きっと、あなたには決して思いつかないでしょう上司にこう伝えてください。元気ですか？"彼がリーダーであり友人でもあるという稀なケースを除いて、これは不適切です。同時に、公式のやり取りの過程で、私たちはさらに重大な間違いを犯すことを許してしまいます。しかし、立派に見え、良い評判を得るには、ビジネスレターのマナーを知る必要があります。真実を隠すベールをすべて取り除き、ビジネスパートナーと適切にコミュニケーションする方法をお伝えします。
ビジネス関係の特殊性
正しい書き方を知りたいなら仕事で手紙を書く場合は、ビジネスコミュニケーションが通常のコミュニケーションとどのように異なるかを知る必要があります。他のものと同様に、情報の交換、相互作用、お互いの認識が含まれます。しかし、ビジネスコミュニケーションの主な特徴は、そこに個人的な要素が実質的に存在しないことです。たとえば、職場や政府機関において、私たちは冗談を言わない、叫ばない、踊らないなど、自分の特徴的な性格をほとんど表に出しません。それどころか、私たちは冷静で礼儀正しく、何事にも負けない事務的な人間の仮面をかぶっています。ビジネスコミュニケーションには感情が入り込む余地はありません。あなたが突然泣いたり、喜びのあまり飛び跳ねたりし始めたら、あなたのパートナー、同僚、顧客は誰も幸せにはなりません。いいえ、もちろん、あなたはロボットではありませんが、ロボットに近いものです。少なくとも、強くて深い感情は避けなければなりません。ビジネス コミュニケーションのもう 1 つの特徴は、止めたいときに止めることはできません。つまり、これは通常の生活でも、たとえば義母や両親と話すときに起こります。しかし、仕事の世界では、クライアントやビジネスパートナーから何かを頼まれた場合、その場を離れることはできません。そして、彼の手紙、メッセージ、電話も無視してください。この後、職を失う危険性があります。ビジネス環境ではさまざまな人たちと接し、コミュニケーションをとる必要があるため、ストレス耐性やチームワークに関する言葉がさまざまな仕事の要件で人気があるのはこのためです。ビジネスコミュニケーションには常に目的があります。キッチンで友達とただおしゃべりするだけの場合（これには独自のニーズもありますが）、職場ではかなり明確な意図を持った特定の人々に会います。これは、プロジェクトについて話し合ったり、今後 6 か月間にわたる組織の作業の計画を立てたり、その他何でも構いません。したがって、この特徴は、ビジネス コミュニケーションの性質を形作ります。つまり、自己主張があり、「ドライ」で、速く、明確で、叙情的な脱線がありません。少なくとも、ほとんどの状況ではそうなります。
ビジネスレターの一般的なエチケット
当然、書き言葉は強いです。口頭とは異なります。口頭ではイントネーションにアクセントを置く機会がありません。そしてこの場合、さらに多くのエチケット基準があります—少なくとも、ビジネスレターを書こうと決めた瞬間にはそう見えるでしょう。それとは別に、論文についても言及する価値があります。以前は手紙というと、真っ白な封筒がポストに投函されることをすぐに想像していましたが、今では状況が変わりました。普通郵便の利用はますます少なくなっていますが、電子メールの普及が進んでいます。手紙用の紙は完全にきれいで、しわが寄っていない必要があることを忘れてはなりません。それは評判の問題です。ビジネス上の連絡には、ロゴと電話番号が記載されたレターヘッドを使用することをお勧めします。タイトルページを除くすべてのページに番号を付ける必要があります。しかし、普通郵便は手紙を送るためではなく、契約書やその他のビジネス文書を送るために使用されることが増えています。コミュニケーションは電子通信に委ねられます。ちなみに、問題を迅速に解決する必要があり、これが適切な場合には、繰り返されるメッセージの宛先や挨拶は省略できます。しかし、最初の手紙は、いずれにせよ、「こんにちは、親愛なるイワン・イワノビッチ」のような構造で始まるべきです。書き言葉（特にビジネス）では、読み書き能力が特に重要です。人と話すだけの場合は、強調点を正しく置くことで、意図的な話し間違いや無礼を避ける必要があります。文章を書くと、ロシア語の知識のギャップがすべて明らかになるかもしれません。したがって、自分の読み書き能力に自信がない場合は、手紙を送る前に文法上の誤りがないか再確認することをお勧めします。文の先頭を大文字にし、句読点を使用することを忘れないでください。これがないと、メッセージの意味を理解することが非常に困難になる可能性があります。スペースと省略記号を使用してテキストを構成します。コミュニケーションのスタイルについて言えば、手紙はまず「読みやすい」ものでなければならないということを忘れてはなりません。つまり、複雑な複数レベルの構造や不必要な単語を避けることをお勧めします（弁護士である場合や通信で必要な場合を除く）。実際の例を示し、テキストを図や図で薄めます。これにより、情報がより視覚的にわかりやすくなります。ビジネス通信の言語は、通常の言語とは異なり、専門用語や常套句で満ちていることがよくあります。これはエチケットの規範です。
ビジネス対応のニュアンス
以上、一般的なビジネスマナーについてお話しました。対応。ただし、多くのニュアンスがあり、その説明は別の記事だけでなく、本全体で説明する価値があります。ビジネス レターの最も人気があり関連性の高い機能を特別に厳選しました。ぜひよく知っておいてください。ビジネス レターの構造 他のレターと同様、ビジネス レターにも独自の明確な構造があります。しかし、通常の状況では、ケースバイケースやあなたの希望に応じて大きく異なる可能性がある場合、公式メッセージには非常に厳格な書き方のルールがあります。同時に、ほとんどの文字のフォーマットに従う単一の標準はありません。原則として、各企業は独自の基準を持っています。ただし、90% の場合に当てはまる、ビジネス メールの書き方の最も一般的な基本について説明します。
これは非常に普遍的なものであることを覚えておく必要があります構造はメッセージの種類によって異なる場合があります。広告、感謝状、保証書とカバーレター、招待状、通知、声明、リマインダー、メッセージ、警告、要求は区別されます。しかし、この構造はほぼすべてに当てはまります。電子メールのサイズはエチケット基準によって明確に定義されており、原則として手書きの手紙の半分の長さでなければなりません。大量の情報を送信する場合は、短い付随テキストをレター自体の本文に配置し、それ以外はすべて別の添付ファイルとしてフォーマットすることをお勧めします。サイズが大きくて 1 メガバイトを超える場合は、受信者にこのことについて警告することをお勧めします。すべての企業が無制限のインターネット アクセスに料金を支払うわけではありません。メッセージに返信する メッセージを送信するときに [返信] ボタンをクリックすると、返信メッセージの件名の前に助詞「Re…」が表示されることに気づいたかもしれません。これは、受信者がどのメッセージに返信したかを理解するのに役立ちます。そして、開いたウィンドウに以前の通信のテキストが表示されます。洗うか保存してください。それが質問です。それはすべて、通信がどの程度の形式的であるかによって異なります。簡単に言えば、友人など、あまり堅苦しい文体を必要としない相手と文通している場合は、余分な部分を削除して、会話の内容が理解できる行だけを残すことができます。便宜上、手紙を同じ引用符に分割し、それぞれの引用符の下に回答を配置することもできます。通信がすべての手続きの枠組み内で行われなければならない場合は、その内容をそのままにしておきます。スピーチの定型 すでにお気づきのとおり、ビジネスレターはほぼすべて、あらゆる種類のスピーチの常套句や常套句に基づいています。あれやこれやの現象を示す安定した表現。これらと同じ数式をまとめた「貯金箱」を手元に用意しておくと、それらを組み合わせて半自動モードで長いメッセージを書くことができ、非常に便利です。義務的な挨拶については上で書きましたので、あまり一般的ではありませんが、同様に関連性のある考えに移りましょう。
- 遺憾の意の表現: 「残念ながらお知らせします」、「残念ながら同意できません」、「残念ながら、私たちは...」;
- 賞賛：「ありがとうございます」、「感謝の意を表させてください」、「あなたの多大な貢献に感謝します」、「あなたはあなたの分野の第一人者ですので」、「ありがとうございます」 ” ;
- ポジティブな感情によって強調された招待状:「喜んでご連絡させていただきます。」、「ご招待をお受けください。お時間を見つけていただければ幸いです。」、「ご提案させていただき光栄です。」、「喜んでいます。」あなたを招待します…」
- 最後のフレーズ：「さらなる協力を希望します」、「新しいアイデアを楽しみにしています」、「近い将来に問題が解決されるという自信を表明します。
メールに返信するための時間枠メッセージを送信しましたが、まだ応答がありません。受信者がメッセージを受信したかどうかを心配し始めるのは完全に論理的です。今後このような不快な事態を避けるために、メールが閲覧されたことを自動的に通知する「受信通知」機能をご利用ください。または、メッセージの本文にこれを行うように求める行を書きます。確認する別の方法として、受信者に電話して手紙の配達について尋ねることもできます。一般に、ビジネス コミュニケーション エチケットの規範によれば、応答は 2 日以上遅れてはなりません。もっと時間が必要な場合は、文通相手に通知してください。そしてもちろん、すべてのメールに返信する必要があることを忘れないでください (おそらく明らかなスパムを除く) —これはあなたのビジネスの評判を保証するものです。どのような規範も、コミュニケーションの参加者が対話しやすくするための、ある種の社会的合意を前提としています。しかし、これらのルールを無視すると、文通相手に多くの問題が生じる可能性があります。この記事を印刷して、モニターの上に貼ってください。そして間もなく、私たちが声を上げてきたすべての規範が自動的にあなたの意識に入り、あなたに不便をもたらすことはなくなるでしょう。
