Omul este o ființă socială. Trăim printre felul nostru și în fiecare zi trebuie să comunicăm cu mulți oameni. Comunicarea reușită depinde de capacitatea de a stabili contactul cu o persoană sau cu un întreg public. Din păcate, nu toată lumea cunoaște regulile unei comunicări de succes și face greșeli tipice. Astfel de greșeli pot duce la consecințe neplăcute, în special greșeli în comunicarea de afaceri - vă pot afecta semnificativ cariera. Și invers: vorbitori buni cu abilități de comunicare - de regulă, oameni de succes. Pentru a vă ajuta să învățați cum să conduceți corect o conversație și să evitați situațiile incomode, vă vom prezenta greșelile tipice de comunicare care ar trebui evitate.
Eroare de comunicare
Cele mai frecvente greșeli ale comunicării de afaceri
Erorile de comunicare în comunicațiile de afaceri aupropriile caracteristici, deși se suprapun cu erorile de comunicare cotidiene. În ambele cazuri, comunicarea autentică este un proces reciproc, bidirecțional, nu o livrare unidirecțională a informațiilor. Și dacă există o lipsă a ambelor părți în comunicarea de afaceri, atunci acest lucru poate deteriora serios afacerea. Trebuie să ții cont de acest lucru dacă vrei să ai o carieră de succes. Din păcate, mulți manageri și directori văd interacțiunile cu angajații sau clienții ca pe o oportunitate de a-și asuma rolul unui profesor care știe totul și se așteaptă ca alții să absoarbă pasiv cunoștințele care provin de la el. Și nu știu despre principalele greșeli în comunicare, făcându-le din nou și din nou. Care sunt aceste erori? Să ne uităm la unele dintre cele mai tipice:
- Lipsa de înțelegere a limbajului corpului. Limba corpului transmite o cantitate imensă de informații, de multe ori mult mai mult decât cu comunicarea vorbirii. Angajații care nu sunt capabili să stăpânească cel puțin elementele de bază ale comunicării non-verbale ar putea să nu înțeleagă adevăratul sens al mesajului pe care îl aud. În plus, fără a cunoaște limba corpului, puteți trimite în mod necontenit semnale contradictorii care vă vor submina încrederea dvs. din partea interlocutorului. De exemplu, dacă trece picioarele sau mâinile tale în timp ce vorbind, acest lucru poate fi luat ca un semn că mintea ta este închis de percepția a ceea ce spui, dar de fapt nu poate fi cazul. Sau un alt exemplu: discutați cu un potențial client și nu acordați atenție faptului că sprâncenele sale sunt ușor ridicate și aspectul se rătăcește undeva departe de dvs. Adu-ți aminte că ar merita, pentru că este un semnal că nu ești o persoană foarte fiabilă și decentă.
- Incapacitatea de a asculta. Am vorbit deja despre acest lucru - comunicarea este o stradă cu un trafic bidirecțional, iar capacitatea de a asculta în comunicarea de afaceri este adesea mult mai importantă decât capacitatea de a vorbi. Ascultarea nu este o caracteristică ereditară; această abilitate trebuie studiată și instruită pentru a putea comunica în mod eficient. Dacă nu învățați să ascultați, puteți să înțelegeți greșit și apoi să distorsionați informațiile sau, într-o bună zi, să pierdeți instrucțiuni importante sau sfaturi care vă sunt oferite de către supraveghetor. Abilitățile slabe de a asculta pot, de asemenea, să reducă capacitatea managerilor de a explica inteligent sarcina sau de a rezolva un conflict într-o echipă.
- Nerespectarea confidențialității. Unele întrebări nu ar trebui să fie făcute publice înainte de a fi discutate. Dacă vi se încredințează un secret, trebuie să îl păstrați de la toată lumea. Dar minciuna, care nu dorește să dezvăluie despre ce să vorbească cu toată lumea în timp ce este imposibilă, în nici un caz nu merită. Dacă recurgeți la minciuni, atunci există riscul de a nu fi de încredere. În loc să minți, învățați să răspundeți astfel: "Nu am dreptul să comentez", sau: "Nu pot răspunde la această întrebare acum".
- Inacțiune. Dacă nu faceți ceva sau nu spuneți ceva, acesta poate să ofere oamenilor informații. Numai informațiile sunt false. Dacă nu laudați, oamenii primesc un "mesaj" că nu sunt apreciați. Dacă nu explicați rezonabilitatea deciziei, atunci clarificați că nu aveți încredere în ele. Și dacă nu îi spuneți managerului ce obiective ați stabilit pentru compania dvs., oamenii nu știu cum să vă ajute să ajungeți acolo.
- Neînțelegerea intereselor publicului. În comunicarea de afaceri există întotdeauna un public țintă. O înțelegere clară a intereselor acestui public va ajuta comunicarea să fie cea mai eficientă. Înainte de a începe să comunicați cu publicul (indiferent de mărimea acestuia: performanța dvs. în sala de conferințe sau comunicarea cu doi clienți sau parteneri), trebuie să stabiliți care este scopul acestei comunicări. Acest lucru va oferi informații pentru a convinge, influența alegerea, vinde? Despre ce vorbiți și ce vor să audă de la dvs.? Ce întrebări sau obiecții pot urma? Răspunsurile la aceste întrebări vor ajuta la stabilirea unei comunicări deplină într-o manieră de afaceri.
- Utilizarea unor forme inadecvate de comunicare. Se poate părea că comunicarea personală (de exemplu față în față) în timpul nostru devine din ce în ce mai neadecvată. Aproape toți dintre noi comunicăm acum cu telefoane și computere. Dar încă vii, comunicarea umană este necesară pentru noi mai mult decât comunicarea cu ajutorul tehnologiei. Desigur, poșta electronică este foarte convenabilă pentru transmiterea instantanee a oricărei cantități de informații; dar utilizarea acestui tip de comunicare este complet inadecvată pentru rezolvarea oricăror probleme emoționale. În această situație, mesajele de e-mail pot fi interpretate greșit. Este mai bine să apelați cel puțin la telefon. În același timp, conversațiile telefonice privind eficacitatea lor nu vor depăși niciodată eficiența întâlnirilor personale. La întâlnire, interlocutorul va auzi nu numai intonarea vocii tale, ci și văd ochii, expresia feței, primește de la tine și alte semnale non-verbale.
De asemenea, trebuie să ții cont de faptul că oamenii sunt diferițipercepe diferit anumite forme de comunicare. „Ascultătorii” nu vor acorda atenție notelor, dar vor percepe cu ușurință chiar și cea mai lungă conversație. „Cititorii” sunt buni la procesarea informațiilor în scris, dar atunci când vorbesc, pot pierde multe detalii importante. Dacă vorbiți cu un „cititor” sau îi scrieți unui „ascultător”, este posibil să nu transmiteți informațiile de care are nevoie. Așa că nu vă sfiați să vă întrebați colegii și partenerii cum preferă să primească informații.
Cum să evitați greșelile din epoca tehnologiilor comunicative
Astăzi, abilitățile de comunicare sunt de mare importanțăimportanță – atât atunci când lucrați într-un birou, cât și într-o afacere mică, și mai ales pentru manageri și directori. Unii oameni se nasc cu capacitatea de a se înțelege și de a comunica eficient cu ceilalți; dar în timpul nostru este necesar să învățăm să comunicăm corect și cu ajutorul tehnologiilor de comunicare. În secolul XXI, astfel de tehnologii au creat oportunități largi de comunicare atât cu colegii din același birou, cât și cu partenerii internaționali. Dar fiecare mijloc de comunicare poate provoca o nouă „gamă de modele” de posibile erori de comunicare. Le-am menționat deja, acum să le privim puțin mai detaliat.
- E-mail. E-mailul oferă un mijloc limitat de transmitere a mesajelor, deoarece nu include cele mai importante două elemente de comunicare – tonul vocii și limbajul corpului. Fără ele, informațiile tale pot fi interpretate greșit - o glumă sarcastică poate fi percepută ca un atac de furie, iritarea va fi ignorată și un indiciu, de exemplu, despre urgența de a finaliza o comandă, - pur și simplu nu va fi observat. Pentru a evita greșelile în comunicarea prin e-mail, este important să folosiți un limbaj simplu, concis și o formulare literală. Alte erori posibile:
- Primirea scrisorii dvs. nu este urmărită. Uneori ne bazăm prea mult pe e-mail. Dar, uneori, e-mail-ul poate cădea în dosarul de spam sau de poștă electronică nedorită, după care se elimină în mod automat. Prin urmare, dacă ați trimis o scrisoare importantă și au primit nici un răspuns, apel și asigurați-vă că a fost obținut.
- Citirea incompletă a corespondenței sale. Dacă trimiteți o scrisoare cu informații detaliate, formare sau cu răspunsuri la întrebări specifice, atunci se așteaptă ca scrisoarea să fie citită complet. Dar de multe ori nu citim scrisoarea până la capăt și, după un timp, începem să punem întrebări, răspunsurile la care ne-au fost date deja. Prin urmare, este necesar să se ia obiceiul citirii mesajului electronic de la început până la sfârșit.
- Conexiune telefonică. Ca și în comunicarea electronică, inadecvarea esențială este incapacitatea de a întări mesajul cu limbajul corpului (deși există cel puțin intonări ale vocii și ritmul vorbirii, semne importante și non-verbale). Lipsa conversației la telefon se datorează și faptului că apare în timp real, ceea ce exclude posibilitatea de a edita și de a regla mesajele, așa cum se poate face în corespondență electronică sau scrisă. Un cuvânt deranjant poate nega toate eforturile tale. Prin urmare, nu puteți începe o conversație la telefon, fără a fi pregătit-o complet. Alte erori:
- Răspundeți la apel înainte de a auzi voceaposturi. Cel mai adesea, interlocutorul dvs. ne-a lăsat un mesaj vocal, care descrie pe scurt esența problemei pe care a vrut să o discute cu noi. Atunci când vedem un apel neacceptat, formați imediat numărul apelantului. Și trebuie să-și petreacă timpul și răbdarea pe oa doua explicație. Acesta este un comportament neprofesional. Luați un obicei mai întâi să verificați dacă există un mesaj vocal, să-l ascultați, să luați notă de informații și numai atunci să sunați înapoi pentru o conversație constructivă.
- Primirea unui apel la momentul nepotrivit. Dacă vă aflați într-o întâlnire sau într-o întâlnire, luați regula de a pune telefonul în modul de vibrații. Va fi complet inadecvat dacă răspundeți la apel direct în timpul unei conversații de afaceri și interlocutorul dvs. va trebui să stea și să aștepte până când termini. De asemenea, va fi o greșeală dacă ridicați telefonul numai pentru a vă spune că nu puteți vorbi chiar acum. Dacă sunteți la o întâlnire sau la o conferință și ați primit un apel foarte important, mai întâi ieșiți din această cameră, și numai atunci luați apelul.
Toate erorile și omisiunile din comunicarea de afaceri sunt dezvăluiteși este destul de greu de descris. Principalul lucru pe care ar trebui să-l amintiți și să faceți este este să vă gândiți la obiectivele principale ale comunicării dvs. de afaceri și la acțiunile necesare pentru a susține aceste obiective. Întrebați-vă: Cum îmi pot transmite cel mai eficient mesajul? Și fiți pregătit să îi întrebați pe alții: „Cum preferați să primiți mesaje de la mine?” Scriitoarea americană Anne Morrow Lindbergh a spus odată: „Conversația bună este la fel de revigorantă ca cafeaua”. Dacă vrei să faci o carieră bună, dar nu ești încă încrezător în abilitățile tale de comunicare, începe să folosești sfaturile noastre și ține cont de avertismentele date. Avem toate motivele să credem că vă vor învăța cu ușurință să comunicați eficient și fără erori cu toți colegii.
