Convorbirile telefonice au devenit de mult importanteun instrument de afaceri și pur și simplu o parte din viața noastră. Și este clar că dacă vrei să dai impresia de fată sau femeie deșteaptă, comunicarea la telefon ar trebui să fie politicoasă. Și nu numai cu rudele, prietenii și cunoștințele, ci și cu străinii - eticheta modernă vorbește despre asta. Dacă respectați regulile de bază ale comunicării la telefon, politețea va fi întotdeauna cartea dvs. de vizită. Vă va ajuta să vă formați sau să întăriți o imagine pozitivă. Desigur, este nevoie de politețe și la locul de muncă. Respectarea regulilor conversației de afaceri poate afecta imaginea companiei tale în general și imaginea ta ca femeie de afaceri în special. Prin urmare, merită să înveți cum să răspunzi corect la apeluri telefonice dacă vrei să faci o carieră de succes la birou sau în afacerea ta personală. Eticheta unei conversații de afaceri la telefon nu este atât de greu de stăpânit: principalul lucru este să vă amintiți regulile de bază, care fac obiectul acestui articol. O mică declinare a răspunderii: desigur, accentul nostru se va concentra în principal pe arta de a conduce corect o conversație cu parteneri de afaceri, clienți, furnizori, superiori și subordonați. Nu vom rata însă nuanțele, ca să spunem așa, ale tehnicii informale de comunicare prin telefon. La urma urmei, în timpul conversațiilor cu prietenele, rudele și tinerii, pot apărea și „capcane”, pe care o fată bine manieră ar trebui să le evite. Așadar, eticheta comunicării în afaceri va fi completată de secretele unei conversații informale la telefon.

Nu suna prea mult

Apelând numărul care vă interesează, așteptaținu răspunde la telefon prea mult timp. Timpul optim de așteptare nu este mai mare de cinci sau șase bipuri. Dacă nu vi s-a răspuns în acest timp, atunci interlocutorul apelat fie s-a îndepărtat, fie este prea ocupat și nu poate vorbi acum. În orice caz, nu uitați de politețe atunci când umpleți biroul cu apeluri nesfârșite. Dacă vă sună, trebuie să răspundeți la apel după al doilea sau al treilea apel. O astfel de eficiență va ajuta apelantul să economisească timp și să vă arate bunele calități de afaceri. Eticheta modernă implică faptul că regulile se aplică nu numai în timpul unei conversații de afaceri, ci și în timpul comunicării informale. Nici măcar numărul celui mai bun prieten al tău nu ar trebui să fie format de zece ori la fiecare cinci minute (cu excepția cazului în care, desigur, s-a întâmplat ceva vital). Dacă nu ridică telefonul imediat, înseamnă că nu o pot face dintr-un motiv oarecare – trebuie să ai răbdare. Este mai bine să formați numărul după un timp sau să așteptați până vă sună înapoi. Și să ridicați telefonul (sau să primiți un apel de pe mobil) este, de asemenea, mai bine fără întârzieri inutile. Chiar dacă știi că acum ți-au format numărul doar pentru a discuta. Eticheta dictează aceleași două sau trei apeluri. Și într-adevăr, de ce să faci o persoană să aștepte mai mult?

Introduceți-vă propriul nume complet

Abonatul apelat își spune mai întâi numele, apoieste cineva care răspunde la apel. Când ridicați telefonul, începeți întotdeauna cu un salut, urmat de funcția dvs. în companie (sau numele departamentului în care lucrați) și numele dvs. complet. De obicei, conducerea companiei decide în avans ce angajați ar trebui să sune compania atunci când răspund la telefon - eticheta corporativă dictează că ar trebui să fie o introducere scurtă, dar cuprinzătoare a organizației, care este adecvată pentru a răspunde la întreaga gamă de posibile apeluri primite. Dar atunci când efectuați apeluri în cadrul companiei, este suficient să vă dați doar numele complet. De asemenea, este recomandabil să adăugați una sau două fraze chiar la începutul conversației, care să contribuie la crearea unei atmosfere plăcute și să arate interlocutorului bunăvoința și dorința de a ajuta. „Bună ziua” sau „Ascultă!” inexpresiv sunt nepotrivite, deoarece nu vor oferi apelantului nicio informație - acesta va fi obligat să întrebe unde a ajuns și cine vorbește cu el. În plus, salutul oferă apelantului suficient timp pentru a se pregăti să primească informații care sunt importante pentru el. Desigur, în acest sens, comunicarea informală este mult mai simplă: la începutul unei conversații obișnuite, mai degrabă decât a unei conversații de afaceri, nu este nevoie să-ți spui numele sau funcția, nu este nevoie să selectezi prima frază. Nu va exista nicio încălcare a etichetei dacă spuneți pur și simplu: „Bună, asta este… „Principalul este ca interlocutorul să înțeleagă cine comunică cu el. Dacă suni cu un vechi prieten, rude apropiate (de exemplu, mama sau sora ta) sau un tânăr - cu cineva care te cunoaște prin voce - nu te poți prezenta deloc, ci pur și simplu schimbi salutări. Da, eticheta poate prescrie și un început mai respectuos, de exemplu: „Bună ziua” sau „Bună ziua” și după prenume și patronimic, dar numai atunci când în viața reală comunicați în același mod.  Și amintiți-vă că o fată sau o femeie bine manieră păstrează succesiunea schimbului de salutări, caracteristică comunicării de afaceri, chiar și într-o conversație informală. Dacă suni, lasă persoana să salută, nu întrerupe (chiar dacă este cel mai bun prieten al tău), apoi salută-l și spune-i ce vrei.  Dacă vă sună, salutați, apoi lăsați persoana să vă salute și să asculte cu atenție - eticheta va fi respectată impecabil.

Întrebați întotdeauna dacă sunați la timp

Dacă suni, întreabă întotdeauna dacă au făcut-oEste timpul ca interlocutorul tău să te asculte. Nu este doar o chestiune de politețe, deși și asta este foarte important. Dacă interlocutorul tău este prea ocupat cu ceva în acest moment, el nu te va asculta cu prea multă atenție și nu va putea înțelege pe deplin informațiile pe care le prezinți. Ca urmare, apelul dvs. va fi ineficient. Eticheta și logica banală sugerează că este mai bine să nu uitați de decență și să folosiți următoarele fraze la începutul unei conversații:

• Îmi poți da cinci (zece, câteva) minute? Trebuie să vorbesc cu tine despre ... (a se exprima pe scurt esența problemei).
• Când ar trebui să te sun să discuți ...? Am nevoie de cinci minute din timpul tău pentru a vorbi.
• Dacă nu o face dificilă, sună-mă imediat, cum să fii eliberat.

Este deosebit de important să întrebați interlocutorul, este convenabildacă poate vorbi cu tine dacă suni de pe un telefon mobil. La urma urmei, în acest moment o persoană poate fi oriunde și nu oriunde este gata să asculte propunerile de afaceri. Dacă, dimpotrivă, te sună cineva într-un moment în care nu poți vorbi, acum poți cere celuilalt să te sune înapoi. Spuneți-ne ora la care vă este cel mai convenabil să sunați din nou. Poți să promiți că vei suna singur. Asigurați-vă că vă cereți scuze pentru că nu vă puteți asculta colegul care a sunat și a trebuit să întrerupe conversația. Eticheta presupune ca aceste reguli să fie luate în considerare nu numai în timpul comunicării de afaceri, ci și în timpul conversației informale. Când formați un număr, bineînțeles, vă puteți descurca fără oficialitate uscată, dar chiar și mama, iubita sau soțul (iubitul) ar trebui să întrebe dacă este convenabil pentru ea (el) să vorbească acum. Mai ales dacă suni o persoană la serviciu. Singurele excepții sunt acele situații în care știi sigur că interlocutorul tău nu este în prezent ocupat cu nimic important sau așteaptă în mod special apelul tău. Dacă v-au apelat, dar nu aveți timp să continuați o conversație, nu ezitați să spuneți că sunteți ocupat, chiar dacă celălalt capăt al firului este persoana căreia îi sunteți foarte apropiat și drag. Dar amintiți-vă că comunicarea telefonică modernă adecvată este, de asemenea, o artă, o abilitate și abilitatea de a nu jigni sau dezamăgi. Prin urmare, chiar și într-o conversație informală, cereți scuze că nu puteți vorbi și spuneți că veți suna înapoi. Dar amintiți-vă să vă respectați această promisiune. Sau spune-mi când să te sun dacă dintr-un motiv oarecare nu poți suna singur. Făcând acest lucru, nu numai că vei respecta eticheta, dar vei arăta și că respecți atenția persoanei care ți s-a adresat. Un mic plus: dacă suni des pe cineva la telefon, mai ales nu doar prietenii, ci la serviciu, pentru comunicare de afaceri, este indicat să te înțelegi asupra unei anumite ore. Dacă partenerul tău de afaceri știe că, de exemplu, îl vei suna la ora 15:00, el se va putea pregăti pentru conversație. Și invers: dacă știți că ar trebui să vă așteptați la un apel de afaceri la, de exemplu, 11:15, acest lucru vă va oferi posibilitatea de a vă planifica ziua de lucru înainte și după acest moment - acesta este exact cazul când eticheta funcționează pentru dvs. . Și nimeni nu te împiedică să ajungi la o înțelegere cu prietenele tale și să stabilești un timp pentru zece minute de chat zilnic. Este convenabil să știi când va avea loc comunicarea informală la telefon, deoarece fiecare fată și femeie are o mulțime de griji de zi cu zi și este necesar ca soluția lor să nu coincidă în timp cu o conversație prietenoasă.

Nu uita tonul vocii tale. Zâmbește!

Dacă nu ai întâlnit niciodată o persoană înainte,cu care vorbești la telefon, singura modalitate de a-ți crea o impresie favorabilă despre tine va fi intonația vocii tale. Prin urmare, o atenție deosebită trebuie acordată tonului vocii, pentru că așa poți crea o atmosferă favorabilă unei conversații importante. Dacă zâmbești în timpul unei conversații, interlocutorul tău invizibil va simți simpatie pentru tine. Acest lucru te va ajuta să-l câștigi, iar conversația ta va fi mai productivă. Și în timpul unei conversații informale, un ton prietenos este, de asemenea, foarte important. De ce? Imaginează-ți doar situația: totul este în regulă cu tine, dar vorbești cu mama sau cu iubita ta cumva uscat, rece, fără viață. Într-o astfel de situație, persoana de cealaltă parte a firului fie va deveni îngrijorată, iar apoi întrebările vor începe de nicăieri, fie va fi jignit de tine. Dar tu însuți înțelegi perfect că este și mai important să comunici cu amabilitate cu oamenii apropiați decât cu partenerii de afaceri în timpul unei conversații de afaceri. Desigur, în timpul unei conversații informale, nu numai zâmbetele sunt destul de acceptabile, ci și râsul, glumele și călușurile. Dar, în timp ce vă distrați, nu uitați că trebuie să respectați eticheta și să nu vă întrerupeți interlocutorul, chiar dacă este cel mai bun prieten al tău și tocmai ai făcut un joc de cuvinte foarte amuzant ca răspuns la o expresie a ei. În caz contrar, glumele se pot termina cu insulte și reproșuri.

Vorbiți în mod clar și precis, exprimând cu exactitate gândul

Scopul unui apel de afaceri ar trebui să fie atingereaînțelegere reciprocă, și nu dorința de a oferi contraargumente fiecărui argument al interlocutorului. Oferă-i apelantului suficient timp pentru a-ți absorbi gândurile, dar nu trage conversația pentru a nu-și pierde atenția. Gândiți-vă în avans la conversația viitoare pentru a transmite esența problemei cât mai exact posibil, evitând argumentele lungi și pronunțate. În timp ce purtați o conversație de afaceri la telefon, rata dvs. de vorbire ar trebui să fie aproape jumătate față de cea a unei conversații normale. Acest lucru este necesar în principal pentru că persoana care te ascultă are capacitatea limitată de a folosi alte simțuri decât auzul pentru a percepe. Cu contactul vizual, o mai bună înțelegere este facilitată de gesturi, expresii faciale și alte mijloace de comunicare non-verbală, în timp ce atunci când vorbești la telefon, interlocutorul tău îți aude doar vocea. Prin urmare, încercați să vorbiți puțin mai încet decât de obicei, pronunțând cuvintele clar și folosind propoziții scurte. Păstrați-l scurt și clar. Poți determina cu ușurință ritmul optim de conversație dacă, chiar la începutul conversației, asculți cum vorbește interlocutorul tău. Dacă doriți să obțineți înțelegere reciprocă, va fi mai bine dacă vă adaptați la ritmul lui de vorbire. Dacă o persoană vorbește încet, atunci nu va avea timp să-ți urmeze gândurile, ascultând „o sută de cuvinte pe minut”. Și dacă interlocutorul vorbește repede, poate că se grăbește, iar vorbirea lentă, punctată de pauze dese, îl va irita. Este puțin probabil să mai vrea să vorbească cu tine vreodată. Toate aceste reguli sunt importante nu numai pentru comunicarea de afaceri - ele își găsesc aplicarea și în conversația informală. Chiar dacă îi spui cele mai recente știri celui mai bun prieten al tău, nu ar trebui să bolborosești sau să bombănești - eticheta te cheamă să-ți respecti interlocutorii, să le dai timp să gândească, să-și imagineze, să spună. Amintiți-vă că arta de a comunica la telefon este atât de a spune și de a auzi, cât și de a primi și a oferi plăcere morală dintr-o conversație cu o persoană politicoasă.

Terminarea unei conversații

Închideți doar când sunteți gataSuntem siguri că interlocutorul care te-a sunat a spus tot ce i-a trebuit. Ar fi prea nepoliticos din partea ta să-ți întrerupi interlocutorul la jumătatea propoziției și să închizi. La final, merită să rezumați pe scurt conversația pentru a vă asigura că interlocutorul dvs. a auzit tot ce ați spus și că dvs. ați înțeles corect tot ce v-a spus. Acest lucru va ajuta la evitarea posibilelor neînțelegeri. Dacă conversația s-a dovedit a fi mai lungă decât te așteptai, la sfârșitul ei, nu-ți cere scuze, ci mulțumește-i interlocutorului că ți-a acordat timpul. Acest lucru va arăta că îi respecți timpul de lucru și nu va trebui să închei conversația cu un ton de scuze. Ambele părți vor fi încântate dacă vă luați la revedere amabil, urându-vă reciproc succes sau o zi bună. O astfel de dorință vă va ajuta să încheiați politicos o conversație telefonică importantă. Aceste reguli de comunicare în afaceri se reflectă în situații informale. Când încheiați o conversație cu cineva drag inimii tale, nu ar trebui să spui „La revedere” și doar să închizi. Trebuie să așteptați răspunsul lui, chiar dacă vă grăbiți. În principiu, eticheta unei fete educate implică faptul că veți urma aceeași regulă în cazul doar cunoștințelor sau rudelor. Și, bineînțeles, dacă persoana de pe cealaltă parte a telefonului este prima care îți spune: „La revedere”, asigurați-vă că îi luați rămas bun politicos de la el. Este clar că, dacă nu faci asta, ei pot fi pur și simplu jigniți de tine. În plus, cu cât o persoană te percepe mai aproape, cu atât mai profundă va fi ofensa. Amintiți-vă că comunicarea corectă și modernă la telefon este o artă care vă cere să fiți atent la sentimentele interlocutorilor tăi. Vă recomandăm să citiți:

Comentarii

comentarii