電話での会話が重要になって久しいビジネスツールであり、私たちの生活の一部です。そして、賢い女の子や女性の印象を与えたいのであれば、電話でのコミュニケーションは丁寧でなければならないことは明らかです。そして、親戚、友人、知人だけでなく、見知らぬ人との間でも、現代のエチケットはこれについて語ります。電話でのコミュニケーションの基本ルールに従えば、礼儀正しさが常に名刺になります。ポジティブなイメージを形成したり強化したりするのに役立ちます。もちろん、仕事においても礼儀正しさは必要です。ビジネス会話のルールに従うことは、会社全体のイメージ、特にビジネスウーマンとしてのイメージに影響を与える可能性があります。したがって、オフィスや個人の仕事で成功したいのであれば、電話に正しく応答する方法を学ぶ価値があります。電話でのビジネス会話のエチケットを習得するのはそれほど難しいことではありません。重要なのは、この記事の主題である基本的なルールを覚えておくことです。小さな免責事項: もちろん、私たちの焦点は主に、ビジネス パートナー、顧客、サプライヤー、上司、部下との会話を正しく行う技術にあります。しかし、電話でのコミュニケーションという、いわば非公式なテクニックのニュアンスを見逃すことはありません。結局のところ、ガールフレンド、親戚、若者との会話中に、礼儀正しい女の子が避けるべき「落とし穴」に遭遇することもあります。したがって、ビジネスコミュニケーションのエチケットは、電話での非公式な会話の秘訣によって補完されます。
長時間鳴らさないでください
気になる番号にダイヤルしてお待ちくださいあまり長く電話に出ないでください。最適な待ち時間は 5 ～ 6 回のビープ音以内です。この時間内に応答がなかった場合、呼び出された対話者はその場を離れたか、忙しすぎて話すことができません。いずれにせよ、オフィスに際限なく電話がかかるときは、礼儀正しさを忘れないでください。電話がかかってきた場合は、2 回目または 3 回目の呼び出し音が鳴った後に電話に出る必要があります。このような効率性は、発信者の時間を節約し、あなたの優れたビジネス品質を示すのに役立ちます。現代のエチケットは、ビジネス上の会話だけでなく、非公式なコミュニケーションにもルールが適用されることを意味します。たとえ親友の電話番号であっても、5 分ごとに 10 回ダイヤルすべきではありません (もちろん、何か重大なことが起こった場合を除きます)。相手がすぐに電話に出ない場合は、何らかの理由で電話に出られないことを意味します。辛抱強く待つ必要があります。しばらくしてからダイヤルするか、折り返し電話がかかるまで待つことをお勧めします。また、電話を取る (または携帯電話で電話を受ける) のも、不必要な遅延が発生せずに優れています。たとえ、相手がチャットするためだけにあなたの番号にダイヤルしたことがわかっている場合でも。エチケットでは、同じ電話を 2 回または 3 回繰り返すことが義務付けられています。そして実際、なぜ人を長く待たせるのでしょうか？
氏名を言って自己紹介する
呼び出された加入者は最初に自分の名前を言い、次に電話に出る人がいます。電話に出たら、必ず挨拶から始まり、その後に社内での役職（または勤務している部署の名前）とフルネームを伝えます。通常、会社の経営者は、従業員が電話に出る際に何に電話をかけるかを事前に決定します。企業エチケットでは、起こり得るすべての着信に応答するのに適切な、組織への短くても包括的な紹介である必要があると規定しています。ただし、社内で電話をかける場合はフルネームだけで十分です。また、会話の最初に、楽しい雰囲気を作り出し、対話者にあなたの好意と助けたいという気持ちを示すのに役立つフレーズを1つまたは2つ追加することをお勧めします。無表情な「こんにちは」または「聞いてください！」発信者に何の情報も与えないため、不適切です。発信者は、どこにたどり着いたのか、誰と話しているのかを尋ねざるを得なくなります。さらに、挨拶は発信者に重要な情報を受け取る準備をする十分な時間を与えます。もちろん、この点で、非公式のコミュニケーションははるかに簡単です。ビジネス会話ではなく、通常の会話の冒頭では、姓や役職を言う必要はなく、最初のフレーズを選択する必要もありません。 「こんにちは、こちらです」と言うだけであれば、エチケット違反にはなりません。 「重要なことは、対話者が誰とコミュニケーションを取っているのかを理解することです。古い友人、近親者（母親や妹など）、または若い男性と電話している場合、声であなたのことを知っている人と電話している場合は、自己紹介をまったく行うことはできませんが、挨拶を交わすだけで十分です。はい、エチケットでは、たとえば「こんにちは」や「こんにちは」など、より敬意を持って始まり、名前と父称を指定することもありますが、これは実生活で同じ方法でコミュニケーションする場合に限られます。 また、礼儀正しい女性や女性は、カジュアルな会話であっても、ビジネスコミュニケーションの特徴である一連の挨拶のやり取りを保持していることを忘れないでください。電話をかけたら、相手に挨拶をさせ、（それが親友であっても）邪魔をせず、自分から挨拶して、自分の要望を伝えます。 電話をかけられたら、「こんにちは」と挨拶し、相手に挨拶して注意深く話を聞いてもらいます。エチケットは完璧に守られます。
時間通りに電話するかどうかを常に尋ねる
電話する場合は必ず「持っているかどうか」を尋ねてください。対話者があなたの話を聞く時が来ました。礼儀正しさだけの問題ではありませんが、それも非常に重要です。あなたの対話者が現在何かで忙しすぎる場合、彼はあなたの話をあまり注意深く聞かず、あなたが提示した情報を完全に理解することができません。その結果、通話は無効になります。エチケットと平凡な論理は、礼儀を忘れずに、会話の初めに次のフレーズを使用する方が良いことを示唆しています。
- 5分（10分、数分）ください。私はあなたと話をする必要があります...（要点を簡潔に説明します）。
- いつ話し合うか...話をするのに5分かかります。
- 気にならない場合は、すぐに電話してください。
対話者に尋ねることは特に重要です、それは便利ですあなたが携帯電話で電話をかけた場合、彼はあなたと話せるかどうか。結局のところ、現時点では、人はどこにでもいることができますが、どこにでもビジネス提案を聞く準備ができているわけではありません。逆に、話せない時間帯に誰かから電話がかかってきた場合は、相手に折り返し電話してもらうように依頼することができます。再度お電話させていただく際にご都合の良い時間をお知らせください。自分から折り返し電話することを約束できます。電話をかけてきた同僚の話を聞くことができず、会話を中断しなければならなかったことを必ず謝罪してください。エチケットでは、ビジネス上のコミュニケーションだけでなく、非公式な会話でもこれらのルールを考慮する必要があります。もちろん、電話番号にダイヤルするときは、無味乾燥な態度をとらなくても問題ありませんが、母親、ガールフレンド、または夫（ボーイフレンド）であっても、彼女（彼）にとって今話すのが都合がよいかどうかを尋ねるべきです。特に職場の人に電話する場合はそうです。唯一の例外は、対話者が今何か重要なことで忙しくない、または特にあなたの電話を待っていることが確実にわかっている状況です。相手から電話がかかってきたが、会話を続ける時間がない場合は、たとえ電話の相手があなたにとってとても親しくて大切な人であっても、ためらわずに忙しいと伝えてください。しかし、現代の適切な電話コミュニケーションは芸術であり、スキルであり、気分を害したり失望させたりしない能力でもあることを忘れないでください。そのため、カジュアルな会話であっても、話せなかったことをお詫びし、折り返し電話する旨を伝えましょう。ただし、この約束を守ることだけは忘れないでください。または、何らかの理由で自分から電話をかけ直せない場合は、いつ電話すればよいかを教えてください。そうすることで、エチケットを守るだけでなく、話しかけてくれた人の注意を尊重していることを示すことができます。ちょっとした追加: 特に友人だけでなく、仕事上のコミュニケーションのために誰かと頻繁に電話をかける場合は、特定の時間を約束することをお勧めします。たとえば、15:00に電話をかけることをビジネスパートナーが知っていれば、会話の準備をすることができます。逆も同様です。たとえば、11 時 15 分にビジネスの電話が来ることがわかっている場合、この瞬間の前後で 1 日の仕事の計画を立てる機会が得られます。これはまさにエチケットが機能する場合です。 。そして、あなたがガールフレンドと合意に達し、毎日 10 分間チャットする時間を設定することを誰も止めません。電話での非公式なコミュニケーションがいつ行われるかを知っておくことも便利です。なぜなら、すべての女の子や女性は日常的に多くの心配事を抱えており、その解決策が友好的な会話と一致しないことが必要だからです。
声のトーンを忘れないでください。笑顔
これまで会ったことがない人であれば、電話で話している相手に自分に好印象を与える唯一の方法は、声のイントネーションです。したがって、重要な会話に好ましい雰囲気を作り出すには、声の調子に特別な注意を払う必要があります。会話中に笑顔でいると、目に見えない対話者はあなたに同情するでしょう。そうすることで彼を魅了することができ、会話がより生産的になるでしょう。カジュアルな会話では、フレンドリーな口調も非常に重要です。なぜ？状況を想像してみてください。あなたにとってはすべてがうまくいっているのに、母親やガールフレンドと話しているときは、どういうわけか無味乾燥で冷たく、生気のないものになっています。このような状況では、電話の向こう側の人は心配になり、どこからともなく質問が始まるか、あなたに腹を立てるかのどちらかです。しかし、あなた自身も、ビジネス上の会話では、ビジネスパートナーよりも、親しい人々と親切にコミュニケーションをとることがさらに重要であることを十分に理解しています。当然のことながら、カジュアルな会話では、笑顔だけでなく、笑い、ジョーク、ギャグもまったく問題ありません。ただし、楽しみながらも、エチケットを守り、たとえそれが親友で、彼女の表情に反応して非常に面白いダジャレを言ったとしても、会話の邪魔をしないようにする必要があることを忘れないでください。そうしないと、ジョークが侮辱や非難に終わる可能性があります。
あなたの考えを正確に表現し、明確かつ慎重に話す
ビジネス電話の目的は、次のことを達成することです。相互理解であり、対話者のあらゆる議論に反論したいという願望ではありません。発信者にあなたの考えを吸収するのに十分な時間を与えますが、相手の注意を失わないように会話を長引かせないようにしてください。長く冗長な議論を避け、問題の本質をできるだけ正確に伝えるために、今後の会話について事前に考えてください。電話でビジネス会話をしているときは、話す速度は通常の会話のほぼ半分にする必要があります。これは主に、あなたの話を聞いている人が聴覚以外の感覚を使って認識する能力が限られているために必要です。視覚的な接触では、ジェスチャー、顔の表情、その他の非言語コミュニケーション手段によって理解が促進されますが、電話で話す場合、対話者にはあなたの声しか聞こえません。そのため、いつもより少しゆっくり、単語をはっきりと発音し、短い文を使って話すようにしましょう。短く明確にしてください。会話の最初に相手の話し方を聞くと、会話の最適なペースを簡単に判断できます。相互理解を達成したい場合は、彼の話す速度に合わせたほうが良いでしょう。人がゆっくり話すと、「1分間に100語」を聞いてあなたの考えを理解する時間がなくなります。そして、対話者が早口で話す場合、おそらく彼は急いでおり、頻繁な休止によって中断されたゆっくりとしたスピーチは彼をイライラさせるでしょう。彼が再びあなたと話したいと思う可能性は低いです。これらのルールはすべて、ビジネス上のコミュニケーションだけでなく重要です。非公式な会話にも適用されます。たとえ親友に最新のニュースを伝える場合でも、つぶやいたりおしゃべりしたりしてはなりません。エチケットでは、対話者を尊重し、考え、想像し、発言する時間を与えることが求められます。電話でのコミュニケーションのコツは、礼儀正しい人との会話から道徳的な喜びを受け取り、与えるだけでなく、伝えること、聞くことの両方であることを忘れないでください。
通話を終了
準備ができた場合にのみ電話を切りますあなたに電話をかけてきた対話者は、必要なことはすべて言ったと確信しています。会話の途中で話を中断して電話を切るのは、あまりにも失礼です。最後に、会話を簡単に要約して、対話者があなたの言ったことをすべて聞いていること、そしてあなた自身が彼の言ったことをすべて正しく理解していることを確認する価値があります。これは、起こり得る誤解を避けるのに役立ちます。会話が予想より長かった場合は、会話の終わりに謝るのではなく、時間を割いてくれた相手に感謝しましょう。そうすることで、あなたが彼の仕事時間を尊重していることを示すことができ、申し訳なさそうな口調で会話を終わらせる必要がなくなります。お互いの幸運や良い一日を祈りながら、愛想よく別れを告げれば、双方とも喜ぶでしょう。このような願いは、重要な電話会話を丁寧に終了するのに役立ちます。ビジネスコミュニケーションのこれらのルールは、非公式な状況にも反映されます。大切な人との会話を終えるときは、「さようなら」と言って電話を切るべきではありません。たとえ急いでいるとしても、あなたは彼の答えを待たなければなりません。原則として、礼儀正しい女の子のエチケットは、単なる知人や親戚の場合でも同じルールに従うことを意味します。そしてもちろん、電話の向こうの人が最初に「さようなら」と言ってきた場合は、必ず丁寧に別れの挨拶をしましょう。あなたがそうしなければ、彼らは単にあなたに腹を立てるかもしれないことは明らかです。さらに、人があなたに近づくほど、攻撃はより深くなります。電話での正しく現代的なコミュニケーションは、対話者の感情に注意を払う必要がある技術であることを忘れないでください。以下を読むことをお勧めします。
