκοπό της ένστασής σας. Μπορεί να υπάρχουν πολλές τέτοιες πτυχές, κατά συνέπεια, η παρουσίαση του καθενός πρέπει να ξεκινά με μια ξεχωριστή παράγραφο. Η επιλογή είναι απαραίτητη λόγω του γεγονότος ότι για κάθε πρόβλημα, κατά κανόνα, λαμβάνεται μια ανεξάρτητη απόφαση. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν τις ακόλουθες φράσεις: «ρωτάμε», «ενημερώνουμε», «προσφέρουμε προς εξέταση» κ.λπ. ... Να θυμάστε ότι οι πτυχές έχουν επίσης τη δική τους δομή. Πρέπει να αιτιολογήσετε τη συνάφεια του αιτήματος, να αποκαλύψετε το περιεχόμενό του, να περιγράψετε το αναμενόμενο αποτέλεσμα σε περίπτωση ικανοποιητικής απάντησης και να διατυπώσετε ορισμένες εγγυήσεις για τον παραλήπτη.

Αντίο Σε αντίθεση με τη συνηθισμένη καθομιλουμένη,Οι επαγγελματικές επιστολές δεν χρησιμοποιούν τύπους ευθείας ομιλίας. Ο σκοπός της τελευταίας φράσης είναι να εκφράσει σεβασμό και να δείξει ευγένεια. Για παράδειγμα, «με εκτίμηση», «με τις καλύτερες ευχές», «με σεβασμό», «ευχαριστώ εκ των προτέρων για την απάντησή σας» κ.λπ. …

Προσωπική υπογραφή Πρέπει να περιέχειΑναγράφεται το επώνυμό σας, το όνομα και το πατρώνυμο, η θέση (πιθανόν με το όνομα του τμήματος), καθώς και τα τηλέφωνα επικοινωνίας. Χωρίς αυτό, είναι συχνά πολύ δύσκολο να διατηρήσεις επαφή με ένα άτομο. Παρεμπιπτόντως, τώρα υπάρχει μια τέτοια επιλογή ως ηλεκτρονική υπογραφή. Είναι ένα ειδικό αρχείο με υπογραφή κειμένου που προστίθεται αυτόματα στο τέλος κάθε γράμματος. Η χρήση του θεωρείται καλή μορφή σε μεγάλες εταιρείες. Επιπλέον, μπορεί να λειτουργήσει ως διακριτική διαφήμιση για τον οργανισμό σας. Αν μιλάμε για μεγέθη, τότε η ηλεκτρονική υπογραφή δεν πρέπει να υπερβαίνει τις πέντε ή έξι γραμμές και να υπερβαίνει τους εβδομήντα χαρακτήρες.

Σύνδεσμος προς τον ιστότοπο και το λογότυπο του οργανισμού Αυτά είναιτα ίδια στοιχεία εταιρικού στυλ με το επιστολόχαρτο. Επιπλέον, εάν στείλετε διαφημίσεις ή προσφορές συνεργασίας, τότε οι παραλήπτες σας θα χαρούν που δεν χρειάζεται να ψάξουν ολόκληρο το Διαδίκτυο αναζητώντας πληροφορίες για την εταιρεία.

Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι αυτό είναι αρκετά καθολικόη δομή μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του μηνύματος. Διακρίνονται διαφημίσεις, ευχαριστίες, εγγυητικές και συνοδευτικές επιστολές, προσκλήσεις, ειδοποιήσεις, δηλώσεις, υπενθυμίσεις, μηνύματα, προειδοποιήσεις και απαιτήσεις. Αλλά αυτή η δομή ισχύει σχεδόν για όλα. Το μέγεθος ενός email καθορίζεται αρκετά καθαρά από τα πρότυπα εθιμοτυπίας: κατά κανόνα, θα πρέπει να είναι το μισό όσο μια χειρόγραφη επιστολή. Εάν θέλετε να στείλετε μεγάλο όγκο πληροφοριών, τότε είναι προτιμότερο να τοποθετήσετε ένα σύντομο συνοδευτικό κείμενο στο σώμα της ίδιας της επιστολής και να μορφοποιήσετε όλα τα άλλα ως ξεχωριστό συνημμένο. Σε περιπτώσεις που είναι μεγάλο σε μέγεθος, που υπερβαίνει το ένα megabyte, είναι καλύτερο να προειδοποιήσετε τον παραλήπτη σχετικά με αυτό — Δεν πληρώνουν όλες οι εταιρείες για απεριόριστη πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Απάντηση σε μήνυμα Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Απάντηση" κατά την αποστολή ενός μηνύματος, το σωματίδιο "Re…" εμφανίζεται πριν από το θέμα του μηνύματος απάντησης. Θα βοηθήσει τον παραλήπτη σας να καταλάβει σε ποιο μήνυμα απαντήσατε. Και το κείμενο της προηγούμενης αλληλογραφίας εμφανίζεται στο παράθυρο που ανοίγει. Πλύντε το ή αποθηκεύστε το — αυτό είναι το ερώτημα. Όλα εξαρτώνται από το επίπεδο επισημότητας που έχει η αλληλογραφία. Με απλά λόγια, εάν αλληλογραφείτε με έναν φίλο ή κάποιο άλλο άτομο με το οποίο δεν είναι απαραίτητο ένα εξαιρετικά επίσημο στυλ, μπορείτε να σβήσετε την περίσσεια, αφήνοντας μόνο γραμμές που σας επιτρέπουν να καταλάβετε τι είναι η συζήτηση. Για ευκολία, μπορείτε επίσης να σπάσετε την επιστολή σας σε αυτά τα ίδια εισαγωγικά και να τοποθετήσετε την απάντησή σας κάτω από καθένα από αυτά. Εάν η αλληλογραφία πρέπει να είναι εντός του πλαισίου όλων των διατυπώσεων, τότε διατηρήστε το περιεχόμενό της ανέπαφο. Τύποι ομιλίας Όπως έχετε ήδη παρατηρήσει, οι επαγγελματικές επιστολές βασίζονται σχεδόν εξ ολοκλήρου σε όλα τα είδη κλισέ ομιλίας ή κλισέ — σταθερές εκφράσεις που καταδεικνύουν αυτό ή εκείνο το φαινόμενο. Είναι πολύ χρήσιμο να έχετε στη διάθεσή σας έναν «κουμπαρά» αυτών των ίδιων τύπων, οι οποίοι μπορούν να συνδυαστούν μεταξύ τους και να γράφουν μεγάλα μηνύματα σε ημιαυτόματη λειτουργία. Γράψαμε για τον υποχρεωτικό χαιρετισμό παραπάνω, οπότε ας στραφούμε σε λιγότερο κοινές, αλλά εξίσου σχετικές σκέψεις.

• Έκφραση λύπης: «Λυπούμαστε που σας ενημερώνουμε…», «Δυστυχώς, δεν μπορούμε να συμφωνήσουμε», «Δυστυχώς, βρισκόμαστε αντιμέτωποι με...»;
• Επαινος:"Σας ευχαριστώ για…", "Επιτρέψτε μου να εκφράσω την ευγνωμοσύνη μου για…", "Δεδομένης της τεράστιας συμβολής σας στο…", "Καθώς είστε κορυφαίοι ειδικοί στον τομέα σας", "Σας ευχαριστώ για… ” ;
• Μια πρόσκληση που τονίζεται από θετικά συναισθήματα:"Θα χαρούμε να λάβουμε από εσάς…", "Παρακαλώ αποδεχτείτε την πρόσκλησή μας και ελπίζουμε ότι θα βρείτε χρόνο…", "Είναι τιμή μας να σας προσφέρουμε….", "Είμαστε ευχαριστημένοι για να σας προσκαλέσω…”;
• Οι τελικές φράσεις: "Ελπίζουμε για περαιτέρω συνεργασία", "Περιμένουμε με ενδιαφέρον νέες ιδέες από εσάς", "Εκφράζουμε την πεποίθησή μας ότι το πρόβλημα θα επιλυθεί σύντομα", "Σας ευχόμαστε καλή επιτυχία".

Χρονικά πλαίσια για την απάντηση σε email Έτσι εσείςΈστειλε μήνυμα, αλλά ακόμα δεν υπάρχει απάντηση. Είναι απολύτως λογικό να αρχίσετε να ανησυχείτε αν ο παραλήπτης έλαβε το μήνυμά σας. Για να αποφύγετε αυτήν τη δυσάρεστη κατάσταση στο μέλλον, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Ειδοποίηση παραλαβής", η οποία σας στέλνει αυτόματα επιβεβαίωση ότι το email σας προβλήθηκε. Ή γράψτε μια γραμμή που σας ζητά να το κάνετε αυτό στο κείμενο του μηνύματος. Ένας εναλλακτικός τρόπος ελέγχου είναι επίσης να καλέσετε απλώς τον παραλήπτη και να ρωτήσετε για την παράδοση της επιστολής. Σε γενικές γραμμές, σύμφωνα με τους κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας επικοινωνίας, η απάντηση δεν πρέπει να καθυστερήσει για περισσότερο από δύο ημέρες. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο, θα πρέπει να ενημερώσετε τον φίλο σας. Και, φυσικά, μην ξεχνάτε ότι θα πρέπει να απαντάτε σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (εκτός ίσως από προφανή ανεπιθύμητα μηνύματα) — αυτό αποτελεί εγγύηση για τη φήμη της επιχείρησής σας. Οποιοσδήποτε κανόνας προϋποθέτει κάποιο είδος κοινωνικής συμφωνίας που διευκολύνει την αλληλεπίδραση των συμμετεχόντων στην επικοινωνία. Αλλά η άγνοια αυτών των κανόνων μπορεί να φέρει πολλά προβλήματα στους φίλους του στυλό. Εκτυπώστε λοιπόν αυτό το άρθρο και κρεμάστε το πάνω από την οθόνη σας — και πολύ σύντομα όλες οι νόρμες που έχουμε εκφράσει θα μπουν αυτόματα στη συνείδησή σας, παύοντας να σας προκαλούν ταλαιπωρία.

Σχόλια

σχόλια